Die Rechnung spielt im Bereich der Mehrwertsteuer eine zentrale Rolle. Daher ist es wichtig, ob ein Schriftstück als Mehrwertsteuerrechnung gilt oder nicht.
Erfolgreicher Unternehmer
Der Unternehmer, der eine Ware liefert und/oder eine Dienstleistung erbringt, gilt im Rahmen der Umsatzsteuer als leistender Unternehmer. Für den leistenden Unternehmer markiert die Umsatzsteuerrechnung den Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Der leistungsstarke Unternehmer muss spätestens am Tag 15 im Monat, der auf den Monat folgt, in dem die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden, die Mehrwertsteuerrechnung ausstellen. Die auf dieser Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer muss in dem Erklärungszeitraum (Kalendermonat oder -quartal), in dem die Mehrwertsteuerrechnung ausgestellt wurde, an das Finanzamt abgeführt werden.
Mit verleihen Damit ist gemeint, dass die Mehrwertsteuerrechnung dem abnehmenden Unternehmer tatsächlich ausgehändigt werden muss. Dies kann persönlich, per Post oder elektronisch erfolgen.
Wenn der Dienstleister eine Mehrwertsteuerrechnung zu spät, gar nicht oder fehlerhaft ausstellt, kann das Finanzamt für jeden einzelnen Mangel eine Verspätungsstrafe von bis zu 2.639 € verhängen (bei wiederholten und/oder groben Fehlern sogar 5.278 €!) verhängen. Bei mehreren Fehlern in verschiedenen Rechnungen summiert sich diese Geldbuße schnell zu einem sehr hohen Betrag.
Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann eine Ordnungsgeldstrafe verhängt werden. Bei noch schwerwiegenderen Verstößen ist sogar eine (steuer-)strafrechtliche Verfolgung möglich (beispielsweise wegen Urkundenfälschung).
Schließlich können Mängel in Umsatzsteuerrechnungen – zusätzlich zu den oben beschriebenen Sanktionen – dazu führen, dass die Beweislast im Steuerrecht umgekehrt wird.
Abnehmender Unternehmer
Für den Unternehmer, der die Ware oder Dienstleistung erwirbt, ist die Rechnung eine Voraussetzung dafür, die gezahlte Mehrwertsteuer abziehen zu können. Der Gerichtshof hat kürzlich entschieden, dass ein Mangel in der Rechnung nicht unmittelbar zur Verweigerung des Mehrwertsteuerabzugs führt. Siehe unseren Artikel Trotz einer fehlerhaften Mehrwertsteuerrechnung dennoch abzugsfähig.
Die Voraussetzungen, die eine Mehrwertsteuerrechnung erfüllen muss, beschreiben wir in unserem Merkblatt Die Rechnung in der Mehrwertsteuer.
Notarabrechnung – keine Mehrwertsteuerrechnung
Bei der Übergabe einer Immobilie ist eine notarielle Urkunde erforderlich. In dieser Urkunde wird in fast allen Fällen angegeben, in welchem Umfang und auf welche Weise die Transaktion mit Mehrwertsteuer (und/oder mit Grunderwerbsteuer) belastet wird. Die Oberstes Gericht hat kürzlich entschieden, dass eine notarielle Urkunde nicht als Umsatzsteuerrechnung gilt. Damit rückt der Oberste Gerichtshof von seiner langjährigen ständigen Rechtsprechung ab; der Oberste Gerichtshof hat seine Auffassung “geändert”.
Das bedeutet, dass der Unternehmer, der Immobilien liefert, ab sofort wieder selbst rechtzeitig eine vollständige Umsatzsteuerrechnung ausstellen muss. Wie bereits erwähnt, muss dies nicht gleichzeitig mit der Beurkundung der notariellen Urkunde erfolgen. Auf der Grundlage dieser Rechnung muss die Umsatzsteuer abgeführt werden.
Der Abnehmer benötigt diese Rechnung, um die Mehrwertsteuer abziehen zu können. Neben einer korrekten Mehrwertsteuerrechnung müssen übrigens noch einige weitere Voraussetzungen erfüllt sein, damit die Mehrwertsteuer abgezogen werden kann.
Auch wenn die Mehrwertsteuerpflicht auf den Abnehmer verlagert wird, muss rechtzeitig eine Mehrwertsteuerrechnung ausgestellt werden. Sowohl die Abführung der Mehrwertsteuer als auch der Vorsteuerabzug (sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind) werden dann in der Mehrwertsteuererklärung des Abnehmers erfasst.