De werkkostenregeling voor 2023 moet uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak van 2024 door werkgevers worden afgerekend.
Freiraum
Het gaat om de vergoedingen en verstrekkingen die aan de zogeheten vrije ruimte wordt toegerekend. De vrije ruimte bedraagt voor 2023: 1,18% van de fiscale loonsom, met dien verstande dat over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom de vrije ruimte 3% bedraagt (in 2024 is dit verlaagd naar 1,92%). Voor zover het totaal van de vergoedingen en de totale waarde van de verstrekkingen meer bedraagt dan de vrije ruimte, is loonbelasting verschuldigd, geheven in de vorm van eindheffing tegen een tarief van 80%. Deze belasting moet worden aangegeven en afgedragen uiterlijk over het tweede aangiftetijdvak volgend op het jaar waarop de belasting betrekking heeft.
Gruppenprogramm
In het aangiftetijdvak waarin de werkkostenregeling wordt afgerekend, kan gekozen worden voor de toepassing van de concernregeling. Deze keuze mag jaarlijks opnieuw worden gemaakt. De werkkostenregeling wordt dan toepast op het concern als totaal. Tot het concern horen alle (klein)dochtervennootschappen waarin gedurende het gehele kalenderjaar een participatie van 95% of meer is gehouden.
Het voordeel van de concernregeling is dat de door een vennootschap niet benutte vrije ruimte kan worden benut. Maar het nadeel is dat het opstapje van € 400.000, waarover de vrije ruimte 3% bedraagt, slechts één keer in aanmerking wordt genomen.
Waardering
Verstrekkingen (loon in natura) moeten worden gewaardeerd. Van vergoedingen in geld is de waarde uiteraard gelijk aan het bedrag van de vergoeding. Hoofdregel is dat een verstrekking wordt gewaardeerd op de factuurwaarde (INCLUSIEF BTW). Dat is het bedrag dat de werkgever aan een derde heeft betaald voor hetgeen aan de werknemer is verstrekt.
Als er geen factuurwaarde is, moet de verstrekking worden gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer (INCLUSIEF BTW).
Voor een aantal soorten verstrekkingen wordt een forfaitaire waardering gehanteerd. En voor diverse soorten verstrekkingen geldt dat ze op nihil worden gewaardeerd.
Niet in de vrije ruimte
Een aantal loonbestanddelen mag op grond van de wet niet in de vrije ruimte worden ondergebracht en moet derhalve als “gewoon” loon worden verloond. Dit betreft onder andere:
- het privévoordeel van de auto van de zaak;
- de verstrekking van een woning (met een paar uitzonderingen);
- geldboeten (en dergelijke);
- de rente en kosten op een door de werkgever verstrekte lening.
Gerichte vrijstellingen
Er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen die gericht zijn vrijgesteld. Deze posten vallen niet in de vrije ruimte, maar worden ook niet met loonbelasting belast. Hetzelfde geldt voor intermediaire kosten.