Für die private Nutzung eines vom Arbeitgeber einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten PKWs oder Lieferwagens muss ein Zuschlag zum Lohn hinzugerechnet werden. Dieser Zuschlag entfällt nur, wenn der Arbeitnehmer nachweist, dass er mit dem Fahrzeug jährlich nicht mehr als 500 Kilometer für private Zwecke zurücklegt (Privatkilometer) sind gefahren.
Was wir in diesem Vermerk beschreiben, lässt sich nicht eins zu eins auf den Dienstwagen eines Unternehmers übertragen.
Kilometerstandaufzeichnung
Der Nachweis, dass nicht mehr als 500 private Kilometer zurückgelegt wurden, kann durch eine lückenlose Kilometeraufstellung erbracht werden. Diese Kilometeraufstellung muss die dafür geltenden Bedingungen erfüllen. Eine lückenlose Kilometeraufstellung bedeutet, dass alle in einem Kalenderjahr mit dem Auto zurückgelegten Kilometer darin erfasst sein müssen.
Die Steuerbehörde prüft ein Fahrtenbuch unter anderem, indem sie es mit folgenden Angaben abgleicht:
- der Kraftstoffverbrauch (Tankvorgänge);
- die Wartungsintervalle;
- die Orte, an denen der Fahrer Bußgelder erhalten hat;
- der Terminkalender des Fahrers.
Kilometer
In der Kilometerabrechnung wird unterschieden zwischen:
- Privatkilometer
- geschäftliche Kilometer
- Kilometer im Rahmen des regelmäßigen Pendelverkehrs (diese Pendlerkilometer (die für die Lohn- und Einkommensteuer als geschäftliche, für die Mehrwertsteuer jedoch als private Kilometer gelten)
Mehrere Autos
Wenn einem Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr mehrere Fahrzeuge zur Verfügung gestellt wurden, müssen alle Fahrzeuge bei der Berechnung berücksichtigt werden. Dies gilt auch dann, wenn die Fahrzeuge dem Arbeitnehmer gleichzeitig zur Verfügung standen.
Dass mehrere Fahrzeuge zur Verfügung stehen, kommt natürlich häufig vor, wenn der Arbeitnehmer als Geschäftsführer und Großaktionär (DGA) die Kontrolle über den Arbeitgeber ausübt. Im Allgemeinen wird die Anzahl der Fahrzeuge, die hinzugerechnet werden müssen, dann auf die Anzahl der Führerscheine in der Familie des DGA begrenzt.
Bei regulären Mitarbeitern kommt es beispielsweise vor, dass ihnen mehrere Autos zur Verfügung stehen:
- in einem Jahr, in dem der Arbeitnehmer ein anderes (neues) Auto fahren wird;
- wenn der Arbeitnehmer vorübergehend ein Ersatzfahrzeug fährt (beispielsweise, um während des Urlaubs über ein geräumigeres Fahrzeug zu verfügen).
500 Kilometer pro Jahr
Die Obergrenze von 500 Privatkilometern gilt pro Kalenderjahr. Steht dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen nur für einen Teil eines Kalenderjahres zur Verfügung, wird die aus der Kilometerabrechnung hervorgehende Anzahl der Privatkilometer zeitanteilig umgerechnet (Beispiel 1, siehe unten).
Wenn ein Auto das ganze Jahr über zur Verfügung steht, muss das Fahrtenbuch für das gesamte Jahr lückenlos geführt werden. Mit einer nur für einen Teil eines Kalenderjahres geführten Kilometeraufstellung lässt sich nicht nachweisen, dass in diesem Kalenderjahr weniger als 500 Privatkilometer zurückgelegt wurden (Beispiel 2, siehe unten).
Beispiel 1
Einem Mitarbeiter wird am 1. September ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Aus der Kilometerabrechnung geht hervor, dass bis zum 31. Dezember 350 Kilometer für private Zwecke zurückgelegt wurden.
Auf das Kalenderjahr hochgerechnet beträgt die Anzahl der privat zurückgelegten Kilometer: (12/4) * 350 = 1.050. Das sind mehr als 500. Der Arbeitnehmer muss diese Kilometer hinzurechnen.
Beispiel 2
Ein Mitarbeiter tauscht am 1. August den ihm zur Verfügung gestellten Dienstwagen gegen einen neuen ein.
- 1-1 bis 1-8: Kilometeraufstellung (private Kilometer: 50), danach nicht;
- 1-1 bis 1-8: keine Kilometeraufzeichnung, danach schon (private Kilometer: 75);
- Er führt das ganze Jahr über ein Fahrtenbuch, aus dem hervorgeht, dass weniger als 500 Kilometer für private Zwecke zurückgelegt wurden.
Nur in der zuletzt genannten Situation darf der Arbeitnehmer den Zuschlag nicht geltend machen. In den beiden anderen Situationen muss der Arbeitnehmer für beide Fahrzeuge den Zuschlag geltend machen.
Mehrere Autos gleichzeitig
Ein Arbeitnehmer, der gleichzeitig über mehrere Fahrzeuge verfügt, kann für das eine Fahrzeug zwar eine lückenlose Kilometeraufstellung führen, für das andere jedoch nicht.
Beispiel 3
Ein Arbeitnehmer (Geschäftsführer) fährt zwei Fahrzeuge seiner GmbH. Für Fahrzeug A liegt keine Kilometeraufstellung vor. Für Fahrzeug B liegt eine lückenlose Kilometeraufstellung für das gesamte Jahr vor: weniger als 500 Privatkilometer. Dieser Arbeitnehmer muss nur die mit Fahrzeug A zurückgelegten Kilometer hinzurechnen.
Beispiel 4
Wird Fahrzeug A gegen Fahrzeug C in Zahlung gegeben, gilt für Fahrzeug A und Fahrzeug C das, was oben in Beispiel 2 dargelegt wurde.
Ersatzwagen
Für das Ersatzfahrzeug muss zusätzlich zu dem laufenden Zuschlag für das reguläre Fahrzeug des Arbeitnehmers ein weiterer Zuschlag hinzugerechnet werden. Dies gilt nur dann nicht, wenn das reguläre Fahrzeug dem Arbeitnehmer während der Ersatzzeit nicht mehr zur Verfügung steht. Steht das Fahrzeug zur Verfügung, spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer das Fahrzeug tatsächlich nutzt.
Branchenregelung TVL
Gemeinsam mit dem Verband der niederländischen Autoleasinggesellschaften (VNA) hat die Steuerbehörde die Branchenregelung für vorübergehende Ersatz-Leasingfahrzeuge (TVL) abgeschlossen. Nur für das Ersatzfahrzeug muss ein Aufschlag berechnet werden, wenn:
- während der Zeit, in der das Fahrzeug ersetzt wird, die Fahrzeugpapiere und die Schlüssel beim Arbeitgeber (oder bei der Leasinggesellschaft) abgegeben werden;
- die Nichtüberlassung schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird und die;
- wird in der Lohnbuchhaltung aufbewahrt.
Diese Regelung darf nur in der Branche angewendet werden, mit der die Vereinbarung getroffen wurde. Die Regelung liefert natürlich einen guten Anhaltspunkt für die Bedingungen, unter denen die Steuerbehörde bereit ist, in vergleichbaren Fällen Vereinbarungen über den Verzicht auf Zuschläge zu treffen.
Aufgrund der Verflechtung mit der GmbH kann ein Geschäftsführer diese Regelung nicht in Anspruch nehmen.