Wir haben bereits mehrfach über Gerichtsurteile zur geschäftlichen Nutzung von Autofahrten berichtet. Grundsätzlich gilt, dass die private Nutzung eines Firmenwagens zum Einkommen hinzugerechnet wird. Anders verhält es sich, wenn glaubhaft gemacht wird, dass weniger als 500 Kilometer privat mit dem Auto zurückgelegt wurden. Um dies nachzuweisen, müssen Sie ein abschließend Fahrtenbuch führen.
Die Kilometerabrechnung
Nach dem x-ten Urteil dürfte klar sein, dass eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung von großer Bedeutung ist. Ein Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:
- die Marke und den Typ des Autos;
- das Kennzeichen des Autos;
- der Zeitraum, in dem dir das Auto zur Verfügung steht;
- die Fahrdaten für jede einzelne Fahrt.
Die Fahrdaten
Die Daten jeder Fahrt müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
- das Datum;
- den Anfangs- und Endstand des Kilometerzählers;
- die Abfahrts- und Ankunftsadresse;
- Wenn du nicht die übliche Route nimmst, musst du angeben, welche Route du genommen hast;
- Art der Fahrt: privat oder geschäftlich;
- die privat zurückgelegten Umwegkilometer, wenn während derselben Fahrt sowohl geschäftliche als auch private Kilometer zurückgelegt werden.
Jede einfache Fahrt gilt als eine Fahrt. Wenn du von deinem Arbeitsplatz zu einem Kunden fährst und anschließend wieder zurück zum Arbeitsplatz, sind das zwei Fahrten, die du separat erfassen musst.
Manchmal reicht für einen Lieferwagen eine vereinfachte Fahrtenbuchführung aus. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, klicken Sie bitte hier hier Weitere Informationen.
Prüfung durch das Finanzamt
Die Steuerbehörde nutzt beispielsweise die folgenden Daten, um das Fahrtenbuch zu überprüfen:
- Bürokalender;
- Routenplaner;
- Garagenrechnungen;
- Bestellzettel.
Diese Informationen dienen als Nachweis für die Fahrtenbuchführung. Es ist daher ratsam, diese Daten mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren. Neben diesen Informationen stützt sich das Finanzamt bei seinen Kontrollen unter anderem auf Geschwindigkeitsbußgelder und Kameraaufnahmen von großen Parkplätzen. Die zurückgelegten Kilometer, die sich auf einen Tagesausflug in den Freizeitpark beziehen, können daher nicht als geschäftliche Kilometer geltend gemacht werden.
Black-Box-System
Ein Black-Box-System ist ein automatisiertes System, das Sie bei der Fahrtenerfassung unterstützt. Das System erfasst genau, wie viele Kilometer mit dem Auto wo und wann zurückgelegt wurden.
Das Finanzamt akzeptiert das System als Hilfsmittel für die Fahrtenbuchführung. Es stellt jedoch als wichtige Voraussetzung, dass sich das Gerät nicht ausschalten lässt. Wenn Sie ein Fahrtenbuchsystem mit Gütesiegel erwerben, geht das Finanzamt davon aus, dass Ihre Fahrtenbuchführung lückenlos ist. ACHTUNG: Um die zusätzliche Besteuerung zu vermeiden, muss aus der Fahrtenaufzeichnung der Blackbox hervorgehen, dass nicht mehr als 500 private Kilometer zurückgelegt wurden. Weitere Informationen zum Gütesiegel finden Sie unter hier.