Ab dem 1. Januar 2022 wird eine gezielte Steuerbefreiung für die Erstattung der Kosten von im Homeoffice arbeitenden Arbeitnehmern eingeführt. Pro Homeoffice-Tag können maximal 2 € steuerfrei erstattet werden.
Kosten für die Arbeit im Homeoffice
Das Nibud hat untersucht, welche zusätzlichen Kosten einem Arbeitnehmer durch die Arbeit im Homeoffice entstehen. Aus dieser Untersuchung schließt das Nibud, dass sich diese Kosten im Durchschnitt auf 2 € pro Tag im Homeoffice belaufen.
In dieser Untersuchung wurden die Kosten berücksichtigt, die sich auf den zusätzlichen Wasser- und Stromverbrauch, Heizkosten, Kaffee, Tee und Toilettenpapier beziehen.
Die Kosten im Zusammenhang mit der Einrichtung des Heimarbeitsplatzes können bereits jetzt steuerfrei erstattet werden. Dazu muss das Notwendigkeitskriterium erfüllt sein oder es müssen die Voraussetzungen für die Erstattung oder Bereitstellung von Arbeitsschutzausrüstung gegeben sein.
Gezielte Befreiung
Die Vergütung in Höhe von 2 € pro Tag, an dem der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet, darf steuerfrei gezahlt werden, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses von zu Hause aus arbeitet. Es handelt sich hierbei um eine sogenannte gezielte Steuerbefreiung. Das bedeutet, dass diese Vergütung nicht zu Lasten des Freibetrags der Arbeitskostenregelung geht.
Auch wenn nicht den ganzen Tag von zu Hause aus gearbeitet wird, darf die Pauschale in Höhe von 2 € steuerfrei ausgezahlt werden. Es ist jedoch nicht zulässig, einem Arbeitnehmer für denselben Tag sowohl die steuerfreie Pauschale für die Arbeit von zu Hause aus als auch eine steuerfreie Pauschale für die Fahrtkosten im Rahmen des Pendelverkehrs zu zahlen.
Ein Arbeitnehmer, dem vom Arbeitgeber eine OV-Chipkarte, ein OV-Abonnement, ein Auto oder ein Fahrrad zur Verfügung gestellt wird, kann die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 2 € pro Tag nur dann steuerfrei erhalten, wenn an dem betreffenden Homeoffice-Tag weder die OV-Chipkarte, des ÖPNV-Abonnements, des Autos oder des Fahrrads genutzt wird, um zum Arbeitsplatz zu fahren.
Pauschalvergütung
Die Homeoffice-Pauschale kann auch als Pauschalzulage für Fixkosten ausgezahlt werden. Wenn der Arbeitnehmer an mindestens 128 Tagen im Kalenderjahr von zu Hause aus arbeitet, darf die pauschale Homeoffice-Pauschale steuerfrei ausgezahlt werden, als hätte der Arbeitnehmer in diesem Jahr 214 Tage von zu Hause aus gearbeitet.
Genau dieselbe Regelung gilt für eine pauschale Reisekostenvergütung.
Die Vergütung muss dann nicht angepasst werden, wenn der Arbeitnehmer ausnahmsweise doch nicht von zu Hause aus arbeitet (z. B. aufgrund von Urlaub, Krankheit, Fortbildung oder einem Kundenbesuch).
Arbeitnehmer, die dauerhaft teilweise von zu Hause aus arbeiten und/oder teilweise Fahrtkosten für ihren Arbeitsweg haben, müssen die Anzahl der Tage anteilig neu berechnen.
Beispiel (aus der Begründung zum Gesetzentwurf)
Ein Arbeitnehmer mit einer 4-Tage-Woche vereinbart mit seinem Arbeitgeber, dass er 2 Tage von zu Hause aus und 2 Tage im Büro arbeitet. Die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte beträgt 20 Kilometer (einfache Strecke).
Ausarbeitung
Die Pauschalvergütung für die Arbeit im Homeoffice wird auf der Grundlage von (2/5) * 214 = 86 Tagen berechnet. Auf Jahresbasis kann steuerfrei vergütet werden: 86 * 2 € = € 172 (pro Monat: € 14,33).
Auch für die Pauschalreisevergütung gilt eine Anzahl von 86 Tagen. Auf Jahresbasis kann steuerfrei erstattet werden: 86 * 2 * 20 * 0,19 € = € 653,60 (pro Monat: € 54,47).
Keine Verpflichtung
Im vorstehenden Abschnitt beschreiben wir die Regeln, die für eine steuerlich begünstigte Vergütung gelten. Abgesehen von den Bestimmungen, die beispielsweise in einem Tarifvertrag festgelegt sind, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, diese Vergütung zu zahlen.
Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine höhere Vergütung, wird der Betrag, der 2 € pro Tag übersteigt, mit Lohnsteuer belegt. Der Arbeitgeber kann diesen Teil jedoch für den Freibetrag im Rahmen der Arbeitskostenregelung zuweisen.