Ein Arbeitgeber, der seinen Arbeitnehmern gezielte Kostenerstattungen gewährt, muss dies hinreichend begründen. Das Gericht Zeeland-West-Brabant entscheidet, dass eine portugiesische Zeitarbeitsfirma die an Arbeitnehmer gezahlten Erstattungen für extraterritoriale Kosten nicht ausreichend begründet hat. Der Nachweis muss sich nämlich konkret auf die jeweilige Situation der betroffenen Arbeitnehmer beziehen.
Beweisregel
Die Beweisregel ergibt sich aus dem System der Lohnsteuer. Denn als Grundregel gilt: Lohn = alles, was aus dem Arbeitsverhältnis bezogen wird. Und der Gesetzgeber hat zur Sicherheit noch hinzugefügt: “darunter fallen auch die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gewährten Vergütungen oder Leistungen.”.
Doch wo es eine Grundregel gibt, gibt es natürlich auch Ausnahmen. Neben dem Freibetrag der Arbeitskostenregelung gibt es die gezielten Steuerbefreiungen. Eine dieser gezielten Steuerbefreiungen betrifft extraterritoriale Kosten. Dabei denkt man oft zuerst an die 30%-Regelung, doch diese konnte die portugiesische Zeitarbeitsfirma nicht anwenden.
Extraterritoriale Kosten
Extraterritoriale Kosten sind die zusätzlichen Kosten, die einem Arbeitnehmer entstehen, weil er sich im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Tätigkeit vorübergehend in einem anderen Land als seinem Herkunftsland aufhält. Der portugiesische Arbeitgeber zahlte den in den Niederlanden tätigen Arbeitnehmern Zuschüsse für zusätzliche Kosten für Verpflegung und Getränke, Kleidung und Körperpflege.
Der Arbeitgeber begründet diese Zulagen mit einer eigenen Übersicht über die Lebenshaltungskosten der Arbeitnehmer, mit Preisindizes und Eurostat-Daten sowie mit einem Bericht, in dem Dialogic die 30%-Regelung bewertet. Das Gericht entscheidet, dass der Arbeitgeber damit der ihm auferlegten Beweislast nicht nachkommt. Der Arbeitgeber muss nämlich glaubhaft machen, dass sich die den Arbeitnehmern gewährten Zulagen auf die von diesen Arbeitnehmern tatsächlich entstandenen Kosten beziehen und dass die Höhe dieser Zulage nicht überhöht ist. Der Arbeitgeber darf sich nicht mit einer Begründung begnügen, die auf allgemeinen Durchschnittswerten und modellhaften Annahmen beruht, die nicht auf die konkrete Situation der Arbeitnehmer zugeschnitten sind.