Veel ondernemers willen inzicht in hun kostprijs. In de praktijk wordt dat echter vaak uitgesteld, omdat kostprijsberekeningen al snel ingewikkeld lijken. Er bestaan uitgebreide modellen waarbij kosten worden verdeeld over producten, diensten en afdelingen. Hoewel deze methoden nauwkeurig kunnen zijn, zijn ze niet altijd nodig om een eerste inzicht te krijgen.
Met een reeks korte artikelen laten wij je zien hoe ondernemers stap voor stap meer grip kunnen krijgen op hun kostprijs. In plaats van te starten met complexe modellen, beginnen we bij een praktische basis: het terugrekenen van de kosten naar werkbare dagen. Vanuit daar kan de berekening verder worden verfijnd.
Bij VWG kunnen wij ondernemers ondersteunen bij het inzichtelijk maken van hun kostprijs en het vertalen daarvan naar praktische stuurinformatie. Dat kan variëren van het opzetten van een eerste eenvoudige berekening tot het verder uitwerken van kostprijzen per uur, per medewerker of per product/dienst. Het doel is daarbij altijd hetzelfde: beter inzicht krijgen in wat een onderneming minimaal moet verdienen en of tarieven en prijzen daarbij aansluiten.
In dit eerste artikel beginnen we met een eenvoudige maar effectieve stap: het berekenen van de kosten per werkbare dag.
Totale kosten
De eerste stap is het bepalen van de totale kosten van de onderneming op jaarbasis. Door deze kosten op te tellen ontstaat een overzicht van wat de onderneming jaarlijks minimaal moet verdienen om alle kosten te kunnen dekken. Neem hiervoor in eerste instantie de personeelskosten en alle overige bedrijfskosten (incl. afschrijvingen) mee.
Werkbare dagen
Vervolgens wordt gekeken naar het aantal dagen waarop daadwerkelijk gewerkt kan worden. Een jaar telt 365 dagen, maar een groot deel daarvan is niet productief inzetbaar.
In de praktijk moet rekening worden gehouden met onder andere:
weekenden
feestdagen
vakantiedagen
Bij veel ondernemingen blijven daardoor ongeveer 220 tot 230 werkbare dagen per jaar over.
Kosten per werkdag
Door de totale jaarlijkse kosten te delen door het aantal werkbare dagen ontstaat een eenvoudig maar waardevol kengetal: de kosten per werkbare dag.
Dit getal geeft direct inzicht in vragen zoals:
wat een werkdag minimaal moet opleveren om kosten te dekken
hoeveel marge per medewerker nodig is
of de huidige tarieven voldoende zijn
Kort rekenvoorbeeld
Stel dat de totale kosten van een onderneming € 220.000 per jaar bedragen. Wanneer wordt uitgegaan van 220 werkbare dagen, betekent dit dat de onderneming per werkdag minimaal ongeveer € 1.000 moet verdienen om de kosten te dekken.
Wanneer vier medewerkers gemiddeld 7,5 uur per dag productief zouden zijn, komt dit neer op een kostprijs van ongeveer € 33 per uur.
Dit soort eenvoudige berekeningen geeft snel inzicht of tarieven en prijzen aansluiten bij de werkelijke kosten.
Praktisch uitgangspunt
Het berekenen van kosten per werkbare dag is geen volledige kostprijsberekening, maar wel een praktisch en snel uitgangspunt. Vanuit dit basisinzicht kan later altijd nog verder worden verfijnd, bijvoorbeeld door de kostprijs terug te rekenen naar uurtarief of het berekenen van de productieve uren. In de volgende artikelen in deze reeks gaan we hier verder op in.