Das Finanzministerium hat in der neuesten Version des Beschluss über Sofortmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise ein Ablaufdatum, das an die Genehmigung(en) bezüglich fester (Reise-)Kostenerstattungen geknüpft ist: 1. Januar 2021 (Inzwischen wurde diese Frist, was die Reisekostenerstattungen betrifft, zunächst auf den 1. Februar 2021, anschließend auf den 1. April 2021 und nun auf den 1. Juli 2021 verlängert.). Arbeitgeber tun gut daran, in den letzten Monaten des Jahres 2020 zu prüfen (oder prüfen zu lassen), wie ab 2021 mit diesen Zulagen umgegangen werden soll.
128 Tage
Viele pauschale Reisekostenvergütungen basieren auf der 128-Tage-Regelung. Ein Arbeitnehmer, der in einem Kalenderjahr an mindestens 128 Tagen von seinem Wohnort zu einem festen Arbeitsort pendelt, hat Anspruch auf eine steuerfreie Pauschalreisevergütung, als ob er an 214 Tagen zu diesem Ort pendeln würde.
Für Teilzeitbeschäftigte ist die Regelung anteilig anzuwenden.
Die steuerfreie Vergütung beträgt natürlich maximal 0,19 € pro Kilometer. Damit beläuft sich die pauschale Vergütung auf Jahresbasis auf:
214 * Entfernung (Hin- und Rückfahrt) * 0,19 €.
Arbeiten von zu Hause aus
Die Anzahl von 128 Reisetagen bietet dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, etwa zwei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn die Arbeit von zu Hause aus jedoch struktureller erfolgt (beispielsweise aufgrund der Corona-Krise), erreicht der Arbeitnehmer die 128 tatsächlichen Reisetage nicht, und die feste Reisekostenpauschale muss angepasst werden.
Wird die Vergütung nicht angepasst, handelt es sich um einen lohnsteuerpflichtigen Vorteil. Der Arbeitgeber hat diesen Vorteil als Bestandteil der Endbesteuerung ausgewiesen. Dadurch wird der Vorteil Teil des sogenannten Freiraums der Arbeitskostenregelung. Soweit dieser Freiraum überschritten wird, zahlt der Arbeitgeber die Lohnsteuer zum Endbesteuersatz von 80%.
Der Freibetrag im Rahmen der Arbeitskostenregelung wird ab 2021 geringfügig von 2% auf 1,18% der Lohnsumme gesenkt. Für die ersten 400.000 € der Lohnsumme gilt ein höherer Freibetrag: 1,7% (die aufgrund der Coronakrise im Jahr 2020 geltende einmalige Anhebung auf 3% wird nicht auf das Jahr 2021 übertragen).
Alternative Regelung
Als Alternative zur 128-Tage-Regelung kannst du dich als Arbeitgeber für Folgendes entscheiden:
- eine feste Reisekostenpauschale mit nachträglicher Abrechnung;
- die Erstattung von Reisekosten auf der Grundlage einer Abrechnung.
Beide Regelungen verursachen mehr Verwaltungsaufwand als die 128-Tage-Regelung.
Pauschalvergütungen für Fixkosten
Auch Pauschalvergütungen für andere Kosten als Reisekosten müssen für das Jahr 2021 überprüft werden. Diese Vergütungen müssen nämlich auf den tatsächlichen Kosten des jeweiligen Arbeitnehmers bzw. der jeweiligen Arbeitnehmer basieren.
Wenn sich diese Kostenstruktur ändert, beispielsweise aufgrund der Corona-Krise, muss die Pauschalvergütung angepasst werden (oder der überhöhte Teil der Vergütung wird mit Lohnsteuer belegt).
Maßnahmen erforderlich
Es sieht vorerst nicht so aus, als würde die alte Normalität kurzfristig zurückkehren. Grund genug, sich einmal eingehend mit der (festen) Kostenerstattung für Arbeitnehmer zu befassen. Vergessen Sie dabei nicht die arbeitsrechtlichen Aspekte, die mit der Anpassung der Arbeitsbedingungen verbunden sind.
Benötigen Sie Hilfe? Die Berater von VWG stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Ach ja, natürlich besteht auch immer noch die Möglichkeit, dass das im Beschluss angegebene Ablaufdatum verschoben wird.