Rechtlich gesehen gilt das, was ihr mündlich vereinbart habt, als Vertrag. Natürlich ist es im Hinblick auf den Nachweis dessen, was genau vereinbart wurde, ratsam, den Vertrag schriftlich festzuhalten (oder festhalten zu lassen).
Prämiendifferenzierung
Um die Arbeitnehmerbeiträge zum ermäßigten Satz abführen zu dürfen, schreibt das Gesetz einen schriftlichen Arbeitsvertrag vor. Diese Anforderung ist enthalten in Artikel 2.3 des Wfsv-Beschlusses. Der Oberstes Gericht hat im Jahr 2014 bestätigt, dass diese Forderung gerechtfertigt ist.
Der erhöhte Beitragssatz gilt derzeit in einer Reihe von dafür ausgewiesenen Branchen für Arbeitnehmer mit einem befristeten Arbeitsvertrag.
WAB
Am 1. Januar 2020 tritt das Gesetz zur Ausgewogenheit auf dem Arbeitsmarkt (WAB) in Kraft. Nach diesem Gesetz gelten für alle Branchen ein hoher und ein niedriger Beitragssatz. Der niedrige Beitragssatz darf für Arbeitnehmer mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag angewendet werden. Sowohl der hohe als auch der niedrige Beitragssatz sind ab 2020 für alle Branchen gleich.
In den anlässlich der Einführung des WAB angepassten Durchführungsbestimmungen ist die Bedingung enthalten, dass der Arbeitgeber (eine Kopie) des schriftlichen Arbeitsvertrags in seine Lohnbuchhaltung aufnimmt. Ob auch die Unterlagen des Lohnbuchhalters eine solche Kopie enthalten dürfen oder müssen, ist noch nicht klar.
Die schriftlichen Arbeitsverträge von Arbeitnehmern, die bereits seit langer Zeit für einen Arbeitgeber tätig sind, liegen nicht immer vor. Es ist unklar, ob die Vereinbarungen in diesem Fall erneut schriftlich festgehalten werden müssen. Für Arbeitnehmer, deren befristetes Arbeitsverhältnis von Rechts wegen in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis umgewandelt wurde, muss jedoch nachträglich ein unbefristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen werden.
Lohnabrechnung
Die neuen Durchführungsbestimmungen verlangen außerdem, dass die Art des Arbeitsvertrags auf der (digitalen) Lohnabrechnung, die dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird, sowie in der beim Finanzamt einzureichenden Lohnmeldung angegeben wird. Selbstverständlich müssen diese Angaben in die Lohnbuchhaltung eingegeben werden. Die Anpassung des Layouts der Lohnabrechnung wird von den Anbietern der Lohnbuchhaltungssoftware vorgenommen.