In unserem vorherigen Artikel “Kalkulation der Selbstkosten: Beginnen Sie mit den Arbeitstagen” haben wir erläutert, wie man von Kalendertagen zu Arbeitstagen gelangt. Damit ist jedoch noch nicht unmittelbar klar, wie viele Stunden tatsächlich für produktive Arbeit zur Verfügung stehen.
Für eine korrekte Kostenkalkulation ist es nämlich wichtig, über die reine Anwesenheitszeit der Mitarbeiter hinauszuschauen. Denn nicht jede Anwesenheitsstunde ist auch direkt abrechnungsfähig oder produktiv nutzbar. Denken Sie beispielsweise an Besprechungen, Verwaltungsaufgaben, interne Abstimmungen, Reisezeiten, Wartezeiten, Schulungen, Wartungsarbeiten oder andere indirekte Tätigkeiten.
In diesem Artikel erklären wir, wie Sie aus den geleisteten Stunden produktive Stunden ableiten, warum diese Unterscheidung wichtig ist und wie Sie damit realistischere Selbstkosten und Stundensätze berechnen können.
Von Arbeitstagen zu Anwesenheitsstunden
Im vorherigen Artikel haben wir gezeigt, wie sich die jährlichen Kosten auf die Kosten pro Arbeitstag umrechnen lassen. Dadurch erhält man einen ersten praktischen Einblick darin, wie viel ein Unternehmen pro Tag mindestens verdienen muss, um kostendeckend zu arbeiten.
Um die Kostenkalkulation weiter zu verfeinern, besteht der nächste Schritt darin, diese Arbeitstage in Stunden umzurechnen. So wird deutlich, wie viele Stunden den Mitarbeitern theoretisch für die Ausführung von Arbeiten zur Verfügung stehen.
Geht man von durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Mitarbeiter und Jahr sowie einem 8-Stunden-Arbeitstag aus, bedeutet dies:
220 Tage × 8 Stunden = 1.760 Anwesenheitsstunden pro Jahr
Diese 1.760 Stunden bilden noch nicht automatisch die Grundlage für Ihre Kostenkalkulation. Ein Teil dieser Zeit wird nämlich für Tätigkeiten aufgewendet, die nicht direkt Kunden, Projekten oder Aufträgen zugeordnet werden können.
Was sind produktive Stunden?
Unter produktiven Stunden verstehen wir die Stunden, die direkt für Tätigkeiten genutzt werden können, die einem Kunden, einem Auftrag oder einem Projekt in Rechnung gestellt werden können.
Zu den nicht produktiven Stunden zählen beispielsweise:
- Pausen;
- interne Besprechung;
- Verwaltung;
- Ausbildungsgänge;
- Planung und Koordination;
- Reisezeit;
- Wartezeiten;
- interne Projekte;
- allgemeine organisatorische Tätigkeiten.
Obwohl diese Tätigkeiten für den Geschäftsbetrieb notwendig sind, können sie in der Regel nicht direkt einem Kunden oder Auftrag in Rechnung gestellt werden.
Warum produktive Stunden wichtig sind
Viele Unternehmen legen ihre Stundensätze nach wie vor anhand von Vertragsstunden oder Anwesenheitsstunden fest. Dadurch werden die tatsächlichen Kosten häufig unterschätzt.
Wenn indirekte Stunden bei der Berechnung nicht ausreichend berücksichtigt werden, können unter anderem folgende Probleme auftreten:
- zu niedrige Verkaufs- oder Stundensätze;
- Unterschätzung der Personalkosten pro Produktionsstunde;
- verlustbringende Aufträge;
- falsche (Investitions-)Entscheidungen;
- ein verzerrtes Bild der Rentabilität.
Vor allem in Unternehmen, die auf Stundenbasis arbeiten, wirken sich schon kleine Unterschiede in der Produktivität unmittelbar auf die Rentabilität aus.
Wie ermittelt man die Anzahl der produktiven Stunden?
Die Berechnung erfolgt in der Regel in drei Schritten.
Schritt 1: Ermitteln Sie die verfügbaren Stunden
Ausgehend von dem vorherigen Beispiel:
220 Arbeitstage × 8 Stunden = 1.760 Arbeitsstunden
Eine weitere Möglichkeit, die geleisteten Stunden zu berechnen, besteht darin, von den Vertragsstunden auszugehen.
Ausgehend von einer Vollzeitbeschäftigung von 8 Stunden pro Arbeitstag umfasst das Jahr 2026 insgesamt 261 Arbeitstage (365 Kalendertage abzüglich 104 Wochenendtage). Dies entspricht 2.088 Vertragsstunden pro Jahr (261 × 8 Stunden).
Von diesen Vertragsstunden müssen anschließend die nicht gearbeiteten Stunden abgezogen werden:
- 6 Feiertage × 8 Stunden = 48 Stunden
- Durchschnittlich 35 Urlaubstage × 8 Stunden = 280 Stunden
Gesamtabwesenheit: 328 Stunden.
Damit bleibt Folgendes übrig:
2.088 − 328 = 1.760 Anwesenheitsstunden pro Vollzeitäquivalent (FTE) pro Jahr.
Schritt 2: Ermitteln Sie den Prozentsatz der indirekten Zeit
Anschließend legen Sie fest, welcher Teil der geleisteten Stunden nicht unmittelbar produktiv oder abrechnungsfähig ist.
In einem Unternehmen mit durchschnittlicher Arbeitszeit kann dies beispielsweise Folgendes umfassen:
- 5% Pausen und Unterbrechungen;
- 4%: Besprechungen, Verwaltung und interne Abstimmung;
- 3%: Schulungen, Planung und sonstige indirekte Tätigkeiten.
Gesamtzeit (indirekt): ca. 12%.
Schritt 3: Berechnen Sie die produktiven Stunden
1.760 Anwesenheitsstunden × 88% Produktivität = 1.549 produktive Stunden
Gerundet gehen wir in diesem Beispiel von 1.550 produktiven Stunden pro Mitarbeiter und Jahr aus.
Der Mitarbeiter ist zwar insgesamt 1.760 Stunden anwesend, aber nur 1.550 Stunden direkt produktiv oder abrechnungsfähig einsetzbar.
Beispiel für die Berechnung der Betriebsstunden
Wir werden das Beispiel aus dem vorherigen Artikel weiter ausführen.
Situation
Ein Stundenunternehmen verfügt über:
- 10 Mitarbeiter;
- jährliche Personalkosten in Höhe von insgesamt 600.000 €;
- jährliche Gemeinkosten in Höhe von 250.000 €;
- jährliche Kosten für Unterbringung und IT in Höhe von 150.000 €;
- Gesamtbetriebskosten in Höhe von 1.000.000 €;
- 220 Arbeitstage;
- 1.760 Anwesenheitsstunden pro Mitarbeiter;
- 1.550 produktive Stunden pro Mitarbeiter.
Berechnung der Selbstkosten pro Produktionsstunde
Die jährlichen Gesamtkosten des Unternehmens belaufen sich auf 1.000.000 €.
Wenn diese Kosten auf die geleisteten Stunden umgelegt werden, ergibt sich:
10 Mitarbeiter × 1.760 Anwesenheitsstunden = 17.600 Anwesenheitsstunden
1.000.000 € / 17.600 Stunden = 56,82 € pro Stunde
Auf den ersten Blick scheint dies ein logischer interner Selbstkostenpreis zu sein. In Wirklichkeit kann jedoch nur ein Teil dieser Stunden direkt für abrechnungsfähige Tätigkeiten genutzt werden.
Daher müssen die produktiven Stunden berücksichtigt werden:
10 Mitarbeiter × 1.550 produktive Stunden = 15.500 produktive Stunden
Die tatsächlichen Anschaffungskosten betragen dann:
1.000.000 € / 15.500 Stunden = 64,52 € pro Produktionsstunde. Dies entspricht einer Differenz von ca. 13,5% gegenüber dem berechneten Selbstkostenpreis von 56,82 €, der auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden ermittelt wurde.
Wenn ein Unternehmen mit den geleisteten Stunden statt mit den produktiven Stunden rechnet, werden die Selbstkosten somit strukturell zu niedrig angesetzt. Dies führt häufig dazu, dass die Tarife die Kosten nicht ausreichend decken.
Die Produktivität variiert stark je nach Branche
Der Anteil der produktiven Stunden variiert stark je nach Branche, Art der Tätigkeiten und Organisationsstruktur. Daher gibt es in der Praxis keine festen Standards, sondern vor allem Spannen, die als Richtwerte dienen.
In Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, liegen die produktiven oder abrechnungsfähigen Stunden in der Praxis oft zwischen 65% und 85% der Anwesenheitsstunden. Das genaue Verhältnis hängt unter anderem von der Art der Dienstleistung, dem Automatisierungsgrad, dem Umfang der internen Abstimmung und der Komplexität der Projekte ab.
Dabei ist es wichtig, zwischen der Produktivität einzelner Mitarbeiter und der des gesamten Unternehmens zu unterscheiden. So kann beispielsweise ein Berater oder Produktionsmitarbeiter zu 85% abrechnungsfähig sein, während die Gesamtproduktivität des Unternehmens aufgrund von Management, Vertrieb, Planung, Verwaltung und interner Unterstützung geringer ausfällt.
Außerdem sind höhere Prozentsätze nicht automatisch besser. Unternehmen, die strukturell eine sehr hohe Produktivität anstreben, sind oft einem höheren Risiko ausgesetzt:
- Überlastung der Mitarbeiter;
- Qualitätsverlust;
- zu wenig Zeit für Innovationen;
- weniger Aufmerksamkeit für Ausbildung und Weiterbildung;
- höhere Arbeitsbelastung;
- weniger Flexibilität bei der Planung.
Die optimale Produktivität ist daher von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ein Beratungsunternehmen, in dem viel Wert auf Wissensaufbau und interne Abstimmung gelegt wird, weist beispielsweise eine andere Produktivität auf als ein stark standardisierter Dienstleister.
Benchmark-Werte dienen daher in erster Linie als Anhaltspunkt. Es ist wichtig, die eigene Organisation regelmäßig zu analysieren und sich einen Überblick über das Verhältnis zwischen direkten und indirekten Arbeitsstunden zu verschaffen.
Die Produktivität steigern
Eine Steigerung der Anzahl der produktiven Stunden wirkt sich oft direkt auf das Betriebsergebnis aus.
Ein Anstieg der Produktivität von 88% auf 90% bedeutet in unserem Beispiel:
1.760 Anwesenheitsstunden × 90% = 1.584 produktive Stunden
Bei 10 Mitarbeitern ergibt sich dann:
10 × 1.584 = 15.840 Arbeitsstunden
Im Vergleich zur ursprünglichen Situation mit 15.500 produktiven Stunden ergibt dies jährlich 340 zusätzliche produktive Stunden.
Diese zusätzlichen Stunden können beispielsweise für Folgendes genutzt werden:
- zusätzlicher Umsatz;
- höhere Abrechnungsfähigkeit;
- mehr Kapazität ohne zusätzliches Personal;
- kürzere Durchlaufzeiten;
- weniger Überstunden;
- eine bessere Planung;
- höhere Rentabilität.
Wenn diese zusätzlichen Stunden vollständig abrechnungsfähig sind, wirkt sich dies oft unmittelbar positiv auf die Rentabilität des Unternehmens aus.
Genau aus diesem Grund ist die Produktivität in Unternehmen, die auf Stundenbasis arbeiten, oft ein wichtiger Indikator für Rentabilität und Wachstum.
Schlussfolgerung
Für eine zuverlässige Selbstkostenkalkulation reicht es nicht aus, lediglich die Vertragsstunden oder die Anwesenheitsstunden zu betrachten. Die tatsächlich verfügbaren produktiven Stunden bilden die richtige Grundlage für die Ermittlung von Selbstkosten und Stundensätzen.
Indem Sie sich einen Überblick über indirekte Arbeitszeiten und Produktivität verschaffen, verhindern Sie, dass die Tarife zu niedrig angesetzt werden, und erhalten ein realistischeres Bild von der Rentabilität Ihres Unternehmens.
In der Praxis zeigt sich, dass gerade dieser Schritt oft den Unterschied zwischen einer auf Umsatz und einer auf Rendite ausgerichteten Steuerung ausmacht.
Im folgenden Artikel werden wir näher auf die Erfassung der produktiven Stunden und den Abgleich der tatsächlichen produktiven Stunden mit der Norm eingehen.