Hat ein Arbeitnehmer ein Mobiltelefon, ein Ipad oder ein anderes Gerät vom Arbeitgeber unter Anwendung des Erforderlichkeitskriteriums erhalten? Wenn dieser Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, muss das Gerät an den Arbeitgeber zurückgegeben werden.
Tablets und Mobiltelefone
Ab 2015 wurde die Regelung für Arbeitsausgaben gelockert, und Sie können Arbeitnehmern die Kosten lohnsteuerfrei zur Verfügung stellen oder erstatten:
- Werkzeuge;
- Computer;
- mobile Kommunikationsgeräte (und ähnliche Geräte).
In der Praxis geht es dabei natürlich meist um die Erstattung oder Bereitstellung von Laptops, Tablets und Mobiltelefonen (Smartphones).
Zu den Werkzeugen gehören nicht nur der Pinsel eines Malers, sondern zum Beispiel auch das Instrument eines Musikers und die Kamera eines professionellen Fotografen.
Kriterium der Erforderlichkeit
Die Voraussetzung für die Anwendung der Befreiung ist, dass die Verwendung der Gegenstände erforderlich im Rahmen der Beschäftigung des Arbeitnehmers erfolgt (Erforderlichkeitskriterium). Erforderlich ist dabei definiert als “unbedingt erforderlich“. Das bedeutet, dass die Gegenstände in jedem Fall tatsächlich bei der Ausübung des Arbeitsverhältnisses verwendet werden müssen. Es ist nicht erforderlich, dass das Arbeitsverhältnis ohne das Werkzeug oder die Ausrüstung nicht ausgeübt werden kann.
Ein Indiz für die Notwendigkeit der zur Verfügung gestellten Gegenstände ist, dass der Arbeitgeber bestimmt, welche Art oder welcher Typ von Werkzeug oder Ausrüstung verwendet wird. Und dass die Kosten vom Arbeitgeber getragen werden.
Steht fest, dass die Zulage oder Bereitstellung das Kriterium der Erforderlichkeit erfüllt, kommt es nicht mehr darauf an, inwieweit das Werkzeug oder die Ausrüstung vom Arbeitnehmer auch für private Zwecke genutzt wird.
Es ist auch kein Problem, wenn der Arbeitnehmer einen Eigenanteil für die private Nutzung zahlt.
Bei Verwendung eines Cafeteria-Plan, ist das Erforderlichkeitskriterium nicht erfüllt.
Rückgabe oder Erstattung
Bei Anwendung des Erforderlichkeitskriteriums muss der Arbeitgeber die Erstattung oder Bereitstellung davon abhängig machen, dass das Werkzeug oder die Ausrüstung zurückgegeben wird, sobald es/sie für die Ausübung der Tätigkeit nicht mehr erforderlich ist. Oder dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den (Rest-)Wert des Geräts zu diesem Zeitpunkt erstattet. Dies ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitsplatz wechselt und das Arbeitsverhältnis endet.
Wenn der Arbeitnehmer das Gerät nicht zurückgibt oder erstattet, muss der (Rest-)Wert des Geräts in den Lohn des Arbeitnehmers einfließen, sobald das Kriterium der Notwendigkeit nicht mehr erfüllt ist. Der Arbeitgeber kann diesen Lohnbestandteil in den pauschalen Arbeitsaufwand einbeziehen (bis zu 1,2% der Lohnsumme sind die pauschalen Arbeitsaufwand-Sachleistungen steuerfrei; darüber hinaus zahlt der Arbeitgeber die Lohnsteuer in Höhe von 80%).
Stellt sich heraus, dass der Arbeitgeber es strukturell versäumt, die nach dem Kriterium der Notwendigkeit erstatteten oder zur Verfügung gestellten Gegenstände zurückzufordern, kann die Steuerverwaltung den Standpunkt vertreten, dass die Voraussetzungen für die Anwendung dieses Kriteriums nicht einmal ansatzweise erfüllt sind. In diesem Fall werden die Lohnsummensteuern bereits zum Zeitpunkt der Erstattung oder Bereitstellung erhoben.