Die elektronische Rechnungsstellung ist im Rahmen der Umsatzsteuer zulässig. Voraussetzung ist, dass der Empfänger die elektronische Rechnung akzeptiert. Dies muss jedoch nicht ausdrücklich erfolgen. Wenn der Abnehmer die elektronische Rechnung ohne Einwände in seine Buchhaltung aufnimmt und den fälligen Betrag bezahlt, gilt dies als Zustimmung zur elektronischen Übermittlung.
Elektronische Rechnungsstellung
Unter elektronischer Rechnungsstellung versteht man, dass die Rechnung vom Dienstleister nicht auf Papier, sondern auf elektronischem Wege an den Kunden versendet wird. Die wahrscheinlich häufigste und vielleicht auch einfachste Art der elektronischen Rechnungsstellung ist der Versand einer als PDF-Datei erstellten Rechnung per E-Mail.
Der Unternehmer, der die Rechnung versendet, kann selbst entscheiden, auf welche Weise dies geschieht. Einzige Voraussetzung ist, dass vom Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist (siehe auch unsere Factsheet (über die Aufbewahrungspflicht), die Authentizität der Herkunft, der Integrität des Inhalts und der Lesbarkeit Die Eigenschaften der Rechnung müssen gewährleistet sein. Authentizität bedeutet, dass festgestellt werden kann, dass die Rechnung vom erbringenden Unternehmer versandt wurde. Die elektronische Rechnung ist integer, wenn festgestellt werden kann, dass sie nicht verändert wurde.
Diese Anforderungen werden in der Regel durch einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der erbrachten Leistung erfüllt. Mit dieser aus dem Gesetz abgeleiteten Formulierung ist gemeint, dass neben der elektronischen Rechnung auch Unterlagen wie das Angebot, die Auftragsbestätigung und der Zahlungsnachweis aufbewahrt werden.
Die Garantien können – müssen aber nicht – durch folgende Maßnahmen gewährleistet werden:
- eine fortgeschrittene elektronische Signatur;
- elektronischer Datenaustausch (Electronic Data Interchange).
In einem Schreiben vom 8. Juli 2016 Der Staatssekretär für Finanzen bekräftigt anlässlich von parlamentarischen Anfragen erneut, dass für eine elektronische Rechnung keine elektronische Signatur erforderlich ist, sondern dass ein zuverlässiger Prüfpfad ausreicht, um die Echtheit und Integrität einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten.
Inhalt der elektronischen Rechnung
Selbstverständlich muss der Inhalt der elektronischen Rechnung alle Voraussetzungen, die für die Erhebung der Mehrwertsteuer gelten, vollständig erfüllen. Diese Voraussetzungen finden Sie in unserem Factsheet zu diesem Thema.