So lautet die Schlagzeile, die in verschiedenen Medien zu lesen ist. Der Grund für diesen Hilferuf sind natürlich die stark gestiegenen Kraftstoffpreise. Wie sieht es (steuerlich) mit Reisekostenerstattungen aus?
0,19 €/km
Viele Menschen wissen, dass Reisekosten bis zu einem Höchstbetrag von 0,19 € pro Kilometer steuerfrei an Arbeitnehmer erstattet werden können. Diese Erstattung darf steuerfrei gezahlt werden, unabhängig davon, wie der Arbeitnehmer reist, und gilt sowohl für geschäftliche als auch für Pendelkilometer. Privatkilometer dürfen selbstverständlich nicht steuerfrei erstattet werden. In dem steuerfreien Betrag von 0,19 € pro Kilometer sind alle mit der Fahrt verbundenen Kosten enthalten, darunter beispielsweise auch die Kosten für das Parken des Autos sowie Maut- und Fährgebühren.
Die Regierung Rutte IV hat angekündigt, den Betrag der steuerfreien Kilometerpauschale anzuheben. Dies soll im Laufe der Legislaturperiode umgesetzt werden. Die Erhöhung wird in zwei Schritten erfolgen und höchstens ein paar Cent betragen. Eine solche Erhöhung steht in keinem Verhältnis zu den aktuellen Preissteigerungen bei Kraftstoffen, und wir werden wahrscheinlich noch einige Jahre darauf warten müssen.
Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine andere Art der Reisekostenerstattung, gilt weiterhin, dass maximal 0,19 € pro Kilometer steuerfrei gewährt werden dürfen. Eine andere Art der Reisekostenerstattung besteht beispielsweise darin, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kraftstoffkosten erstattet oder ihm Kraftstoff zur Verfügung stellt.
Mehr als 0,19 €?
Eine häufig gestellte Frage ist, ob ein Arbeitgeber pro Kilometer einen höheren Betrag als 0,19 € zahlen darf. Das ist natürlich zulässig, allerdings wird der Betrag, der über 0,19 € pro Kilometer hinausgeht, dann zum Lohn hinzugerechnet, und es ist Lohnsteuer zu entrichten. Grundsätzlich gilt bei der Lohnsteuer, dass der Arbeitnehmer diese Steuer trägt. Der Arbeitgeber darf die Steuer jedoch auch selbst übernehmen. Dies ist möglich, indem der Teil der Reisekostenpauschale, der über 0,19 € hinausgeht, als „Eindheffingsloon“ (Lohn, der der Endbesteuerung unterliegt) ausgewiesen wird. Soweit dieser Betrag in den Freibetrag der Pauschale für Werbungskosten fällt, ist dann keine Lohnsteuer zu entrichten. Auf den Betrag, um den die Pauschale für Werbungskosten überschritten wird, zahlt der Arbeitgeber 80% Lohnsteuer. Wenn der Arbeitgeber die von ihm zu tragende Lohnsteuer nicht als Bestandteil der Endbesteuerung ausweist, wird die geschuldete Lohnsteuer auf den Bruttobetrag angerechnet.
Muss der Arbeitgeber mehr als 0,19 € pro Kilometer als Fahrtkostenvergütung zahlen? Nein, es sei denn, dies ist im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in anderen (kollektiven) Vereinbarungen festgelegt. Wenn im Tarifvertrag eine höhere Fahrtkostenpauschale vereinbart wurde, ist dieser höhere Betrag nicht automatisch steuerfrei, sondern auf den Betrag, der über 0,19 € pro Kilometer hinausgeht, ist Lohnsteuer zu entrichten.
Öffentliche Verkehrsmittel
Einem Arbeitnehmer, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln fährt, können die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstattet oder als Sachleistung gewährt werden. Dies gilt auch hier für Dienstreisen und für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. In Abschnitt 23.2 des Handbuch zur Lohnsteuer wird erläutert, wie bei der Erstattung oder Bereitstellung von ÖPNV-Abonnements vorgegangen wird.
Arbeitnehmer, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit pendeln und hierfür von ihrem Arbeitgeber keine (oder nur eine begrenzte) Vergütung erhalten, können in ihrer Einkommensteuererklärung die Fahrtkostenzuschuss beanspruchen.