Mit Wirkung vom 1. Januar 2017 besagt Die niederländische Regierung schreibt ihren (neuen) Lieferanten die elektronische Rechnungsstellung vor. Damit übernimmt die Regierung eine Vorreiterrolle, um die elektronische Rechnungsstellung in den Niederlanden endgültig zu etablieren und dafür zu sorgen, dass Unternehmen schneller auf diese moderne Art der Rechnungsstellung umsteigen.
Jährlich gehen bei der niederländischen Regierung etwa 1,5 Millionen Rechnungen ein. Diese Rechnungen werden manuell bearbeitet, was nicht nur viel Zeit (und damit auch Geld) kostet, sondern zudem auch ein erhöhtes Fehlerrisiko mit sich bringt. Mithilfe der elektronischen Rechnungsstellung (kurz: E-Rechnungsstellung) gehört diese manuelle Bearbeitung der Vergangenheit an.
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine PDF-Datei
Es besteht ein großer Unterschied zwischen einer PDF-Datei und einer E-Rechnung. Obwohl in beiden Fällen (per E-Mail) eine PDF-Datei versendet wird, ist die PDF-Datei bei der elektronischen Rechnungsstellung mit verschiedenen Informationen ergänzt, die beispielsweise von einer Buchhaltungssoftware ausgelesen werden können. Dazu gehören unter anderem Angaben wie der Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer und die Adresse des Lieferanten.
Durch die digitale Bereitstellung dieser Informationen für die Buchhaltungssoftware ist ein Großteil (und in vielen Fällen sogar die gesamte) manuelle Eingabe überflüssig geworden.
Der Vorteil gilt für beide Seiten
Die Vorteile der automatischen (und zudem schnelleren) Verarbeitung sowie die höhere Genauigkeit bringen dem Empfänger der E-Rechnung erhebliche Vorteile. Aber auch für den Absender ergeben sich Vorteile. In vielen Fällen lässt sich der Rechnungsstellungsprozess optimieren, und es fallen keine Druck- und Portokosten mehr an. Kurz gesagt: Die elektronische Rechnungsstellung bietet Vorteile für alle.
Der Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung ist nicht schwierig
Auch wenn das Versenden von mit Informationen angereicherten PDF-Dateien vielleicht etwas kompliziert oder technisch klingt, ist der Einstieg in die Praxis oft gar nicht so schwer.
Möglicherweise bietet Ihr Buchhaltungsprogramm diese Optionen bereits an oder Sie nutzen die Verwaltungsdienste von VWGNijhof. Gerade im letzteren Fall ist die elektronische Rechnungsstellung nur einen Mausklick entfernt.