Da die Ferien für die meisten Menschen nun vorbei sind, ist es ratsam, den Urlaubssaldo Ihrer Mitarbeiter einmal zu überprüfen. Wurden nicht zu viele Urlaubstage in Anspruch genommen?
Rechtlich
Gesetzlich gilt der Grundsatz, dass Arbeitnehmer im Laufe des Kalenderjahres Urlaubstage ansammeln. Häufig ist im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen pro Kalenderjahr vereinbart (beispielsweise 28 Urlaubstage pro Jahr).
Diese Urlaubstage müssen jedoch, wie bereits erwähnt, im Laufe des Jahres angesammelt werden. Für jede Stunde, die ein Arbeitnehmer arbeitet, werden anteilig Urlaubsstunden angesammelt. Das bedeutet also, dass man als Arbeitnehmer grundsätzlich nicht bereits am 1. Januar des Jahres über alle Urlaubstage verfügen kann. In der Praxis ist es jedoch häufig so, dass Arbeitnehmer einfach auf der Grundlage der jährlich zugeteilten Urlaubstage freie Tage nehmen können, unabhängig davon, ob diese tatsächlich bereits angesammelt wurden oder nicht.
Aus dem Dienst ausgeschieden
Das Problem, das dabei auftreten kann, ist, dass ein Arbeitnehmer zum Zeitpunkt seiner Kündigung oder des Ausscheidens aus dem Unternehmen bzw. bei Nichtverlängerung des Arbeitsvertrags einen negativen Urlaubssaldo aufweist. Als Arbeitgeber erwartet man dann, dass diese zu viel in Anspruch genommenen Urlaubsstunden bei der Endabrechnung verrechnet werden können.
Und genau da geht es oft schief. Denn es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass seine Mitarbeiter nur Urlaub für die bereits angesammelten Stunden nehmen. Das ist in der Praxis natürlich leichter gesagt als getan.
Der Arbeitgeber ist verantwortlich
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Urlaub gewähren, obwohl diese noch nicht genügend Urlaubsstunden angesammelt haben, gehen Sie als Arbeitgeber das Risiko ein, dass Sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses den negativen Urlaubssaldo nicht mit der Endabrechnung verrechnen können. Schließlich liegt es in Ihrer Verantwortung, den Urlaubssaldo bei einem Urlaubsantrag zu überprüfen.
Sollte ein Arbeitnehmer durch seinen Antrag ein Minus an Urlaubsstunden verzeichnen, könnten bzw. müssten Sie den Antrag grundsätzlich ablehnen, da diese Kosten andernfalls letztendlich zu Ihren Lasten als Arbeitgeber gehen könnten.
Arbeitsvertrag
Um das oben genannte Risiko zu vermeiden, ist es ratsam, im Arbeitsvertrag festzuhalten, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, die zu viel in Anspruch genommenen Urlaubsstunden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu verrechnen. Alternativ sollte bei jedem Urlaubsantrag eines Arbeitnehmers, bei dem kein ausreichendes Urlaubsguthaben vorhanden ist, in der Bestätigung darauf hingewiesen werden, dass die zu viel genommenen Urlaubsstunden verrechnet werden, wenn das Arbeitsverhältnis endet und zu diesem Zeitpunkt noch ein negativer Urlaubssaldo besteht. Es kann übrigens auch sein, dass ein gegebenenfalls anwendbarer Tarifvertrag eine solche Verrechnungsklausel enthält.