Unternehmer dürfen (müssen) die Mehrwertsteuer, die sie auf Investitionen und Kosten zahlen, abziehen. Allerdings nur, wenn und soweit die Anschaffungen für mehrwertsteuerpflichtige Leistungen verwendet werden. Außerdem müssen sie dabei eine Reihe strenger formaler Voraussetzungen erfüllen.
Rechnung
Die wohl bekannteste formale Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer über eine gültige Rechnung verfügen muss; im Volksmund wird diese auch als “Mehrwertsteuerrechnung” bezeichnet. Die Anforderungen, die eine Mehrwertsteuerrechnung erfüllen muss, finden Sie in unserem Merkblatt Die Rechnung in der Mehrwertsteuer.
In diesem Vermerk wird unter anderem beschrieben, dass eine vereinfachte Rechnung ausreicht, wenn:
- der Rechnungsbetrag nicht höher als 100 € ist und;
- es handelt sich nicht um grenzüberschreitende Fernverkäufe oder innergemeinschaftliche Lieferungen, auf die der 0%-Satz angewendet wurde.
Auf einer vereinfachten Rechnung muss nur eine begrenzte Anzahl von Angaben aufgeführt werden. Oft gilt bereits ein einfacher Kassenbon als vereinfachte Umsatzsteuerrechnung.
Abnehmer
Ein Unternehmer, der den Vorsteuerabzug geltend macht, muss auch nachweisen, dass die auf einer (vereinfachten) Umsatzsteuerrechnung aufgeführten Leistungen für ihn erbracht wurden und dass er der Empfänger dieser Leistungen ist. Der Name des Rechnungsempfängers ist hierfür ein wichtiger Anhaltspunkt.
Bei einer vereinfachten Umsatzsteuerrechnung fehlt in der Regel die Nennung des Namens, weshalb auf andere Weise nachgewiesen werden muss, dass die Leistungen vom Unternehmer in Anspruch genommen wurden. Dieser Nachweis lässt sich unter anderem oft dadurch erbringen, dass die Kosten von einem Bankkonto des Unternehmens bezahlt wurden.
Keine Kassenzettel
In einem Fall Vor dem Gericht in Den Haag wird der Fall eines Betreibers eines italienischen Restaurants verhandelt. Dieser macht geltend, dass die Steuerbehörde bei Berichtigungen der Umsatzsteuererklärungen im Anschluss an eine Buchprüfung zu wenig Umsatzsteuerabzüge berücksichtigt.
Das Gericht kommt jedoch zu dem Schluss, dass dies zu Recht geschehen ist. Der Unternehmer macht geltend, dass viele Kassenzettel von der Steuerbehörde nicht berücksichtigt worden seien. Diese Kassenzettel können zwar als vereinfachte Umsatzsteuerrechnung gelten, müssen aber tatsächlich in der Buchführung vorhanden sein.
Die Steuerbehörde lehnt den Vorsteuerabzug auf den Kassenbelegen, die der Unternehmer nicht vorlegen konnte, zu Recht ab.