In ons vorige artikel “Kostprijs berekenen: begin met werkbare dagen” hebben we uitgelegd hoe je van kalenderdagen naar werkbare dagen komt. Daarmee is echter nog niet direct duidelijk hoeveel uren daadwerkelijk beschikbaar zijn voor productief werk.
Voor een goede kostprijsberekening is het namelijk belangrijk om verder te kijken dan alleen de uren die medewerkers aanwezig zijn. Niet ieder aanwezig uur is immers ook direct declarabel of productief inzetbaar. Denk bijvoorbeeld aan overleg, administratie, interne afstemming, reistijd, wachttijden, opleidingen, onderhoud of andere indirecte werkzaamheden.
In dit artikel leggen wij uit hoe je van aanwezige uren naar productieve uren komt, waarom dit onderscheid belangrijk is en hoe je hiermee een realistischer kostprijs en uurtarief berekent.
Van werkbare dagen naar aanwezige uren
In het vorige artikel hebben we laten zien hoe de jaarlijkse kosten kunnen worden teruggebracht naar kosten per werkbare dag. Daarmee ontstaat een eerste praktisch inzicht in wat een onderneming per dag minimaal moet verdienen om kostendekkend te werken. Voor een verdere verfijning van de kostprijsberekening is de volgende stap om deze werkbare dagen om te rekenen naar uren. Zo wordt duidelijk hoeveel uren medewerkers in theorie beschikbaar zijn om werkzaamheden uit te voeren.
Wanneer wordt uitgegaan van gemiddeld 220 werkbare dagen per medewerker per jaar en een werkdag van 8 uur, betekent dit::
220 dagen × 8 uur = 1.760 aanwezige uren per jaar
Deze 1.760 uren zijn nog niet automatisch de basis voor je kostprijsberekening. Een deel van deze tijd wordt namelijk besteed aan werkzaamheden die niet rechtstreeks aan klanten, projecten of opdrachten kunnen worden toegerekend.
Wat zijn productieve uren?
Onder productieve uren verstaan we de uren die direct inzetbaar zijn voor werkzaamheden die aan een klant, opdracht of project kunnen worden doorbelast.
Niet-productieve uren zijn bijvoorbeeld:
- pauzes;
- intern overleg;
- administratie;
- opleidingen;
- planning en coördinatie;
- reistijd;
- wachttijden;
- interne projecten;
- algemene organisatie-activiteiten.
Hoewel deze werkzaamheden noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering, kunnen ze meestal niet rechtstreeks worden gefactureerd aan een klant of opdracht.
Waarom productieve uren belangrijk zijn
Veel organisaties baseren hun uurtarieven nog steeds op contracturen of aanwezige uren. Daardoor wordt de reële kostprijs regelmatig onderschat. Wanneer indirecte uren onvoldoende worden meegenomen in de berekening, kunnen onder andere de volgende problemen ontstaan:
- te lage verkoop- of uurtarieven;
- onderschatting van personeelskosten per productief uur;
- verlieslatende opdrachten;
- verkeerde (investerings-)beslissingen;
- een vertekend beeld van de winstgevendheid.
Vooral in uren-bedrijven hebben kleine verschillen in productiviteit direct invloed op het rendement.
Hoe bepaal je het aantal productieve uren?
De berekening verloopt meestal in drie stappen.
Stap 1: bepaal de aanwezige uren
Uitgaande van het eerdere voorbeeld:
220 werkbare dagen × 8 uur = 1.760 aanwezige uren
Een andere manier om de aanwezige uren te berekenen is vanuit de contracturen. Uitgaande van een fulltime dienstverband van 8 uur per werkdag telt 2026 in totaal 261 werkdagen (365 kalenderdagen minus 104 weekenddagen). Dit komt neer op 2.088 contracturen per jaar (261 × 8 uur).
Van deze contracturen moeten vervolgens de niet-gewerkte uren worden afgetrokken:
- 6 feestdagen × 8 uur = 48 uur
- Gemiddeld 35 verlofdagen × 8 uur = 280 uur
Totaal afwezig: 328 uur.
Daarmee resteert:
2.088 − 328 = 1.760 aanwezige uren per FTE per jaar.
Stap 2: bepaal het percentage indirecte tijd
Vervolgens bepaalt u welk deel van de aanwezige uren niet direct productief of declarabel is. Bij een gemiddeld uren-bedrijf kan dit bijvoorbeeld bestaan uit:
- 5% pauzes en onderbrekingen;
- 4% overleg, administratie en interne afstemming;
- 3% opleidingen, planning en overige indirecte werkzaamheden.
Totale indirecte tijd: circa 12%.
Stap 3: bereken de productieve uren
1.760 aanwezige uren × 88% productiviteit = 1.549 productieve uren
Afgerond rekenen we in dit voorbeeld met 1.550 productieve uren per medewerker per jaar. De medewerker is dus weliswaar 1.760 uur aanwezig, maar slechts 1.550 uur direct productief of declarabel inzetbaar.
Uitwerking voorbeeld uren-bedrijf
We werken het voorbeeld uit het vorige artikel verder uit.
Een uren-bedrijf heeft:
- 10 medewerkers;
- totale jaarlijkse personeelskosten van € 600.000;
- jaarlijkse overheadkosten van € 250.000;
- jaarlijkse huisvestings- en automatiseringskosten van € 150.000;
- totale bedrijfskosten van € 1.000.000;
- 220 werkbare dagen;
- 1.760 aanwezige uren per medewerker;
- 1.550 productieve uren per medewerker.
Berekening kostprijs per productief uur
De totale jaarlijkse kosten van het bedrijf bedragen € 1.000.000. Wanneer deze kosten worden verdeeld over de aanwezige uren ontstaat:
10 medewerkers × 1.760 aanwezige uren = 17.600 aanwezige uren
€ 1.000.000 / 17.600 uur = € 56,82 per uur
Op het eerste gezicht lijkt dit een logisch intern kostprijstarief. In werkelijkheid kan echter slechts een deel van deze uren direct worden ingezet voor declarabele werkzaamheden. Daarom moet worden gerekend met de productieve uren:
10 medewerkers × 1.550 productieve uren = 15.500 productieve uren
De werkelijke kostprijs bedraagt dan:
€ 1.000.000 / 15.500 uur = € 64,52 per productief uur.
Dit is een verschil van circa 13,5% t.o.v. van de berekende kostprijs van € 56,82 op basis van aanwezige uren. Wanneer een organisatie rekent met aanwezige uren in plaats van productieve uren, wordt de kostprijs dus structureel te laag vastgesteld. Dat leidt er vaak toe dat tarieven onvoldoende kostendekkend zijn.
Productiviteit verschilt sterk per sector
Het percentage productieve uren verschilt sterk per branche, type werkzaamheden en organisatiestructuur. Daarom bestaan er in de praktijk geen vaste normen, maar vooral bandbreedtes die als richtlijn worden gebruikt.
Binnen uren-bedrijven liggen de productieve of declarabele uren in de praktijk vaak tussen de 65% en 85% van de aanwezige uren. De exacte verhouding hangt onder meer af van de aard van de dienstverlening, de mate van automatisering, de hoeveelheid interne afstemming en de complexiteit van projecten.
Belangrijk is daarbij om onderscheid te maken tussen de productiviteit van individuele medewerkers en die van de organisatie als geheel. Een consultant of productiemedewerker kan bijvoorbeeld voor 85% declarabel zijn, terwijl de totale organisatieproductiviteit lager uitvalt door management, sales, planning, administratie en interne ondersteuning.
Daarnaast zijn hogere percentages niet automatisch beter. Organisaties die structureel zeer hoge productiviteit nastreven, lopen vaak meer risico op:
- overbelasting van medewerkers;
- kwaliteitsverlies;
- onvoldoende tijd voor innovatie;
- minder aandacht voor opleiding en ontwikkeling;
- hogere werkdruk;
- minder flexibiliteit in de planning.
De optimale productiviteit verschilt daarom per organisatie. Een adviesbureau met veel kennisontwikkeling en interne afstemming zal bijvoorbeeld een andere productiviteit hebben dan een sterk gestandaardiseerde dienstverlener.
Benchmarkcijfers zijn daarom vooral bedoeld als indicatie. Het is belangrijk om periodiek de eigen organisatie te analyseren en inzicht te krijgen in de verhouding tussen directe en indirecte uren.
Productiviteit verbeteren
Het verhogen van het aantal productieve uren heeft vaak direct effect op het bedrijfsresultaat. Een stijging van de productiviteit van 88% naar 90% betekent in ons voorbeeld:
1.760 aanwezige uren × 90% = 1.584 productieve uren
Bij 10 medewerkers ontstaat dan:
10 × 1.584 = 15.840 productieve uren
Ten opzichte van de oorspronkelijke situatie met 15.500 productieve uren levert dit jaarlijks 340 extra productieve uren op.
Deze extra uren kunnen bijvoorbeeld worden benut voor:
- extra omzet;
- hogere declarabiliteit;
- meer capaciteit zonder extra personeel;
- kortere doorlooptijden;
- minder overwerk;
- een betere planning;
- hogere winstgevendheid.
Wanneer deze extra uren volledig declarabel zijn, heeft dit vaak direct een positief effect op het rendement van de organisatie. Juist daarom vormt productiviteit binnen uren-bedrijven vaak een belangrijke stuurindicator voor winstgevendheid en groei.
Conclusie
Voor een betrouwbare kostprijsberekening is het niet voldoende om alleen naar contracturen of aanwezige uren te kijken. De werkelijk beschikbare productieve uren vormen de juiste basis voor het bepalen van kostprijzen en uurtarieven. Door inzicht te krijgen in indirecte tijd en productiviteit voorkomt u dat tarieven te laag worden vastgesteld en ontstaat een realistischer beeld van de winstgevendheid van jouw organisatie. In de praktijk blijkt dat juist deze stap vaak het verschil maakt tussen sturen op omzet en sturen op rendement.
In het volgende artikel zullen we verder ingaan op het toepassen van de productieve uren en het afzetten van de werkelijke productieve uren ten opzichte van de norm.