Sich im Büro eine Tasse „Cup-a-Soup“ zu holen, ist oft ganz normal. Diese Tasse Suppe wird, genau wie ein Apfel, ein Schokoriegel oder eine Krokette, steuerlich als „kleine Verpflegung“ eingestuft. Eine Portion Pommes frites mit einem Snack oder zwei belegte Brötchen gelten hingegen als Mahlzeit. Für diese beiden Kategorien gelten steuerlich unterschiedliche Regelungen.
In diesem Artikel behandeln wir in groben Zügen die steuerlichen Auswirkungen auf die Lohnsteuern (gemäß der Arbeitskostenregelung), die Mehrwertsteuer, die Einkommensteuer (für den Unternehmer) und die Körperschaftsteuer (beispielsweise für den geschäftsführenden Gesellschafter).
Der kleine Verzehr am Arbeitsplatz
Die Tasse Suppe, also die kleine Verpflegung, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer während der Arbeitszeit anbietet, ist von der Lohnsteuer befreit (Nullbewertung gemäß dem WKR). Der Arbeitgeber darf seinen Mitarbeitern also kostenlos kleine Verpflegungsleistungen zur Verfügung stellen. Auch der Umtrunk, der unmittelbar im Anschluss an die Arbeitszeit am Arbeitsplatz stattfindet, darf steuerfrei gewährt werden.
Die Kosten für kleine Bewirtungen sind in Höhe von 73,51 TP3T vom Gewinn für die Einkommensteuer und die Körperschaftsteuer abzugsfähig. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, alle Kosten abzuziehen, sofern diese den Schwellenwert von 4.500 € überschreiten.
Steuerfreie Verpflegung: Geschäftsessen / Geschäftsmittagessen / Geschäftsabendessen
Geschäftsmahlzeiten sind für die Lohnsteuer steuerfrei (gezielte Befreiung gemäß dem WKR). Von einer Geschäftsmahlzeit spricht man, wenn die Mahlzeit Teil der Kosten für einen vorübergehenden Aufenthalt ist. Dazu gehören unter anderem das Geschäftsessen oder das Abendessen, das während eines Gesprächs mit einem Kunden eingenommen wird.
Auch wenn eine Mahlzeit mehr als nur einen nebensächlichen geschäftlichen Charakter hat, sind die Mahlzeiten für die Lohnsteuer steuerfrei. Dies gilt in jedem Fall für therapeutische Mahlzeiten von Mitarbeitern im Gesundheitswesen sowie für Fälle, in denen der Arbeitnehmer aufgrund seiner Arbeit zwischen 17:00 und 20:00 Uhr nicht zu Hause essen kann, beispielsweise wegen Überstunden oder verkaufsoffener Abende.
Für die Abzugsfähigkeit bei der Einkommensteuer und der Körperschaftsteuer gilt dieselbe Einschränkung wie beim geringen Verbrauch am Arbeitsplatz.
Steuerfreie Verpflegung: Mahlzeiten aus der Betriebskantine
Für Mahlzeiten aus der Betriebskantine ist für die Lohnsteuer ein Pauschalbetrag von 3,25 € pro Mahlzeit anzusetzen. Dieser Betrag gilt für Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Der Arbeitgeber muss lediglich noch erfassen, wie viele Mahlzeiten ausgegeben werden. Ein eventueller Eigenbeitrag der Arbeitnehmer darf vom Gesamtbetrag abgezogen werden.
Die Mehrwertsteuer
Im Hinblick auf die Mehrwertsteuer gelten Ausgaben für Personalzulagen nur dann als abzugsfähig, wenn die Ausgaben pro Mitarbeiter jährlich nicht mehr als 227 € (ohne MwSt.) betragen. Zu den Personalvergünstigungen zählen unter anderem Weihnachtspakete, Jubiläumsgeschenke, Erfrischungen und Mahlzeiten. Für die Berechnung des Vorteils, den die Mitarbeiter durch die Bereitstellung von Speisen und Getränken erhalten, ist eine separate Berechnungsmethode. Bei dieser Methode werden die tatsächlichen Anschaffungskosten für Speisen und Getränke um einen Prozentsatz von 25% erhöht und gegebenenfalls vom Personal gezahlte Erstattungen davon abgezogen. Ist der Betrag positiv, muss er durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt werden. Der sich daraus ergebende Betrag entspricht dem Vorteil pro Mitarbeiter. Wird durch den Vorteil in Form von Speisen und Getränken der Betrag von 227 € überschritten, muss die in Abzug gebrachte Vorsteuer korrigiert werden.
Die Mehrwertsteuer auf Speisen und Getränke, die in einem Gastronomiebetrieb verzehrt werden, ist nicht abzugsfähig.
Guten Appetit!