Hinterlegung des Jahresabschlusses bei der Handelskammer (Stand: 4. Mai 2020)

Da es sich um einen umfangreichen Vermerk handelt, empfehlen wir Ihnen, diesen hier einzufügen pdf-Format herunterladen.

Das Bürgerliche Gesetzbuch verpflichtet Organisationen, ihren Jahresabschluss jedes Jahr durch Hinterlegung bei der Handelskammer (KvK) zu veröffentlichen.

In dieser Fassung des Vermerks wurden die im Rahmen der Corona-Krise festgelegten vorübergehenden Abweichungen von den Vorschriften zur Erstellung und Hinterlegung von Jahresabschlüssen hinzugefügt. Diese Abweichungen sind kursiv dargestellt.

Wer?

Die Verpflichtung zur Hinterlegung des Jahresabschlusses beruht unter anderem auf:

• Aktiengesellschaften (NV) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (BV);
• Genossenschaften;
• Gegenseitigkeitsversicherungsgesellschaften;
• Offene Handelsgesellschaften (VOF) und Kommanditgesellschaften (CV), bei denen alle geschäftsführenden Gesellschafter ausländische Kapitalgesellschafter sind.
• Stiftungen und Vereine, die ein Unternehmen betreiben und jährlich einen Umsatz von mindestens 6 Millionen Euro erzielen;
• ausländische juristische Personen mit einer Niederlassung in den Niederlanden, die auch in ihrem Herkunftsland Veröffentlichungspflichten nachkommen müssen;

Von der Veröffentlichungspflicht ausgenommen sind:

• Tochtergesellschaft, für die die Muttergesellschaft eine Haftungserklärung abgibt (“403-Fehlermeldung”);
• Renten- und Stamrecht-B.V. der Kategorie „Mikro“ oder „Klein“, die keinen Gewinn anstreben (müssen einen Bestätigungsvermerk vorlegen).

Frist

Das Verfahren zur Erstellung des Jahresabschlusses einer GmbH umfasst folgende Schritte:

1. formatieren des Jahresabschlusses;
2. vorlegen an die Aktionäre;
3. feststellen durch die Aktionäre;
4. hinterlegen bei der Handelskammer.

1. Erstellung des Jahresabschlusses

Grundregel: drinnen 5 Monate Nach Ablauf des Geschäftsjahres muss der Vorstand der juristischen Person den Jahresabschluss erstellen und den Gesellschaftern vorlegen.[1].

Ausnahme: Bei Vorliegen besonderer Umstände können die Aktionäre (die Hauptversammlung) den Vorstand maximal 5 Monate eine Fristverlängerung für die Erstellung des Jahresabschlusses gewähren. In der Regel wird die Gewährung dieser Fristverlängerung in einem Protokoll der Hauptversammlung festgehalten.

Der Jahresabschluss gilt als endgültig festgestellt, nachdem er von allen Vorstandsmitgliedern unterzeichnet wurde.

Im Zusammenhang mit der Corona-Krise wurde die Befugnis, einen Aufschub für die Erstellung des Jahresabschlusses zu beschließen, vorübergehend auch dem Vorstand der GmbH[2]. Für eine Fristverlängerung durch den Vorstand sind keine besonderen Umstände erforderlich.

Wenn der Vorstand diesen Beschluss fasst, hat die Hauptversammlung keine Möglichkeit, die Frist zu verlängern.

2. Vorlage

Der Jahresabschluss wird den Aktionären durch die Versendung eines Hauptversammlung in der die Feststellung des Jahresabschlusses auf die Tagesordnung gesetzt wird.

3. Feststellung des Jahresabschlusses

Nachdem der Vorstand den Jahresabschluss erstellt und vorgelegt hat, müssen die Aktionäre diesen innerhalb von 2 Monate feststellen. In der Regel wird die Feststellung des Jahresabschlusses in einem Protokoll der Hauptversammlung formell festgehalten.[3].

4. Hinterlegung

Die Hinterlegung des Jahresabschlusses ist die Übermittlung an die Handelskammer mit der Bitte, diesen zu veröffentlichen. Die Hinterlegung muss erfolgen innerhalb von 8 Tagen nachdem der Jahresabschluss in der Hauptversammlung festgestellt wurde[4], wobei der Jahresabschluss in jedem Fall hinterlegt sein muss innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres[5][6].

Diese Fristen in den Zeitplänen, sofern das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.

Schema 1: Unverzügliche Erstellung

Schema 2: Erstellung mit Aufschub

REMEMBER: Sind alle Gesellschafter zugleich Vorstandsmitglieder oder Aufsichtsratsmitglieder der juristischen Person, gilt die Unterzeichnung des Jahresabschlusses gleichzeitig als dessen Feststellung. In diesem Fall entfällt die zweimonatige Frist, über die die Gesellschafter zur Feststellung des Jahresabschlusses verfügen.

In der Satzung kann von dieser Regelung abgewichen werden; in diesem Fall gelten jedoch die zwei Monate für die Feststellung des Jahresabschlusses (Schema 1 und 2).

Schema 3: Alle Aktionäre sind gleichzeitig Vorstandsmitglieder oder Aufsichtsratsmitglieder; kein Aufschub

Schema 4: Alle Aktionäre sind gleichzeitig Vorstandsmitglieder oder Aufsichtsratsmitglieder; Aufschub

Sanktion

Die Nichtvorlage oder verspätete Vorlage des Jahresabschlusses kann die folgenden zwei Sanktionen nach sich ziehen.

1. Im Falle einer Insolvenz des Unternehmens können die Geschäftsführer des Unternehmens leichter persönlich für die Schulden der juristischen Person haftbar gemacht werden (Geschäftsführerhaftung).[7]
2. Die Abteilung für Wirtschaftsstrafrecht der Steuerbehörde kann Ermittlungen einleiten, die zu einer strafrechtlichen Verfolgung führen können. Wird ein Wirtschaftsdelikt festgestellt, können Strafen in Höhe von mehreren Tausend Euro verhängt werden.

Die nicht (rechtzeitige) Veröffentlichung des festgestellten Jahresabschlusses gilt nicht als offensichtlich unsachgemäße Aufgabenerfüllung durch den Vorstand, wenn[8]:

• durch die Verschiebung einer Hauptversammlung oder
• durch andere Ursachen,

die auf COVID-19 zurückzuführen sind.

Dies gilt auch dann, wenn der Jahresabschluss aufgrund des Virus nicht erstellt oder vom Wirtschaftsprüfer nicht geprüft werden kann.

Die Geschäftsführung der Gesellschaft ist trotz COVID-19 verpflichtet, die Buchführungspflicht zu erfüllen.[9]

Was?

Welche Informationen bei der Handelskammer hinterlegt werden müssen, hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bei einem Kleinstunternehmen Eine vereinfachte Bilanz reicht aus. Eine Kleinunternehmen muss eine verkürzte Bilanz mit einem begrenzten Anhang veröffentlichen.

Am mittelgroße und große Unternehmen Es besteht die Verpflichtung, umfangreichere Informationen zu veröffentlichen.

Ihr Steuerberater kann Ihnen genau sagen, zu welcher Kategorie Ihr Unternehmen gehört und welche Informationen Sie in die Veröffentlichungsunterlagen aufnehmen müssen und welche nicht.

Wie?

Kleinst- und Kleinunternehmen reichen ihre Jahresabschlüsse elektronisch bei der Handelskammer ein. Dies ist über einen Online-Dienst auf der Website der Handelskammer möglich (www.kvk.nl) oder mithilfe einer dafür geeigneten Finanzsoftware.

Mittelständische und große Unternehmen reichen ihre Daten über eine dafür geeignete Finanzsoftware (SBR) ein.

Der Zweck dieses Vermerks besteht darin, ein Schema zu skizzieren. Aus Gründen der Lesbarkeit wurde daher eine Vereinfachung vorgenommen. Die VWG haftet daher nicht für die Folgen von Maßnahmen, die aufgrund dieses Vermerks ergriffen oder nicht ergriffen werden.

[1] § 2:210 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs.

[2] Dies ist im befristeten Gesetz „COVID-19 Justiz und Sicherheit“ festgelegt. Dieses Gesetz tritt (größtenteils) am 1. September 2020 außer Kraft, doch dieser Zeitpunkt kann jeweils um zwei Monate verschoben werden.

[3] Das COVID-19-Sondergesetz für Justiz und Sicherheit enthält Bestimmungen, auf deren Grundlage eine Hauptversammlung digital abgehalten werden kann. Wir gehen in diesem Vermerk nicht näher auf diese Vorschriften ein.

[4] § 2:394 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs.

[5] § 2:394 Abs. 3 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs.

[6] Im COVID-19-Sondergesetz für Justiz und Sicherheit wird die Vorschrift, wonach der Jahresabschluss spätestens 12 Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres veröffentlicht werden muss, (vorerst) nicht geändert.

[7] § 2:248 Abs. 2 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs.

[8] Artikel 22 des befristeten COVID-19-Gesetzes für Justiz und Sicherheit.

[9] Artikel 2:10 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs.