Firmenfahrrad

Da es sich um einen umfangreichen Vermerk handelt, empfehlen wir dir, diesen hier als PDF-Datei herunterladen.

Die Arbeitskostenregelung (WKR) im Rahmen der Lohnsteuer bietet eine Reihe von Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern auf steuerlich vorteilhafte Weise ein Fahrrad zur Verfügung zu stellen.

Firmenfahrrad

Als Arbeitgeber kannst du deinen Mitarbeitern auf folgende Weise ein Dienstfahrrad zur Verfügung stellen:

• Gebühr: Sie geben dem Mitarbeiter einen Betrag, mit dem er oder sie das Fahrrad selbst kauft;
• Bereitstellung: Sie kaufen das Fahrrad und übergeben es dem Arbeitnehmer (der Arbeitnehmer wird Eigentümer des Fahrrads);
• zur Verfügung stellen: Sie kaufen das Fahrrad und stellen es dem Arbeitnehmer zur Nutzung zur Verfügung (der Arbeitgeber bleibt Eigentümer des Fahrrads).

Pauschale für Arbeitskosten

Die Erstattung, die Bereitstellung oder die Überlassung eines Fahrrads an Ihren Arbeitnehmer führt zu einem lohnsteuerpflichtigen Entgelt.

Das Fahrrad kann für die Pauschale für Arbeitskosten ausgewiesen werden. Bis zu 1,2% der Lohnsumme werden diese ausgewiesenen Lohnbestandteile nicht besteuert. Diese Pauschale umfasst auch andere Lohnbestandteile als Fahrräder. Bei Arbeitgebern mit einem Fahrradprogramm ist die Pauschale für Arbeitskosten in der Regel schnell ausgeschöpft.

Soweit der Pauschalbetrag überschritten wird, zahlst du als Arbeitgeber die Lohnsteuern. Diese darfst du nicht von den Arbeitnehmern einfordern. Der Steuersatz: 80%. Ein Fahrrad im Wert von 1.000 € kostet Sie als Arbeitgeber dann 1.800 €.

In erheblichem Maße ungewöhnlich?

Ein Lohnbestandteil darf nur dann für die Pauschale für Werbungskosten ausgewiesen werden, wenn dessen Gewährung nicht in erheblichem Maße ungewöhnlich ist (in erheblichem Maße = 30% oder mehr). Wenn davon auszugehen ist, dass der Arbeitnehmer das Fahrrad für den Weg zur Arbeit und/oder für Dienstfahrten nutzt, ist das kein Problem.

Wenn das Fahrrad jedoch ausschließlich für private Zwecke genutzt wird, ist das vielleicht nicht ganz so sicher. Vor allem, wenn es sich um ein besonderes Fahrrad handelt (zum Beispiel ein Rennrad).

Liegt die Gesamtsumme der Geldleistungen und Sachleistungen an einen Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr unter 2.400 €, so gelten diese als nicht in erheblichem Maße ungewöhnlich.

Sollte sich im Nachhinein herausstellen, dass das Fahrrad nicht unter die Pauschale für Werbungskosten fällt, müssen Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuer zum bruttierten Endabgabensatz abführen. Dieser beträgt für Arbeitnehmer mit einem steuerpflichtigen Lohn von mehr als 68.508 € sogar 107,2% (Preise 2019).

Bewertung

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Fahrrad zur Verfügung stellen, muss der steuerpflichtige Lohnanteil bewertet werden (Sachlohn).

Ein Fahrrad, das Sie zur Verfügung stellen, wurde von einem Dritten erworben. Der zu versteuernde Wert entspricht dann dem auf der Rechnung angegebenen Preis (einschließlich Mehrwertsteuer).

Wenn das Fahrrad zur Verfügung gestellt wird, muss der private Nutzen des Fahrrads berücksichtigt werden. Das ist wesentlich komplexer. Der Arbeitnehmer muss dann aufzeichnen, wie viele Kilometer er geschäftlich und wie viele privat mit dem Fahrrad zurücklegt.

Ab dem 1. Januar 2020 wird der private Nutzen pauschal mit 7% des Neuwerts (einschließlich Mehrwertsteuer) des Fahrrads bewertet. Von der Zurechnung wird der für die private Nutzung an den Arbeitgeber gezahlte Eigenbeitrag abgezogen, höchstens jedoch bis zur Höhe der Zurechnung.

Der Zuschlag kann im Rahmen des Freibetrags der WKR verbucht werden. Sofern der Höchstbetrag des Freibetrags nicht überschritten wird, ist dann keine Lohnsteuer zu entrichten.

Der Zuschlag gilt nur, wenn das Fahrrad auch geschäftlich genutzt wird. Der Arbeitgeber muss dies glaubhaft machen. Wenn der Arbeitnehmer den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte (teilweise) mit dem Fahrrad zurücklegt, gilt dies als geschäftliche Nutzung.

Wenn der Zuschlag nicht gilt, ist der tatsächliche Wert der privaten Nutzung zugrunde zu legen.

Gibt es eine steuerfreie Alternative?

Aber sicher! Du folgst dann dem folgenden Ablauf, wobei du natürlich vorher prüfen musst, ob dieser zu dir und deinem Mitarbeiter passt:

• Der Arbeitnehmer kauft das Fahrrad;
• Als Arbeitgeber gewährst du dafür ein zinsloses Darlehen;
• Sie gewähren dem Arbeitnehmer eine Vergütung von 0,19 € pro Dienstkilometer (einschließlich des Wegs zwischen Wohnort und Arbeitsstätte);
• Mit der Kilometerpauschale tilgt der Arbeitnehmer das zinslose Darlehen.

Der Vorteil des zinslosen Darlehens ist von der Lohnsteuer befreit. Auch die Aufwandsentschädigung von 0,19 € pro geschäftlich zurückgelegtem Kilometer ist steuerfrei. Beide Vorteile werden nicht in die Pauschale für Werbungskosten einbezogen.

Beispiel

Ihr Mitarbeiter fährt jeden Tag mit dem Fahrrad von zu Hause zur Arbeit. Die Strecke beträgt 7,5 Kilometer (einfache Strecke).

Für das vom Arbeitnehmer gekaufte (Elektro-)Fahrrad gewährst du dem Arbeitnehmer einen Kredit € 3.000 (zinslos).

Sie gewähren dem Arbeitnehmer, der in Vollzeit für Sie arbeitet, eine steuerfreie Pauschalvergütung für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte in Höhe von:

214 * 7,5 * 2 * € 0,19 = € 609,90.

Mit diesem Betrag tilgt der Arbeitnehmer das zinslose Darlehen. Nach etwa 5 Jahren ist das Darlehen durch die steuerfreie Kilometerpauschale getilgt.

Haushaltsneutral

In diesem Beispiel kostet das Fahrrad Sie als Arbeitgeber 3.000 €. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass die Fahrtkostenpauschale nicht weitergezahlt wird, nachdem das Darlehen getilgt ist. Der Arbeitnehmer hatte schließlich fünf Jahre lang Anspruch darauf.

Das lässt sich vermeiden, indem Sie mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass sein Bruttolohn um die zu erhaltende Reisekostenpauschale gekürzt wird. Das Fahrrad kostet Sie als Arbeitgeber dann unter dem Strich nichts. Eine solche Regelung ist auch unter dem Namen “Cafeteria-Regelung” bekannt.

Für den Arbeitnehmer ergibt sich dadurch ein kleiner Vorteil. Dieser Vorteil besteht darin, dass der Arbeitnehmer das Fahrrad mit seinem Bruttolohn bezahlt. Er oder sie opfert lediglich sein bzw. ihr Nettogehalt. Den Rest übernimmt das Finanzamt.

Voraussetzung ist jedoch, dass das Gehalt des Arbeitnehmers dauerhaft gekürzt wird. Dies kann sich möglicherweise auf verschiedene einkommensabhängige Regelungen auswirken.

Die Cafeteria-Regelung kann auch in Verbindung mit der ab dem 1. Januar 2020 geltenden Zurechnungsregelung angewendet werden.

Vereinbarungen

Natürlich müssen Sie mit dem Arbeitnehmer klare Vereinbarungen treffen. Und diese schriftlich festhalten. Was sind beispielsweise die Folgen einer längeren Krankheit des Arbeitnehmers oder der Beendigung des Arbeitsverhältnisses? Das muss im Voraus klar sein.

Der Zweck dieses Vermerks besteht darin, ein Schema zu skizzieren. Aus Gründen der Lesbarkeit wurde daher eine Vereinfachung vorgenommen. Die VWG haftet daher nicht für die Folgen von Maßnahmen, die aufgrund dieses Vermerks ergriffen oder nicht ergriffen werden.