Eine Pauschalvergütung muss im Voraus aufgeführt und anhand dieser Aufstellung im Voraus begründet werden.
Pauschalvergütung für Fixkosten
Im Rahmen der gezielten Steuerbefreiungen können Kosten an Arbeitnehmer ohne Lohnsteuer erstattet werden. Gleiches gilt für Vermittlungskosten. Selbstverständlich muss der Arbeitgeber nachweisen, dass dem Arbeitnehmer die erstatteten Kosten tatsächlich entstanden sind und dass diese Kosten unter eine der gezielten Steuerbefreiungen fallen oder als Vermittlungskosten gelten.
Die Bearbeitung der Spesenabrechnungen der Mitarbeiter ist administrativ aufwendig. Deshalb entscheiden sich Arbeitgeber dafür, solche Kosten in Form einer pauschalen Kostenvergütung zu erstatten. Die Mitarbeiter müssen dann keine Spesenabrechnungen einreichen und erhalten keine Erstattung für jeden einzelnen Kostenposten, sondern einen festen Betrag pro Monat.
Begründung
Eine steuerfreie Pauschalvergütung für Fixkosten ist zulässig, sofern dieser Vergütung eine Überprüfung der tatsächlich angefallenen Kosten zugrunde liegt (§ 31a Abs. 4 des Lohnsteuergesetzes von 1964). Vor dem Landgericht Gelderland fand kürzlich ein Fall in dem dies behandelt wird. Das Gericht bestätigt, dass die Beweislast dafür, dass Art und Umfang der Aufwandsentschädigung im Voraus oder spätestens bei deren Auszahlung spezifiziert wurden, beim Arbeitgeber liegt. Dieser verweist diesbezüglich auf eine in der Vergangenheit durchgeführte Kostenanalyse, die bei einer früheren Buchprüfung durch die Steuerbehörde für zulässig befunden wurde. Da der Arbeitgeber jedoch keine Belege für diese frühere Untersuchung vorlegen kann, ist die Beweislast nicht erfüllt. Das Gericht lässt daher die Nachforderungsbescheide, in denen auf die Pauschalvergütungen Lohnsteuer erhoben wird, bestehen.
Netzwerkverbände/Business-Clubs
In dem Fall standen auch die vom Arbeitgeber getragenen Kosten für die Mitgliedschaft von Arbeitnehmern in Netzwerkverbänden und Business-Clubs zur Diskussion. Der Arbeitgeber vertritt die Auffassung, dass es sich bei diesen Kosten um Betriebsausgaben handelt, die nicht unter den Lohnbegriff der Arbeitnehmer fallen. Das Gericht stellt fest, dass unter Lohn alles zu verstehen ist, was den Arbeitnehmern im Rahmen des Arbeitsverhältnisses vergütet oder gewährt wird. Da die Mitgliedschaften personengebunden sind, hält das Gericht es für nicht plausibel, dass die Kosten rein geschäftlicher Natur sind. Das Gericht stellt fest, dass das Gesetz keine gezielte Befreiung für (persönliche) Mitgliedschaften in Netzwerkverbänden und Business-Clubs vorsieht und dass dies eine bewusste Entscheidung des Gesetzgebers impliziert. Die Berichtigungen der Steuerbehörde bleiben für diese Kosten bestehen.