Ein Unternehmer darf die mit dem Unternehmen verbundenen Kosten vom Gewinn abziehen. Die Beweislast für die Geschäftsnotwendigkeit der Kosten liegt beim Unternehmer.
Sachlichkeit
In einem kürzlich ergangenen Urteil bestätigt Gericht in ‘s-Hertogenbosch dass die Beweislast für die geschäftliche Notwendigkeit der Kosten beim Unternehmer liegt. Dazu reicht es aus, dass der Unternehmer glaubhaft macht, dass die Kosten geschäftlich notwendig sind.
Der Fall betrifft eine Verwaltungs- und Steuerberatungskanzlei, die der Betroffene im Rahmen einer Mann-Frau-VOF betreibt. Unter den Verkaufskosten wurden Kosten für Geschäftsessen verbucht. Diese Buchungen sind durch Rechnungen belegt. Bei einer Buchprüfung korrigiert der Prüfer diesen Abzugsposten. Er lässt 10% der Kosten für die Abendessen als Abzug zu. In der Einspruchsphase wird der abzugsfähige Anteil der Kosten auf 25% erhöht.
Der Unternehmer ist der Ansicht, die geschäftliche Relevanz des Abzugs der Kosten für die Abendessen mit der Behauptung glaubhaft machen zu können, dass er regelmäßig mit Kunden zu Abend isst und diese Abendessen mit dem Austausch von Unterlagen und der Führung von Gesprächen verbindet.
Sowohl das Gericht als auch das Berufungsgericht sind der Ansicht, dass dies nicht ausreicht, um die geschäftliche Relevanz der Kosten glaubhaft zu machen. Der Unternehmer hat keine Angaben dazu gemacht, mit wem er und seine Ehefrau gegessen haben. Auch hat er nicht dargelegt, welcher geschäftliche Bezug mit den Abendessen verbunden war.
Geschäftliche Angelegenheiten verwalten
Obwohl “glaubhaft machen” eine leichte Form der Beweislast darstellt, tun Unternehmer gut daran, die geschäftliche Relevanz von Ausgaben wie beispielsweise Geschäftsessen in ihrer Buchhaltung zu erfassen. Das muss natürlich nicht besonders aufwendig sein. Sie können den geschäftlichen Anlass des Essens (oder des Umtrunks) einfach auf die Quittung schreiben.
Begrenzt abzugsfähige Ausgaben
Die Kosten für Speisen, Getränke und Genussmittel sind nur begrenzt vom Gewinn abzugsfähig. Ein Betrag von 4.500 € ist nicht vom Gewinn abzugsfähig. Der Unternehmer kann beim Finanzamt beantragen, 80% der tatsächlichen Kosten für Speisen, Getränke und Genussmittel vom Gewinn abzuziehen (bzw. 20% dieser Kosten dem Gewinn hinzuzurechnen).
Der Unternehmer in dem oben beschriebenen Fall machte von dieser Regelung Gebrauch. Er scheint dabei davon auszugehen, dass er dadurch besser abschneidet. Ein Abzug von 80% der Kosten ist schließlich höher als die im Einspruchsverfahren festgesetzten 25%. Das Verfahren fand übrigens im Steuerjahr 2008 statt, als statt 80% noch 90% der Kosten für Speisen, Getränke und Genussmittel vom Gewinn abgezogen werden durften.
Die Feststellung der Geschäftsrelevanz der Kosten muss jedoch vor der Anwendung der Regelung für begrenzt abzugsfähige Kosten erfolgen. Auf den letztendlich abzugsfähigen Teil der Kosten für die Geschäftsessen (25% der Gesamtkosten) ist die Abzugsbeschränkung anzuwenden.