Für künftige Verpflichtungen, deren Umfang und der Zeitpunkt, zu dem sie (voraussichtlich) entstehen, oft nicht vollständig bekannt sind, wird eine Rückstellung gebildet. Die Bildung einer Rückstellung führt in einem Jahr zu einer Steuerersparnis. Eine Rückstellung, die dauerhaft in der Bilanz verbleiben darf, führt zu einer noch größeren Ersparnis!
Bedingungen
Nach dem Vorsichtsprinzip darf bereits frühzeitig eine Rückstellung gebildet werden, wobei der Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung als Ausgangspunkt gilt. In der steuerlichen Praxis kommen folgende Rückstellungen vor:
1. Eine sogenannte Kostenausgleichsrücklage. Dabei handelt es sich um eine Rücklage/Rückstellung zur gleichmäßigen Verteilung von Kosten über mehrere Jahre. Hierfür gelten die folgenden Bedingungen:
– die Kosten führen zu einem Ausgabenanstieg;
– Die Kosten sind im Verhältnis zum Umfang erheblich (Oberster Gerichtshof, 20. August 1980).
2. Am häufigsten wird die allgemeine Regelung angewendet. Hierfür gelten eine Reihe von Voraussetzungen:
– Ursprungsvoraussetzung: Die Kosten sind auf Sachverhalte und Umstände des laufenden Jahres zurückzuführen;
– Zuordnungsvoraussetzung: Die Kosten können diesem Zeitraum zugeordnet werden;
– Sicherheitsanforderung: Es besteht ein angemessener Grad an Sicherheit, dass die Zahlung zu leisten ist (Oberster Gerichtshof, 5. März 1975).
Beispiele für Einrichtungen
Einige Beispiele für Maßnahmen zur Verringerung der Steuerlast sind:
1. Rückstellung für Garantieverpflichtungen: Werden Garantien gewährt, kann diese Rückstellung in Anspruch genommen werden. Hierfür ist es erforderlich, eine angemessene Buchführung zu führen, die dieser Rückstellung zugrunde liegt.
2. Rückstellungen für Bürgschaftsverpflichtungen: Wird eine Bürgschaftsprovision vereinnahmt, darf auf der Passivseite der Bilanz eine vorübergehende Rückstellung gebildet werden. Erlischt die Bürgschaft, ist die gebildete Rückstellung aufzulösen.
3. Dienstleistungen für Einrichtungen: Diese werden auf der Grundlage einer Schätzung der mit der Dienstleistung verbundenen Kosten ermittelt.
4. Rückstellungen für Instandhaltungskosten: Kosten, die alle paar Jahre für regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen anfallen, werden mittels einer Rückstellung gleichmäßig auf die Jahre verteilt, in denen sie wirtschaftlich entstanden sind.
5. Rückstellungen für Jubiläumskosten: Hier ist im Hinblick auf die Rechtsprechung Vorsicht geboten. Denn nach der Rechtsprechung sind solche Rückstellungen nicht zulässig. In der Fachliteratur wird dies jedoch anders gesehen.
6. Rückstellung für ausstehende Urlaubstage: Am Ende eines Jahres wird häufig ein zeitanteiliger Teil des Urlaubsgeldes zurückgestellt; dies gilt als üblich. Auch für den Rückstand bei der Inanspruchnahme von Urlaubstagen darf eine Rückstellung gebildet werden. Es entspricht den guten kaufmännischen Gepflogenheiten, dass für die noch ausstehenden Urlaubstage, die in Zukunft noch in Anspruch genommen oder ausgezahlt werden müssen, eine Rückstellung gebildet wird.
7. Rückstellungen für Prozesskosten: Steht ein Gerichtsverfahren gegen das Unternehmen bevor, darf in der Bilanz eine Rückstellung gebildet werden, die die geschätzten internen Kosten und die Kosten für Rechtsbeistand im Zusammenhang mit diesem Verfahren widerspiegelt. Darüber hinaus darf der Betrag einer möglicherweise zu zahlenden Schadensersatzleistung in die Rückstellung einbezogen werden.
8. Rückstellung für Umstrukturierungen: Sobald ein Beschluss zur Umstrukturierung gefasst wurde oder sich herausstellt, dass eine solche notwendig ist, darf eine Rückstellung für die damit verbundenen geschätzten Kosten gebildet werden, wie beispielsweise Kosten im Zusammenhang mit der Kündigung von Mietverträgen, dem Abbau von Anlagen und dem Personalabbau.
Aus steuerlicher Sicht lohnt es sich auf jeden Fall, kritisch zu prüfen, ob in Ihrem Fall die richtigen Rückstellungen gebildet wurden bzw. gebildet werden können. Schließlich erhalten Sie durch sorgfältig festgelegte Rückstellungen einen besseren Überblick über das Vermögen Ihres Unternehmens.