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Aufgrund der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice werden die Forderungen der Arbeitnehmer lauter, dass sich ihre Arbeitgeber an den Kosten für ihren Heimarbeitsplatz sowie an den Kosten für die Arbeit im Homeoffice beteiligen sollen.
Es handelt sich um Kosten, die bis vor kurzem vom Arbeitgeber getragen wurden. Schließlich wurde der Arbeitsplatz im Unternehmen auf Kosten des Arbeitgebers eingerichtet. Und Dinge wie Strom, Heizung sowie Kaffee und Tee werden im Unternehmen vom Arbeitgeber (steuerfrei) bezahlt. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, tragen diese Kosten selbst.
Zu welchen Pflichten ist der Arbeitgeber verpflichtet?
Das Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber nicht, dem Arbeitnehmer die Kosten für die Arbeit im Homeoffice zu erstatten. Dies gilt auch für Zeiträume, in denen viele Arbeitgeber – unter anderem auf Drängen der Regierung – die Arbeit im Homeoffice verpflichtend vorschreiben. Eine solche Verpflichtung kann sich jedoch aus tarifvertraglichen (CAO) oder individuellen Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern ergeben.
Die dem Arbeitgeber obliegenden Arbeitsschutzpflichten erstrecken sich ausdrücklich auch auf den Heimarbeitsplatz des Arbeitnehmers. Das Verordnung über die Arbeitsbedingungen enthält Bestimmungen zur ortsunabhängigen Arbeit. Und Artikel 5.4 legt fest, dass Arbeitsplätze nach ergonomischen Grundsätzen eingerichtet sein müssen. Die Regelung zu den Arbeitsbedingungen enthält (in Kapitel 5), insbesondere für die Arbeit am Bildschirm, eine umfassende Reihe von Anforderungen, die der Arbeitsplatz – auch zu Hause – erfüllen muss.
Übrigens wird in diesem Zusammenhang auch vom Arbeitnehmer einiges erwartet. Er muss selbst gut auf seine körperliche und psychische Gesundheit achten und gegebenenfalls rechtzeitig beim Arbeitgeber Alarm schlagen.
Steuerliche Vergünstigungen
Jede Vergütung oder Sachleistung, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gewährt, gilt als Lohn.
Im Rahmen der Arbeit im Homeoffice können zwei gezielte Ausnahmeregelungen in Anspruch genommen werden:
- Arbeitsschutzvorrichtungen;
- Notwendigkeitskriterium
Im Folgenden erläutern wir die Voraussetzungen für diese Ausnahmen.
Alle Vergütungen und Sachleistungen, die nicht unter die Bedingungen dieser gezielten Befreiungen fallen, unterliegen der Lohnsteuer.
Der Arbeitgeber kann sich dann zwar noch dafür entscheiden, das Entgelt für den Freiraum der Arbeitskostenregelung anzurechnen (siehe unten).
Arbeitsschutzmaßnahmen
Es muss sich dabei um Maßnahmen handeln, die sich unmittelbar aus dem Arbeitsschutzrichtlinien die der Arbeitgeber gemäß dem Arbeitsschutzgesetz durchführt.
Die Erstattung oder die Bereitstellung muss sich aus dem Arbeitsschutzplan vom Arbeitgeber. Dies ist die Mindestanforderung. Nicht ganz klar ist, wie hoch genau der Höchstbetrag ist, der im Rahmen von Arbeitsschutzmaßnahmen steuerfrei erstattet oder gewährt werden kann.
Kriterium der Erforderlichkeit
Im Rahmen des Notwendigkeitskriteriums können ausschließlich die folgenden Leistungen steuerfrei erstattet oder gewährt werden:
- Werkzeuge;
- Computer;
- mobile Kommunikationsmittel;
- und ähnliche Geräte.
Die Kosten für die damit verbundene Datenübertragung (z. B. den Internetanschluss) und die für die Nutzung erforderliche Software fallen ebenfalls unter die gezielte Befreiung.
Voraussetzung ist, dass das, was erstattet oder gewährt wird:
- nach vernünftiger Einschätzung des Arbeitgebers für die ordnungsgemäße Erfüllung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist;
- dem Arbeitgeber zurückgegeben wird (oder der Wert vom Arbeitnehmer erstattet wird), wenn es für die Ausübung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr erforderlich ist (beispielsweise bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses).
Das Notwendigkeitskriterium kann nicht auf Vergütungen und Sachleistungen für Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsmitglieder angewendet werden.
Keine Eigenbeteiligung
Wenn Arbeitnehmer einen Eigenbeitrag leisten oder eine Cafeteria-Regelung zur Anwendung kommt, betrachtet das Finanzamt die Zuwendung nicht als (ausreichend) notwendig. Das Notwendigkeitskriterium kann dann nicht angewendet werden.
Dennoch eine Eigenbeteiligung
Was das Internetabonnement des Arbeitnehmers betrifft, hat die Steuerbehörde diesen strengen Standpunkt aufgegeben. Dort darf die gezielte Befreiung vom Notwendigkeitskriterium auch dann angewendet werden, wenn der Arbeitnehmer einen Eigenbeitrag (für die private Nutzung) zahlt.
Eigenanteil an Arbeitsschutzmaßnahmen
Auch eine Eigenbeteiligung an Arbeitsschutzmaßnahmen ist nicht zulässig. Dies ergibt sich aus § 44 des Arbeitsschutzgesetzes, in dem festgelegt ist, dass die Kosten, die mit der Einhaltung dieses Gesetzes verbunden sind, nicht zu Lasten der Arbeitnehmer gehen dürfen.
Wenn der Arbeitnehmer dennoch einen Beitrag zu den Kosten einer Einrichtung leistet, handelt es sich (auch) steuerlich gesehen nicht um eine steuerfreie Arbeitsschutzmaßnahme.
Dies wird in der Aktualisierung der Leitfaden zu gezielten Ausnahmeregelungen für den Heimarbeitsplatz (das Update, das am 12. August 2021 von der Steuerbehörde im Forum für Steuerdienstleister veröffentlicht wurde).
Ein Eigenbeitrag des Arbeitnehmers ist nun jedoch zulässig, soweit er den Mehrpreis für eine kostspieligere Ausführung der Arbeitsschutzmaßnahme betrifft.
Genehmigung einer festen Reisekostenpauschale
Es wurde genehmigt, dass vor dem 12. März 2020 vereinbarte (feste) Reisekostenpauschalen auf der Grundlage des damals vorgesehenen Reisemusters weiterhin gelten dürfen. Diese Genehmigung gilt (vorerst) bis einschließlich 30. September 2021. Arbeitgeber können ihren im Homeoffice tätigen Mitarbeitern, die unter diese Genehmigung fallen, auf diese Weise vorerst steuerfrei einen Ausgleich für die Kosten ihrer Heimarbeit gewähren.
Freiraum
Der Spielraum der Arbeitskostenregelung beträgt[1]:
| 2020 | 2021 | |
| Lohnsumme bis zu 400.000 € | 3% | 3% |
| der Teil der Lohnsumme, der über 400.000 € liegt | 1,2% | 1,18% |
Auf den Betrag, um den die Summe der für den Freiraum ausgewiesenen Vergütungen und Sachleistungen den Freiraum in einem Kalenderjahr übersteigt, zahlt der Arbeitgeber die Lohnsteuer (Endabzug). Der Steuersatz beträgt 80%.
Wird der Freibetrag beispielsweise um 1.000 € überschritten, zahlt der Arbeitgeber 800 € Lohnsteuer. Der Arbeitgeber darf diese Lohnsteuer nicht vom Arbeitnehmer bzw. von den Arbeitnehmern einziehen. Die Gesamtkosten belaufen sich für den Arbeitgeber somit auf 1.800 €.
HINWEIS: Bei der Ermittlung der Überschreitung des Freibetrags müssen alle Zulagen und Sachleistungen eines Kalenderjahres berücksichtigt werden. Zu den Posten, die häufig im Freibetrag erfasst werden, gehören beispielsweise das Weihnachtspaket (und andere Zuwendungen zu Feiertagen), Betriebsausflüge und Ähnliches.
Nicht im Freiraum
Der Arbeitgeber kann sich dafür entscheiden, die Vergütung oder Sachleistung nicht dem „freien Spielraum“ der Arbeitskostenregelung zuzuordnen. In diesem Fall muss die Vergütung oder Sachleistung als reguläres Arbeitsentgelt besteuert werden.
Die Lohnsteuer geht dann zu Lasten des Arbeitnehmers. Entscheidet sich der Arbeitgeber dennoch dafür, diese Lohnsteuer zu übernehmen, muss diese Steuer auf den Bruttobetrag aufgeschlagen werden.
Der pauschale (Endabgaben-)Satz beträgt im Jahr 2021
| Jahreslohn | Bruttotarif |
| Bis zu 68.507 € | 58,9% |
| Ab 68.507 € | 98% |
Steuerpläne für 2022
Die Forderung nach einer steuerlichen Erleichterung in Form einer gezielten Steuerbefreiung für Homeoffice-Zulagen wird immer lauter.
Es sieht sehr danach aus, dass diese gezielte Steuerbefreiung in den Steuerplänen für 2022 eingeführt wird, die am Prinsjesdag 2021 vorgestellt werden sollen.
Der Zweck dieses Vermerks besteht darin, ein Schema zu skizzieren. Aus Gründen der Lesbarkeit wurde daher eine Vereinfachung vorgenommen. Die VWG haftet daher nicht für die Folgen von Maßnahmen, die aufgrund dieses Vermerks ergriffen oder nicht ergriffen werden.
[1] Sowohl für 2020 als auch für 2021 wurde der Freibetrag für die Lohnsumme bis zu 400.000 € im Zusammenhang mit der Corona-Krise “einmalig” von 1,7% auf 3% erhöht.