Dieses Informationsblatt ist auch verfügbar in pdf-Format und stellt eine Aktualisierung früherer Versionen auf den Stand des Steuerjahres 2026 dar.
Freiwillige sind für das Funktionieren vieler gemeinnütziger Organisationen von entscheidender Bedeutung.
In diesem Factsheet unterscheiden wir zwischen der Position der:
- Freiwilligenorganisation;
- der Freiwillige selbst.
A. In Ihrer Organisation sind ehrenamtliche Mitarbeiter tätig
Für die Organisation, für die der Freiwillige tätig ist, stellt sich die Frage, ob von den Vergütungen und Sachleistungen an den Freiwilligen Lohnsteuern einbehalten werden müssen.
Ein Freiwilliger, der für seine geleistete Arbeit eine Vergütung erhält, erfüllt schnell die Kriterien eines Arbeitsverhältnisses. Diese Kriterien lauten:
- persönlich Arbeit ausführen;
- gegen einen bezahlen.;
- in einem Beschäftigungsverhältnis.
Werden diese Kriterien nicht erfüllt, kann es sich um ein fiktives Arbeitsverhältnis handeln (darauf gehen wir im Rahmen dieses Vermerks nicht näher ein).
Freiwillige, die im Rahmen der Freiwilligenregelung Aufwandsentschädigungen und Sachleistungen erhalten, gelten für die Lohnsteuer nicht als Arbeitnehmer. Die Freiwilligenorganisation behält daher keine Lohnsteuern ein.
Werden die Voraussetzungen der Regelung für ehrenamtliche Tätigkeiten nicht erfüllt, fällt nicht automatisch Lohnsteuer an. Werden beispielsweise ausschließlich steuerfreie Aufwandsentschädigungen im Rahmen der geltenden Grenzen gewährt, liegt kein Arbeitsentgelt vor.
Wer ist ehrenamtlich tätig?
Ein Freiwilliger ist jemand, der seine Tätigkeit nicht beruflich ausübt. Die insgesamt erhaltenen Vergütungen und Sachleistungen dürfen in keinem Verhältnis zum Umfang und zum Zeitaufwand der geleisteten Arbeit stehen.
Diese Voraussetzung ist jedenfalls erfüllt, wenn die Summe der Vergütungen und Sachleistungen pro Stunde nicht höher ist als
- € 5,75 (2025: € 5,60);
- bis 21 Jahre: 3,40 € (2025: 3,30 €).
Welche Organisationen?
Die Freiwilligenregelung darf nur von den folgenden Organisationen angewendet werden:
- eine gemeinnützige Einrichtung (ANBI, gemäß dem ANBI-Register);
- eine Sportorganisation;
- eine juristische Person, die keiner der beiden vorgenannten Kategorien angehört und die nicht der Körperschaftsteuer unterliegt oder davon befreit ist.
Kommerzielle Organisationen – mit Ausnahme von Sportvereinen – dürfen die Regelung für ehrenamtliche Tätigkeiten daher nicht anwenden. Auch Einzelunternehmen, Personengesellschaften und VOFs können die Regelung für ehrenamtliche Tätigkeiten nicht in Anspruch nehmen.
Umfang der Erstattungen und Sachleistungen
Die Summe der Vergütungen und Sachleistungen an den Freiwilligen darf (auf Kassenbasis) nicht höher sein als 220 € pro Kalendermonat (2025: 210 €) und 2.200 € pro Kalenderjahr (2025: € 2.100).
Es geht um das insgesamt aller Erstattungen und Sachleistungen. Also nicht nur um Gelderstattungen, sondern auch um Sachleistungen.
Ein ehrenamtlich Tätiger, der 10 Monate lang jeweils 220 € in bar erhält und zu Weihnachten ein Weihnachtspaket im Wert von 70 €, überschreitet die jährliche Obergrenze. Die Summe der erhaltenen Vergütungen und Sachleistungen beläuft sich dann nämlich auf: € 2.270.
Das Gleiche gilt für den ehrenamtlichen Mitarbeiter, der zusätzlich zur finanziellen Vergütung eine Reisekostenpauschale im Rahmen des steuerlichen Höchstsatzes von 0,23 € pro geschäftlich zurückgelegtem Kilometer erhält.
B. Du bist ehrenamtlich tätig
Der Freiwillige muss beurteilen, inwieweit die ihm oder ihr gewährten Vergütungen und Sachleistungen der Einkommensteuer unterliegen.
Freiwillige, die Arbeitslosengeld oder Sozialhilfe beziehen, müssen ihre Einkünfte aus der Freiwilligentätigkeit in der Regel der Leistungsbehörde melden. Diese kann daraufhin die Leistungen kürzen.
Einkommensteuer
Der Freiwillige muss die erhaltenen Vergütungen und Sachleistungen in seiner Einkommensteuererklärung als Einkünfte aus sonstigen Tätigkeiten angeben.
Das ist nicht erforderlich, wenn:
- Die Voraussetzungen für die Freiwilligenregelung im Bereich der Lohnsteuer sind erfüllt (siehe dazu) EN;
- das gemeinsame der Betrag der als Freiwilliger erhaltenen Vergütungen und Sachleistungen nicht mehr als
- 220 € pro Monat und höchstens (2025: 210 €);
- 2.200 € pro Kalenderjahr (2025: 2.100 €).
Es handelt sich um den Gesamtbetrag der Aufwandsentschädigungen, die ein ehrenamtlich Tätiger erhält. Ein Freiwilliger, der von zwei Stiftungen oder Vereinen die maximal von der Lohnsteuer befreite Aufwandsentschädigung (zweimal 2.200 €) erhält, muss die Summe dieser Entschädigungen (4.400 €) in seiner Einkommensteuererklärung als Einkünfte aus sonstigen Tätigkeiten angeben. Die erhaltenen Aufwandsentschädigungen werden somit mit Einkommensteuer belegt.
Von diesen Einkünften darf der Freiwillige die tatsächlich für die Erzielung der Einkünfte entstandenen Kosten abziehen. Dabei sind die steuerrechtlichen Vorschriften zu beachten. Außerdem muss der Freiwillige die abzugsfähigen Kosten hinreichend nachweisen und begründen können.
Für die Beurteilung, ob die oben genannten Beträge überschritten wurden, ist der tatsächlich im betreffenden Zeitraum erhaltene Betrag maßgebend.
Das Gericht Zeeland-West-Brabant hat entschieden, dass dies auf Kassenbasis zu beurteilen ist. In diesem Fall ging es um eine ehrenamtliche Mitarbeiterin, die im Jahr 2013 eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 1.298 € sowie eine Nachzahlung für das Jahr 2012 in Höhe von 236 € erhielt. Da die Summe der erhaltenen Vergütungen mit 1.534 € um 34 € über 1.500 € lag, wurden der Freiwilligen im Jahr 2013 1.298 € als Einkünfte aus sonstigen Tätigkeiten besteuert. Die Nachzahlung in Höhe von 236 € wurde ebenfalls besteuert, diese Besteuerung hätte jedoch bereits im Jahr 2012 erfolgen müssen.
Sozialleistung
Freiwillige, die Arbeitslosengeld oder Sozialhilfe beziehen, dürfen als Freiwillige maximal 220 € pro Monat (2025: 210 €) und 2.200 € pro Jahr (2025: 2.100 €) erhalten, ohne dass diese Beträge von der Sozialleistung abgezogen werden. ACHTUNG: Du musst jedoch alle (Ehrenamt-)Vergütungen der auszahlenden Behörde melden.
Diese Mitteilung dient dazu, eine Regelung in groben Zügen darzulegen. Aus Gründen der Lesbarkeit wurden die Sachverhalte vereinfacht dargestellt. VWG haftet daher nicht für die Folgen von Handlungen, die aufgrund dieser Mitteilung vorgenommen oder unterlassen wurden.