Eine Tasse Kaffee mit einem Keks zwischendurch, ein Stück Obst zum Mittagessen und um vier Uhr eine Tasse Suppe. Dürfen Sie Ihren Mitarbeitern diese Verpflegungsleistungen am Arbeitsplatz steuerfrei zur Verfügung stellen? Die Antwort lautet: Ja. Für solche Verpflegungsleistungen gilt nämlich eine Nullbewertung. Diese gilt jedoch nur, wenn Sie die Verpflegung selbst bereitstellen. Eine Kaffeegeldpauschale wird mit dem Betrag der Pauschale bewertet (und kann natürlich auf Wunsch im „freien Spielraum“ verbucht werden).
Aber Achtung! Sind diese Verzehrungen Teil einer Mahlzeit am Arbeitsplatz, gilt die Nullbewertung nicht. In diesem Fall müssen Sie die Vorschriften für Mahlzeiten anwenden. Für eine Mahlzeit, die am Arbeitsplatz eingenommen oder verbraucht wird, gilt pro Mahlzeit ein Pauschalbetrag von 3,20 €. Dieser Pauschalbetrag abzüglich eines eventuellen Eigenanteils des Arbeitnehmers gilt als Entgelt. Den Wert der Mahlzeit können Sie auch als Endbesteuerungslohn im Freiraum verbuchen.
Steuerfreie Mahlzeiten
Hat die Mahlzeit einen mehr als nur nebensächlichen geschäftlichen Charakter, wie beispielsweise bei der Arbeit an verkaufsoffenen Abenden oder bei einem echten Geschäftsessen, darf diese steuerfrei gewährt werden. Das Gleiche gilt für Mahlzeiten als Teil von Kosten für vorübergehende Unterbringung. So dürfen Sie die Mahlzeit Ihres Außendienstmitarbeiters während einer Dienstreise steuerfrei erstatten, und die Mahlzeit ist auch steuerfrei, wenn sie während eines Geschäftstermins mit einem Kunden außerhalb des festen Arbeitsortes eingenommen wird.