Die Steuerbehörde hat die erste Fassung des Handbuchs zur Lohnsteuer für 2016 auf ihrer Website. Das Handbuch enthält Informationen zu den Lohnabgaben. Es erscheint viermal im Jahr. Auffällig ist diesmal erneut die Formulierung des für die Arbeitskostenregelung relevanten Begriffs Kriterium der gewöhnlichen Verwendung.
Auslegung der Steuerbehörde
Das Handbuch enthält die Auslegung der Gesetze und Vorschriften, die von der Steuerbehörde angewendet wird. Ob dies vollständig mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmt, kann letztendlich nur ein Gericht entscheiden. Schließlich ist die Steuerbehörde nicht der Urheber der Vorschriften (das ist der Gesetzgeber), sondern lediglich der Vollstrecker des Gesetzes. Wer jedoch einen Gang vor das Steuergericht vermeiden möchte, tut gut daran, die Hinweise des Handbuchs zu befolgen. Selbstverständlich kann man sich gegenüber der Steuerbehörde auf das Handbuch berufen.
Gebräuchlichkeitskriterium
Selbstverständlich weist jede neue Fassung des Handbuchs Änderungen gegenüber der vorherigen Fassung auf. Die meisten dieser Änderungen sind textlicher Natur. In der Fassung für das erste Quartal 2016 ist jedoch eine bemerkenswerte Verschärfung des für die Arbeitskostenregelung relevanten Üblichkeitskriteriums enthalten. Dieses Kriterium wurde bereits zum 1. Januar 2015 vom Gesetzgeber verschärft. Siehe hierzu unseren Artikel WKR 2015 – Entwicklungen (2). Nun wird aber auch die 2.400-Euro-Regelung verschärft.
Die 2.400-Euro-Regel ist weder im Gesetz noch in den Durchführungsbestimmungen zu finden. Die Regelung wurde Ende 2014 im Handbuch zur Lohnsteuer eingeführt und besagte damals, dass die Steuerbehörde Vergütungen und Sachleistungen im Rahmen der Arbeitskostenregelung nicht als ungewöhnlich ansieht, solange der Gesamtbetrag pro Arbeitnehmer und Jahr 2.400 € nicht übersteigt. In der Praxis bedeutet dies, dass jedem Arbeitnehmer ohne Prüfung (allgemeine) Zulagen und Sachleistungen in Höhe von 2.400 € als Endabgabenbestandteil im Freiraum der Arbeitskostenregelung (WKR) zugewiesen werden können (nicht besteuert, sofern der Freiraum von 1,2% der Lohnsumme nicht überschritten wird; oberhalb des Freiraums wird eine Endbesteuerung mit einem Satz von 80% erhoben).
Mit dem Kriterium der Üblichkeit ist zudem die Bedingung verbunden, dass Vergütungen und Sachleistungen nicht in nennenswertem Maße als ungewöhnlich gelten dürfen. In erheblichem Maße entspricht dies steuerlich 30% oder mehr. Die 2.400-Euro-Regel führt dann in Verbindung mit der 30%-Regel dazu, dass nicht eine Vergütung von 2.400 €, sondern von 3.428 € als Bestandteil der Endbesteuerung angesehen werden kann, ohne dass die Steuerbehörde das Kriterium der Üblichkeit geltend machen kann. Nach Abzug von 30% verbleiben nämlich 2.400 €, sodass die Vergütung nicht in erheblichem Maße unüblich ist.
In der neuesten Fassung des Handbuchs zu den Lohnabgaben wurde ausdrücklich zur 2.400-Euro-Regel hinzugefügt, dass die Ausnahmeregelung gemäß 30% hierfür nicht gilt. Das schließt jedoch nicht aus, dass derjenige, der Vergütungen oder Sachleistungen im Wert von mehr als 2.400 € gewährt, selbst glaubhaft machen darf, dass das Übliche-Kriterium dennoch erfüllt ist.
Brutto oder netto
Die Übliche-Praxis-Prüfung ist – abgesehen von der oben beschriebenen 2.400-Euro-Regel – auch dann erfüllt, wenn ein Unternehmen eine bestimmte Vergütung oder Zuwendung bereits seit Jahren gewährt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Arbeitnehmer jedes Jahr einen Bonus in Höhe von 6.000 Euro erhalten. Unter der Annahme, dass dies üblich ist, könnte ein solcher Bonus im Rahmen des WKR als Bestandteil der Endbesteuerung ausgewiesen werden.
Aus einem neuen Beispiel im Handbuch zur Lohnsteuer geht jedoch hervor, dass die Steuerbehörde der Ansicht ist, dass in Fällen, in denen ein Bruttobonus von 6.000 € üblich ist und dieser Bonus den Arbeitnehmern netto 3.000 € einbrachte, der letztgenannte Betrag maßgeblich ist. Nach Ansicht der Steuerbehörde ist es in diesem Fall nicht üblich, den Bruttobonus als Bestandteil der Endbesteuerung anzusehen, wodurch der Arbeitnehmer diesen Bruttobetrag im Rahmen des Freibetrags des WKR netto erhält (unabhängig davon, ob er mit der Endbesteuerung 80% besteuert wird oder nicht).