Arbeitnehmern, die im Ausland arbeiten müssen, entstehen oft zusätzliche Kosten. Diese so genannten extraterritorialen Kosten können dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf einer gezielten steuerfreien Basis erstattet werden. Das bedeutet, dass diese Erstattung nicht auf den Freibetrag im Rahmen der Regelung für berufsbedingte Kosten angerechnet wird.
Extraterritoriale Kosten
Die gezielte steuerfreie Erstattung extraterritorialer Ausgaben ist in zwei Formen möglich:
- auf der Grundlage des Pauschalierungssystems;
- auf der Grundlage der tatsächlichen Mehrkosten.
30% Steuerung
Die Pauschalregelung ist auch unter der Bezeichnung 30%-Regelung bekannt. Der Höchstbetrag der gezielten Pauschalvergütung für extraterritoriale Ausgaben beträgt 30% des Gehalts einschließlich der Vergütung. Mit Wirkung vom 1. Januar 2027 wird der Prozentsatz dieser Regelung auf 27% gesenkt. Die Anwendung der Regelung 30% (27%) ist an eine Reihe strenger Bedingungen geknüpft.
Tatsächliche Kosten
Ein gezielter Freibetrag auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten muss vom Arbeitgeber mit den tatsächlich entstandenen zusätzlichen Kosten für den/die betreffenden Arbeitnehmer belegt werden. Siehe unseren Artikel Extraterritoriale Kosten unzureichend begründet.
Mit Wirkung vom 1. Januar 2026 können die folgenden extraterritorialen Ausgaben nicht mehr gezielt von der Steuer befreit werden neue Mitarbeiter:
- Lebenshaltungskosten (einschließlich der Kosten für Gas, Wasser, Licht und andere Versorgungsleistungen);
- Gesprächsgebühren mit dem Heimatland, die dem Arbeitnehmer für private Zwecke entstehen.
Diese Kosten können jedoch innerhalb der Freiräume der Werbungskostenregelung weiterhin steuerfrei erstattet werden.
Ins Ausland entsandte Arbeitnehmer Zusätzliche Lebenshaltungskosten und Privatgespräche können im Rahmen der gezielten Freistellung weiterhin erstattet werden.