Befreiungen von der Lohnsteuer

Im Rahmen der Arbeitskostenregelung (WKR) dürfen Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern steuerfreie Zulagen und Sachleistungen in Höhe von bis zu 1,2% Ihrer Lohnsumme gewähren. Sobald Sie diesen “Freiraum” überschreiten, müssen Sie auf den überschüssigen Betrag Lohnsteuer entrichten. Diese Steuer geht zu Lasten des Arbeitgebers (Endbesteuerung). Der Steuersatz beträgt 80%.

Sie können Ihre Lohnsteuerlage jedoch weiter optimieren, indem Sie die spezifischen Freibeträge bei der Lohnsteuer in Anspruch nehmen. Dabei gelten allerdings zusätzliche Bedingungen.

Ausnahmeregelungen

Die seit Jahren geltenden Befreiungen bei der Lohnsteuer betreffen Rentenansprüche und Ähnliches. Diese Ansprüche sind steuerfrei, doch sobald sie ausgezahlt werden, werden diese Leistungen in den meisten Fällen besteuert.

Ebenfalls steuerfrei ist eine einmalige Zahlung im Todesfall des Arbeitnehmers (maximal das Dreifache des Bruttomonatsgehalts).

Die wohl bekannteste Steuerbefreiung ist die Jubiläumszahlung. Der Arbeitnehmer darf bei einer Betriebszugehörigkeit von 25 Jahren oder mehr ein Bruttomonatsgehalt netto erhalten und ein weiteres Mal bei einer Betriebszugehörigkeit von 40 Jahren oder mehr. ACHTUNG: Die 25 bzw. 40 Jahre müssen bis zum letzten Tag erfüllt sein.

Gezielte Ausnahmen

Im Rahmen des WKR gibt es bei der Lohnsteuer 10 sogenannte gezielte Ausnahmen. Diese Befreiungen gelten sowohl für Geldentgelte als auch für Sachbezüge. Die gezielten Befreiungen sind:

  1. Kosten für Geschäftsverkehr (einschließlich Pendelverkehr): maximal 0,19 € pro Kilometer oder die tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel;
  2. vorübergehender Aufenthalt im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und Mahlzeiten: Es handelt sich um Kosten während Dienstreisen, und die Mahlzeiten müssen mehr als nur einen nebensächlichen geschäftlichen Charakter haben;
  3. Kurse und Ähnliches, das für die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Kenntnisse und Fähigkeiten des Arbeitnehmers erforderlich ist;
  4. Studium und Ausbildung mit dem Ziel, dem Arbeitnehmer ein höheres Einkommen zu verschaffen;
  5. umziehen (bei Vorliegen ausreichender geschäftlicher Gründe): maximal 7.750 € zuzüglich der Kosten für den Transport des Hausrats;
  6. extraterritoriale Kosten: meist über die bekannte 30% Steuerung, es ist aber auch möglich, die tatsächlich entstandenen extraterritorialen Kosten steuerfrei zu erstatten;
  7. Werkzeuge, Computer, mobile Kommunikationsgeräte und Ähnliches: sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: Notwendigkeitskriterium;
  8. Rabatt auf Produkte aus eigener Herstellung: 20% des Anschaffungswerts und maximal 500 € pro Jahr;
  9. Arbeitsschutzmaßnahmen: am Arbeitsplatz oder außerhalb des Arbeitsplatzes, die jedoch im Zusammenhang mit der Arbeit stehen (was aus den Arbeitsschutzrichtlinien des Arbeitgebers hervorgehen muss);
  10. Hilfsmittel, sofern sie zu mindestens 90% geschäftlich genutzt werden.

Nullbewertungen

Lohn in Form von Sachleistungen muss man bewerten. Grundsätzlich gilt, dass der Wert im Rahmen der Lohnsteuer dem Rechnungswert. Das ist der Betrag, für den Sie die Sachbezüge eines Dritten erworben haben. Fehlt der Rechnungswert, bewerten Sie die Sachbezüge zum Marktwert.

Sechs Arten von Sachbezügen dürfen jedoch mit Null bewertet werden. Lohnbestandteile, die Sie mit Null bewerten, könnten Sie natürlich zu den Freibeträgen zählen. Da es sich um eine Bewertung handelt, gelten diese “Freibeträge” nur für Sachbezüge, nicht für Geldbezüge. Die Nullbewertungen sind:

  1. Arbeitsplatzausstattung: Einrichtungen, die am Arbeitsplatz genutzt werden;
  2. Getränke am Arbeitsplatz: neben Kaffee und Tee auch kleine Snacks und einen Umtrunk nach der Arbeit;
  3. ÖPNV-Abonnements, das der Arbeitnehmer auch für die Arbeit nutzt;
  4. Arbeitskleidung: Kleidung die (nahezu) ausschließlich zum Tragen bei der Arbeit geeignet ist oder die mit deutlich sichtbaren Logos von mindestens 70 cm² versehen ist (Kleidung, die als Arbeitsschutzausrüstung gilt, fällt unter die gezielte Ausnahmeregelung; siehe hierzu);
  5. das ZinsVorteil eines Darlehens, das der Arbeitnehmer für den Kauf eines Fahrrads (mit oder ohne Elektroantrieb) oder eines Elektrorollers nutzt;
  6. Verpflegung und Unterkunft am Arbeitsort, sofern dies zur Erfüllung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Neben diesen Nullbewertungen gibt es bei der Lohnsteuer eine Reihe von Pauschalbewertungen.

Zeigen

Um die gezielten Befreiungen und die Nullbewertungen in Anspruch nehmen zu können, musst du den Lohnbestandteil für die WKR kennzeichnen. Dies musst du tun, bevor der Arbeitnehmer den Lohnbestandteil erhält. Dass Sie einen Lohnbestandteil für die WKR zuweisen, geht aus der Art und Weise hervor, wie Sie ihn buchhalterisch erfassen. Um Missverständnisse zu vermeiden, können Sie in Ihren Arbeitsbedingungen festhalten, dass Sie bestimmte Lohnbestandteile zuweisen.

Dass Sie einen Lohnbestandteil aufgrund des Tarifvertrags auszahlen müssen, bedeutet nicht, dass dieser im WKR als Endbesteuerungsbestandteil ausgewiesen ist. Es bedeutet auch nicht, dass er unter eine Befreiung oder eine Nullbewertung fällt. Viele Tarifverträge wurden diesbezüglich von der Steuerbehörde geprüft. Diese Tarifvertragsbewertungen finden Sie auf der Website des Finanzamts.

Möglichkeiten

Die Lohnsteuer bietet neben dem „Freiraum“ zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter steuerlich vorteilhaft zu vergüten. Wir haben diese Möglichkeiten oben kurz angesprochen. Dieser Artikel bietet nicht genügend Platz, um alle Voraussetzungen zu beschreiben. Wenn Sie mehr über die Freibeträge bei der Lohnsteuer erfahren möchten, dann Kontakt mit uns auf.

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