Derzeit wird von den Behörden gefordert, so weit wie möglich von zu Hause aus zu arbeiten. Wie sieht es dann eigentlich mit der Reisekostenvergütung aus? Müssen Sie diese an Ihre Mitarbeiter weiterzahlen?
Pauschale Reisekostenvergütung für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte
Es ist natürlich logisch, dass die Reisekostenpauschale für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte eingestellt werden kann, sobald diese Kilometer nicht mehr zurückgelegt werden. Der Arbeitnehmer arbeitet ja von zu Hause aus.
Als Arbeitgeber sind Sie auch nicht gesetzlich verpflichtet, die Fahrtkosten weiterzuzahlen. Selbst wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise wegen Krankheit zu Hause bleibt, besteht keine Verpflichtung, die Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte weiterzuzahlen.
Das Gleiche gilt für die Erstattung anderer Kosten, die dem Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit oder einer anderen Situation nicht (mehr) entstehen. Zum Beispiel die variablen Bestandteile einer Pauschalvergütung für Kosten. Um welche Kosten es sich dabei genau handelt, hängt von den (Arten von) Kosten ab, auf denen die Pauschalvergütung konkret basiert (häufig sind beispielsweise Geschäftsessen mit Geschäftspartnern Bestandteil einer Pauschalvergütung).
Abweichende Regelung
Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, die Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte zu erstatten, kann im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsordnung oder in einem Tarifvertrag eine abweichende Regelung hierzu enthalten sein.
Wenn beispielsweise im Tarifvertrag festgelegt ist, dass der Arbeitnehmer während seiner Abwesenheit weiterhin Anspruch auf die Reisekostenvergütung hat, sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet. Dies kann auch für den Fall gelten, dass der Arbeitnehmer krank zu Hause ist. Prüfen Sie daher stets, ob im Arbeitsvertrag, in der Arbeitsordnung oder im Tarifvertrag abweichende Regelungen enthalten sind.
Steuerfreie Vergütung
Eine Reisekostenpauschale darfst du im Rahmen der Lohn- und Einkommensteuer steuerfrei auszahlen, sofern die Pauschale 0,19 € pro Kilometer nicht übersteigt (bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln gibt es noch verschiedene andere Möglichkeiten).
Eine Pauschalvergütung für den Arbeitsweg kannst du auf der Grundlage der tatsächlich zurückgelegten Kilometer berechnen. Sobald sich die Umstände ändern, musst du die Pauschalvergütung entsprechend anpassen.
Es gibt auch eine Pauschalregelung, nach der die feste Vergütung für Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte wie folgt festgelegt werden kann: 214 Tage * Fahrstrecke (Hin- und Rückfahrt) * 0,19 €.
Diese pauschale Berechnungsregel basiert auf einem Vollzeitbeschäftigungsverhältnis. Für Personen, die nicht an allen Tagen der Woche zur Arbeit pendeln (Teilzeitbeschäftigte, Heimarbeitende und dergleichen), muss die Vergütung proportional zur Anzahl der (in der Regel) zurückgelegten Tage geringer ausfallen (für jemanden, der 4 Tage arbeitet: 4/5 * 214 * Entfernung * 0,19 €).
Vorübergehend nicht reisen
Wenn der Arbeitnehmer vorübergehend nicht von zu Hause zur Arbeit pendelt, beispielsweise aufgrund von Krankheit (oder, wie derzeit, aufgrund von gelegentlicher Heimarbeit), darf der Arbeitgeber die feste Fahrtkostenpauschale maximal 6 Wochen lang steuerfrei weiterzahlen. Dies ist (unter anderem) im Handbuch zur Lohnsteuer.
Wird eine längere Abwesenheit erwartet, darf die feste Reisekostenpauschale im laufenden und im darauffolgenden Monat noch steuerfrei weitergezahlt werden. Danach hat der Arbeitgeber die Wahl:
- die Auszahlung der festen Reisekostenpauschale einzustellen (soweit dies gemäß den Arbeitsbedingungen zulässig ist);
- Lohnsteuer auf die Reisekostenpauschale abführen (der Arbeitnehmer erhält dann eine geringere Netto-Reisekostenpauschale, es sei denn, die Lohnsteuer – die dann auf den Bruttobetrag angerechnet wird – geht zu Lasten des Arbeitnehmers).
Wenn der Arbeitnehmer nach längerer Abwesenheit wieder Dienstreisen unternimmt, darf die Auszahlung der steuerfreien pauschalen Reisekostenvergütung nicht sofort wieder aufgenommen werden. Dies ist erst in dem Monat zulässig, der auf den Monat folgt, in dem die Dienstreisen wieder aufgenommen wurden.
Genehmigungen während der Corona-Krise
In einem politische Entscheidung Es ist festgelegt, dass während der Geltungsdauer dieses Beschlusses Abweichungen vom üblichen Reisemuster keine Auswirkungen auf die Lohnsteuern haben (dies gilt sowohl für feste Reisekostenpauschalen als auch für Reisekostenerstattungen auf der Grundlage einer nachträglichen Abrechnung). Der Beschluss gilt hinsichtlich dieser Genehmigung rückwirkend ab dem 12. März 2020 und ist bis einschließlich 31. Dezember 2020 gültig. Als Übergangslösung wurde diese Frist bis einschließlich 31. Januar 2021 verlängert. Mitte Januar 2021 entscheidet die Regierung über die (weitere Fortführung der) verschiedenen im Rahmen der Coronakrise getroffenen steuerlichen Maßnahmen.
Der Beschluss sieht außerdem vor, dass der Arbeitgeber auch andere feste Zulagen weiterhin gewährt. Der Arbeitgeber darf sich dabei weiterhin auf die angenommenen Tatsachen stützen, auf denen die Vergütung basiert. Diese Genehmigung wurde nicht bis einschließlich 31. Januar 2021 verlängert und ist daher am 31. Dezember 2020 ausgelaufen.
ACHTUNG: Diese Genehmigung gilt nicht für die Regelung 30%.
Wenn der Arbeitnehmer sich für eine feste Reisekostenpauschale (Cafeteria-Regelung) entscheiden kann, gilt die Genehmigung nur, wenn die Entscheidung spätestens am 12. März 2020 getroffen wurde.
Änderungen mitteilen
Der für die Lohnabrechnung zuständige Sachbearbeiter kann bei weitem nicht immer feststellen, dass ein Mitarbeiter die Kosten, die mit einer pauschalen (Reise-)Kostenpauschale erstattet werden, tatsächlich nicht verursacht hat. Stellen Sie daher sicher, dass er oder sie rechtzeitig informiert wird, damit die Auszahlung von (pauschalen) (Reise-)Kostenpauschalen rechtzeitig gestoppt oder die Lohnsteuer auf diese Pauschalen rechtzeitig abgeführt werden kann.
Firmenwagen
Der Pauschalbetrag für den Dienstwagen läuft während der Zeit des Homeoffice selbstverständlich ganz normal weiter. Schließlich steht das Fahrzeug dem Arbeitnehmer weiterhin zur Verfügung, auch für private Zwecke. Dass die Nutzung des Fahrzeugs während der Corona-Krise deutlich geringer ist, ändert daran nichts. Wir gehen davon aus, dass die Steuerbehörde während der Corona-Krise nicht geltend machen wird, dass der steuerpflichtige Zuschlag höher als der Pauschalbetrag sein muss, da eine geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs (nahezu) fehlt.
Ein Arbeitnehmer, der die steuerliche Hinzurechnung vermeiden möchte, muss den (Liefer-)Wagen bei seinem Arbeitgeber zurückgeben. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass ein schlüssiger Nachweis vorliegt, dass der Arbeitnehmer überhaupt nicht über das Fahrzeug verfügen konnte. Außerdem ist es äußerst wünschenswert, dass das Fahrzeug in dem Zeitraum, in dem es zurückgegeben wurde, nicht gefahren wird.
Den Eigenanteil für die private Nutzung des Dienstwagens muss der Arbeitnehmer in der Regel vollständig selbst tragen, auch wenn die private Nutzung aufgrund der Corona-Krise deutlich zurückgegangen ist. Dies hängt natürlich von den konkreten Vereinbarungen bezüglich des Eigenanteils ab.
Bei Lieferwagen, die abwechselnd genutzt werden, kann das Problem auftreten, dass sie nicht mehr abwechselnd genutzt werden. In diesem Fall müsste anstelle der Endabgabe in Höhe von 300 € eine zusätzliche Besteuerung bei dem Arbeitnehmer erfolgen, bei dem der Lieferwagen ungenutzt vor der Tür steht. Hoffentlich zeigt sich die Steuerbehörde auch in diesem Fall kulant.
Kosten für die Arbeit im Homeoffice
Wenn der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet, entstehen dadurch in der Regel zusätzliche Kosten. Dazu zählen beispielsweise die Energiekosten (das Arbeitszimmer muss beheizt werden, das Licht muss brennen usw.) sowie die Kosten für die Nutzung des (Mobiltelefons) und der Internetverbindung.
Diese Kosten können dem Arbeitnehmer nur im Rahmen des Freibetrags der Arbeitskostenregelung steuerfrei erstattet werden. Der Freiraum beträgt 1,2% der gesamten Lohnsumme des Arbeitgebers (für die Lohnsumme bis zu 400.000 € beträgt der Freiraum 1,7%). Für das Jahr 2020 wurde der Freiraum für die ersten 400.000 € der Lohnsumme auf 3% erhöht.
Da dieser Spielraum von vielen Arbeitgebern auch für andere Vergütungen und Sachleistungen genutzt wird, bleibt oft nur wenig Spielraum, um die zusätzlichen Kosten für die Arbeit im Homeoffice steuerfrei zu erstatten.
Da derzeit aufgrund der Corona-Krise viele Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten, wird vorgeschlagen, im Bereich der Lohnsteuer vorübergehend eine zusätzliche gezielte Befreiung einzuführen, auf deren Grundlage es dennoch möglich ist, diese Kosten steuerfrei zu erstatten, ohne dass dafür der Freiraum in Anspruch genommen werden muss. Bislang hat die Regierung diesem Vorschlag noch nicht Folge geleistet.
Zu Hause im Ausland
Für Arbeitnehmer, die nicht in den Niederlanden wohnen, hat die im Zusammenhang mit der Corona-Krise erfolgte Umstellung auf Homeoffice nicht zur Folge, dass sie in ihrem Wohnsitzland sozialversichert werden. Dies teilt die Sozialversicherungsbank auf ihrer Website. HINWEIS: Wenn dir die Arbeit im Homeoffice gefällt und du sie auch nach der Corona-Krise fortsetzt, kannst du in deinem Wohnsitzland sozialversichert sein. Siehe unseren Artikel Heimarbeitende im Wohnsitzland versichert