Staatssekretär van Rij berichtet eine Vereinfachung der Verwaltungsvorschriften für Dienstfahrräder. Die Vereinfachung wird in die nächste Ausgabe des Handbuchs zur Lohnsteuer aufgenommen.
Firmenfahrrad
Die Vereinfachung betrifft die im Jahr 2020 eingeführte Fahrradregelung. Diese bezieht sich auf das Fahrrad, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt (der Arbeitgeber bleibt Eigentümer des Fahrrads, auf dem der Arbeitnehmer fahren darf). Für die private Nutzung eines solchen Fahrrads ist für die Lohnsteuerzwecke ein Zuschlag in Höhe von 7% des (Katalog-)Werts des Fahrrads vorzunehmen.
Die Regelung wurde bereits zuvor durch eine Genehmigung hinsichtlich des Restwerts, der bei der Übernahme des Fahrrads durch den Arbeitnehmer zugrunde gelegt werden darf, attraktiver gestaltet. Siehe unseren Artikel Restwert eines Leasingfahrrads.
Reisekostenerstattung
Obwohl dem Arbeitnehmer ein Fahrrad zur Verfügung gestellt wurde, mit dem er (einen Teil) seines Arbeitswegs zurücklegt, darf der Arbeitgeber auch eine steuerfreie Aufwandsentschädigung für die mit anderen privaten Verkehrsmitteln zurückgelegten Arbeitswegkilometer gewähren (bis zu maximal 0,21 €/km). Der Arbeitgeber muss jedoch nachweisen können, zu welchen Zeitpunkten tatsächlich mit anderen privaten Verkehrsmitteln gefahren wurde. Dieser Nachweis bedeutet für den Arbeitgeber einen erheblichen Verwaltungsaufwand.
Für diesen Nachweis kann nun auf die diesbezüglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zurückgegriffen werden. Der dem Handbuch zur Lohnsteuer hinzuzufügende Passus formuliert dies wie folgt: “Die zwischen dem Abzugsverpflichteten und dem Arbeitnehmer getroffenen Vereinbarungen über die Anzahl der Reisetage mit dem Dienstfahrrad und einem anderen Verkehrsmittel können die Grundlage für die Festsetzung der steuerfrei zu erstattenden Reisekosten für die Tage bilden, an denen mit einem anderen Verkehrsmittel gereist wird, sofern die Vereinbarungen ausreichend realitätsnah sind und auf die persönlichen Umstände des Arbeitnehmers abgestimmt sind. Eine gelegentliche Abweichung davon muss nicht zu einer Anpassung der Vergütung führen. Ein Arbeitnehmer nutzt das andere Verkehrsmittel nicht mehr ‘in der Regel’, wenn er dies länger als zwei Monate nicht tut. Diese Beurteilung erfolgt pro Anlass (wie Urlaub, Fortbildung, Krankheit) und auf Kalenderjahresbasis. Wenn der Anlass über das Kalenderjahr hinausgeht, liegt ein neuer Anlass vor.”.
Doppelt
Aus dem Entscheidungsvermerk zum Schreiben an das Parlament geht hervor, dass die Fahrradbranche in den Gesprächen mit Van Rij zudem darum gebeten hat, zusätzlich zu dem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Fahrrad für den gesamten Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte eine steuerfreie Vergütung in Höhe von 0,21 € pro Kilometer gewähren zu dürfen. Arbeitnehmer, die ihren Arbeitsweg (teilweise) mit dem Fahrrad zurücklegen, müssten nämlich die steuerfreie Vergütung, sofern sie diese dafür erhalten, zurückgeben und würden dies als Einkommensverlust betrachten. Das Fahren mit dem Dienstfahrrad und eine steuerfreie Vergütung wären jedoch eine Doppelvergütung, weshalb Van Rij diesem Antrag nicht stattgibt.