Erstattung von Kosten für die Arbeit im Homeoffice

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Mit Wirkung vom 1. Januar 2022 wird im Rahmen der Lohnsteuer eine neue gezielte Steuerbefreiung für die Erstattung von Kosten für die Arbeit im Homeoffice eingeführt.

Neue Richtlinien erstellen

Nach dem 31. Dezember 2021 läuft die im Rahmen der Corona-Krise erteilte Genehmigung aus, wonach die vor dem 13. März 2020 bestehende feste Reisekostenpauschale steuerfrei an Arbeitnehmer weitergezahlt werden kann, ohne dass ein geändertes Reiseverhalten berücksichtigt wird.

Arbeitgeber müssen daher ab dem 1. Januar 2022 neue Richtlinien für die Erstattung von Reise- und Homeoffice-Kosten festlegen.

Maximal 2 € pro Tag

Die maximal gezielte freigestellte Vergütung beträgt 2 € pro Tag. Dieser Betrag wird in den kommenden Jahren indexiert.

Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses von zu Hause aus arbeitet.

Auch wenn nur ein Teil des Tages von zu Hause aus gearbeitet wird, dürfen die gesamten 2 € steuerfrei erstattet werden.

Auswahl von

Es ist nicht zulässig, dem Arbeitnehmer für denselben Tag sowohl die steuerfreie Homeoffice-Pauschale als auch eine steuerfreie Pauschale für Fahrtkosten im Zusammenhang mit dem Pendeln zwischen Wohnort und Arbeitsstätte zu zahlen.

Der Arbeitgeber kann dann entscheiden, welche Vergütung gezielt steuerfrei und welche steuerpflichtig ausgezahlt wird. Bis zu einer Entfernung von 5 km ist die Vergütung für Homeoffice-Kosten höher als die Reisekostenvergütung (2 * 5 * 0,19 € = 1,90 €).

Der Arbeitgeber kann die steuerpflichtige Vergütung dem „freien Spielraum“ der Arbeitskostenregelung zuordnen. Solange der freie Spielraum nicht überschritten wird, ist die Vergütung steuerfrei. Soweit der Freiraum überschritten wird, zahlt der Arbeitgeber 80% Lohnsteuer in Form einer Endabgabe.

Geschäftsreisekosten

Es ist jedoch zulässig, dem Arbeitnehmer für denselben Tag zusätzlich zur steuerfreien Homeoffice-Pauschale eine steuerfreie Pauschale für andere Reisekosten als die im Zusammenhang mit dem Pendeln zwischen Wohnort und Arbeitsstätte zu gewähren.

Öffentlicher Nahverkehr

Dies gilt auch dann, wenn dem Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten für den öffentlichen Nahverkehr erstattet werden.

Wurde dem Arbeitnehmer eine OV-Chipkarte oder ein OV-Abonnement zur Verfügung gestellt, kann die gezielte Befreiung für Homeoffice-Kosten nur dann gewährt werden, wenn die OV-Chipkarte oder das OV-Abonnement am Homeoffice-Tag nicht für die Fahrt zum Arbeitsplatz genutzt wurde.

Firmenwagen/Firmenfahrrad

Arbeitnehmer, die über einen Dienstwagen, ein Dienstfahrrad oder ein anderes vom Steuerpflichtigen zur Verfügung gestelltes Verkehrsmittel verfügen, dürfen die gezielte Steuerbefreiung für Homeoffice-Kosten nur dann in Anspruch nehmen, wenn sie an dem Homeoffice-Tag das Fahrzeug, das Fahrrad oder ein anderes vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Verkehrsmittel nicht für die Fahrt zum Arbeitsplatz genutzt haben.

Pauschalvergütung

Grundsätzlich gilt, dass die steuerfreie Vergütung für die Tage gezahlt wird, an denen tatsächlich von zu Hause aus gearbeitet wird.

Es ist jedoch auch zulässig, mit einer Pauschalvergütung für Homeoffice-Kosten zu arbeiten. Diese kann sich auf das zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbarte Arbeitsmuster stützen. Erst wenn das tatsächliche Homeoffice-Muster erheblich von diesen Vereinbarungen abweicht, muss die Pauschalvergütung für Homeoffice-Kosten neu überdacht werden.

Wenn der Arbeitnehmer an mindestens 128 Tagen von zu Hause aus arbeitet, kann die pauschale Homeoffice-Pauschale auf der Grundlage von 214 Arbeitstagen pro Kalenderjahr berechnet werden. Bei einem Arbeitnehmer, der einige Tage von zu Hause und einige Tage im Büro arbeitet, ist dies anteilig anzuwenden.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer arbeitet vier Tage pro Woche, davon zwei im Büro und zwei zu Hause. Die einfache Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz beträgt 20 Kilometer.

 Sowohl die feste Reisekostenpauschale als auch die feste Homeoffice-Pauschale können auf 214 Arbeitstage gestützt werden. Beide müssen jedoch anteilig angewendet werden:

• Reisekosten: (2/5) * (214 * 2 * 20 * 0,19 €) = 651 € (54,25 € pro Monat);
• Kosten für die Arbeit im Homeoffice: (2/5) * (214 * 2 €) = 172 € (14,33 € pro Monat).

Welche Kosten?

Die folgenden Kosten sind in der steuerfreien Vergütung enthalten:

Zuschüsse oder Sachleistungen, die unter die gezielte Steuerbefreiung für Arbeitsschutzmaßnahmen fallen und im Rahmen des Notwendigkeitskriteriums gewährt werden (Werkzeuge, Computer und mobile Kommunikationsmittel), können daher zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale steuerfrei gewährt werden.

Beschränkung des Kostenabzugs

Der Anteil an der Vergütung für Kaffee/Tee (0,95 €) gehört zu den Kosten, deren Abzugsfähigkeit im Rahmen der Einkommensteuer und der Körperschaftsteuer eingeschränkt ist. Während der parlamentarischen Beratung wurde ausdrücklich bestätigt, dass die Abzugsbeschränkung nicht für (einen Teil) des Wasserverbrauchs gilt.

Diese Kosten sind abzugsfähig:

• im IB: für 80%;
• im Körperschaftsteuergesetz für 73,5%;

es sei denn, die Abzugsbeschränkung wird auf der Grundlage der für diese Regelungen geltenden Pauschalbeträge abgewickelt.

Der Zweck dieses Vermerks besteht darin, ein Schema zu skizzieren. Aus Gründen der Lesbarkeit wurde daher eine Vereinfachung vorgenommen. Die VWG haftet daher nicht für die Folgen von Maßnahmen, die aufgrund dieses Vermerks ergriffen oder nicht ergriffen werden.