Die Höhe der steuerfreien Kilometerpauschale ist allgemein bekannt: 0,19 € pro Kilometer. Die Verband der gewerblichen Kraftfahrer (VZR) hat erneut versucht, diesen Betrag auf 0,22 € pro Kilometer anzuheben.
Nur variable Kosten
Im Jahr 2009 wurde zuletzt versucht, die steuerfreie Kilometerpauschale auf einen höheren Betrag als 0,19 € festzusetzen. Der damalige Staatssekretär im Finanzministerium, De Jager, antwortete, dass 0,19 € pro Kilometer eine mehr als angemessene Pauschale sei. Die steuerfreie Kilometerpauschale dient schließlich nur zur Deckung der variablen Kosten des Fahrzeugs. Berechnungen des Nibud und des Verbraucherverbands ergaben damals, dass die variablen Kosten eines benzinbetriebenen PKWs der Mittelklasse bei 0,16 € pro Kilometer lagen.
Die steuerfreie Kilometerpauschale war übrigens in der Vergangenheit bereits höher. Im Jahr 2003 konnten den Arbeitnehmern noch 0,28 € (und davor 0,60 ƒ) pro geschäftlich zurückgelegtem Kilometer steuerfrei erstattet werden.
Steuerfreie Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale in Höhe von 0,19 € darf von Arbeitgebern steuerfrei für geschäftliche Kilometer und Kilometer zwischen Wohnort und Arbeitsstätte gezahlt werden, die ein Arbeitnehmer mit einem eigenen Verkehrsmittel zurücklegt. Das gilt also auch für Kilometer, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln, mit dem Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegt werden. Selbstverständlich muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass es sich um Dienst- oder Pendelkilometer handelt, für die eine Vergütung gezahlt wurde.
Die Kilometerpauschale ist Teil der gezielten Steuerbefreiungen. Der Freibetrag im Rahmen der Werbungskostenregelung wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Ein Arbeitnehmer, der einen Dienstwagen fährt, kann natürlich keine steuerfreie Kilometerpauschale erhalten.
Die Kilometerpauschale deckt alle Kosten ab
Mit den 0,19 € pro Kilometer gelten alle mit der Nutzung des PKWs verbundenen Kosten als abgedeckt. So dürfen beispielsweise Park-, Maut- und Fährgebühren nicht zusätzlich zur Kilometerpauschale von 0,19 € pro Kilometer steuerfrei erstattet werden.
Beispiel
Ein Mitarbeiter fährt zu einem Kunden. Die Strecke hin und zurück beträgt 100 Kilometer. Der Mitarbeiter parkt in einem Parkhaus, für das er 5 € Parkgebühr zahlt.
Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer die Kosten für diese Fahrt: 24 € (100 × 0,19 € = 19 € + 5 € Parkgebühr).
Die Kilometerpauschale in Höhe von 19 € ist steuerfrei (gezielte Steuerbefreiung). Die 5 € Parkgebühr sind steuerpflichtig, können jedoch als Bestandteil der Endbesteuerung ausgewiesen werden. Soweit dies im Rahmen des Freibetrags der Arbeitskostenregelung liegt, ist diese Vergütung steuerfrei. Soweit der Freibetrag überschritten wird, schuldet der Arbeitgeber die Lohnsteuer zum Endbesteuerungssatz von 80%.
Mitarbeiter mit einem Dienstwagen dürfen jedoch eine steuerfreie Erstattung von Park-, Maut- und Fährgebühren erhalten. Dabei handelt es sich um eine Erstattung für sogenannte Nebenkosten.
Zur Klarstellung: Arbeitgeber können selbst festlegen, welchen Betrag sie ihren Mitarbeitern als Kilometerpauschale zahlen. In der Praxis wird häufig der steuerlich maximal steuerfreie Betrag zugrunde gelegt. Abgesehen von Vereinbarungen in Tarifverträgen steht es Arbeitgebern jedoch frei, einen höheren oder niedrigeren Betrag zu wählen. Wird ein Betrag gezahlt, der über 0,19 € pro Kilometer liegt, gilt der Mehrbetrag als steuerlich überhöht und unterliegt somit der Lohnsteuer.
Öffentliche Verkehrsmittel
Wenn der Arbeitnehmer geschäftlich oder im Rahmen des Pendelverkehrs mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs ist, kann der Arbeitgeber zwischen folgenden steuerfreien Optionen wählen:
- eine Vergütung von 0,19 € pro Kilometer oder;
- Erstattung der tatsächlichen Kosten für den öffentlichen Nahverkehr oder;
- Ausstellung der Fahrscheine (Einzelfahrkarten oder Abonnements).
Die Erstattung oder Übernahme der tatsächlichen Kosten für den öffentlichen Nahverkehr kann durch eine steuerfreie Zulage von maximal 0,19 € pro Kilometer ergänzt werden, der vom und zum Bahnhof oder zur (Bus-)Haltestelle zurückgelegt wird.
Bei der Erstattung oder Bereitstellung von ÖPNV-Abonnements muss geprüft werden, ob das Abonnement in ausreichendem Maße geschäftlich genutzt wird. Ist dies nicht der Fall, wird ein Teil der Erstattung oder Bereitstellung mit Lohnsteuer belegt.
Der öffentliche Nahverkehr ist ein Verkehrsmittel, das nach einem Fahrplan verkehrt und für jedermann zugänglich ist. Für die Beförderung mit dem Taxi, dem Schiff oder dem Flugzeug gelten gesonderte Regelungen.
Optimieren Sie
Die verschiedenen Regelungen zur steuerfreien Erstattung oder Gewährung von Reisekosten an Arbeitnehmer bieten Möglichkeiten, den Arbeitnehmern höhere Nettovergütungen zu gewähren, die den Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten verursachen. Die Berater von VWGNijhof Wir helfen Ihnen gerne bei der Ausgestaltung einer solchen Regelung. Denken Sie beispielsweise an die Einrichtung eines Mobilitätsbudgets, in dessen Rahmen die Mitarbeiter selbst die für sie optimale Mobilitätslösung wählen können.