Das Finanzamt in einer Position der Wissensgruppe erklärt, wie die Wirkungsgradgrenze im WKR funktioniert.
Freiraum
Die Werbungskostenregelung (WKR) hat einen sogenannten Freiraum. Lohnbestandteile, die der Arbeitgeber für diesen freien Spielraum bestimmt, unterliegen nicht der Lohnsteuer. Soweit die Summe der in einem Jahr ausgewiesenen Lohnbestandteile den Freibetrag übersteigt, wird der übersteigende Betrag mit 80% Lohnsteuer besteuert und diese Steuer geht zu Lasten des Arbeitgebers (Endabgabe).
Der Freibetrag für 2025 beträgt: 1,18% der Lohnsumme, wobei der Freibetrag für die ersten 400.000 € der Lohnsumme etwas höher ist: 2% der Lohnsumme.
Die Regelung für arbeitsbezogene Kosten umfasst auch eine Reihe so genannter gezielter Freistellungen. Dabei handelt es sich um Lohnbestandteile, die nicht lohnsteuerpflichtig sind, aber auch nicht in den Freiraum einbezogen werden. Außerdem gibt es eine Reihe von pauschalen (niedrigeren) Wertansätzen sowie eine Reihe von Nullwertansätzen.
Das Übliche?
Der Arbeitgeber kann für den Freiraum einen Lohnbestandteil vorsehen, sofern die Erstattung oder Bereitstellung nicht wesentlich unüblich ist. Erheblich bedeutet: für 30% oder mehr. Dies ist das übliche Kriterium.
Seit 2014 enthält das Lohnsteuer-Handbuch einen “sicheren Hafen” für diesen Usability-Test. Das ist die Effektivitätsgrenze. Das Lohnsteuerhandbuch 2025 definiert die Effektivitätsgrenze wie folgt: Wir halten Zulagen, Sachleistungen oder Rückstellungen in Höhe von insgesamt 2.400 € pro Person und Jahr für üblich. Die Ausnahmeregelung von 30% gilt nicht für diesen Betrag.
Hinweis: Der Betrag von 2.400 € gilt bei jeder Angemessenheit. Dieser Betrag gilt z. B. nicht, wenn das Gehalt des Arbeitnehmers niedriger ist als die Beträge, auf die er nach dem Mindestlohn- und Mindesturlaubsgesetz oder als Auszubildender Anspruch hat.”
Die Stellungnahme der Wissensgruppe zeigt, dass die Wirksamkeitsprüfung nicht anwendbar ist, wenn die Erstattung oder Bereitstellung bereits das Kriterium der üblichen Verwendung erfüllt. Dies wird anhand einer Reihe von Beispielen erläutert.
So kann beispielsweise ein Arbeitnehmer, der eine Entfernungspauschale von 1.500 € und eine Zulage von 2.000 € erhält, das Effizienzkriterium für die Zulage anwenden, da die Entfernungspauschale für eine gezielte Freistellung in Frage kommt.
Mit diesem Wissen im Hinterkopf macht das Finanzamt nach 10(!) Jahren etwas klarer, wie das Effizienzkriterium funktioniert.