Alles, was Sie Ihren Mitarbeitern im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung stellen, unterliegt der Lohnsteuer. Das gilt auch für Mahlzeiten wie beispielsweise das Mittagessen. Aber manchmal ist die (sprichwörtliche) Suppe nicht so heiß, wie sie serviert wird.
Mehr als nur eine Nebentätigkeit
Glücklicherweise gibt es bei der Lohnsteuer nämlich eine Reihe von Befreiungen. Wenn die Mahlzeit mehr als nur einen nebensächlichen geschäftlichen Charakter hat, ist die an die Arbeitnehmer gerichtete Zuwendung steuerbefreit. Auf den Wert wird dann keine Lohnsteuer fällig, und der Wert wird auch nicht auf die Pauschale für Werbungskosten angerechnet.
Ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen ist mehr als nur eine geschäftliche Nebenleistung, beispielsweise wenn diese Mahlzeit mit einem Geschäftstreffen oder einer Fortbildung verbunden ist. Auch das Essen mit einem Kunden oder Geschäftspartner ist grundsätzlich steuerbefreit.
Wichtig ist jedoch, dass Sie den geschäftlichen Charakter der Mahlzeit belegen können. Sie müssen Art und Inhalt der Besprechung oder Schulung nachweisen können. Und wenn Sie geschäftlich zu Mittag oder zu Abend essen, müssen Sie angeben können, mit welchem Geschäftspartner Sie dies tun. Stellen Sie sicher, dass Sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt nicht mit leeren Händen dastehen!
Ebenfalls mehr als nur eine Nebensache ist das Abendessen, das Sie Ihren Mitarbeitern erstatten oder zur Verfügung stellen, wenn diese aufgrund von (Überstunden) zwischen 17:00 und 20:00 Uhr nicht zu Hause essen können. Dies können Sie beispielsweise anhand von Dienstplänen nachweisen.
Andere Mahlzeiten
Nur gelegentliche Geschäftsessen, die Sie Ihren Mitarbeitern erstatten oder zur Verfügung stellen, unterliegen der Lohnsteuer. Wenn Sie die Mahlzeit erstatten, wird der Erstattungsbetrag besteuert. Wenn Sie die Mahlzeit bereitstellen, besteuern Sie den Betrag, den Sie für den Einkauf der Mahlzeit zahlen (einschließlich Mehrwertsteuer). Wenn Sie die Mahlzeit selbst zubereiten, besteuern Sie den Marktwert (einschließlich Mehrwertsteuer).
Wenn Sie die Mahlzeit in einer Betriebskantine bereitstellen, gilt eine pauschale Bewertung. Sie zahlen dann Lohnsteuer auf 3,35 € pro Mahlzeit. Diese Pauschale gilt unabhängig davon, ob es sich um ein Frühstück, ein Mittagessen oder ein Abendessen handelt. Und unabhängig davon, was die Mahlzeit tatsächlich kostet.
Wenn die Arbeitnehmer einen Eigenanteil zahlen, ziehst du diesen vom (pauschalen) Wert der Mahlzeit ab. Der verbleibende Restbetrag ist jedoch niemals kleiner als null.
Es ist zulässig, die Mahlzeit – unabhängig davon, ob sie pauschal bewertet wurde oder nicht – für die Arbeitskostenpauschale anzugeben.
Betriebskantine
Dass der Preis von 3,35 € pro Mahlzeit nicht immer günstig ist, wird in einem Fall in dem das Gericht in Den Haag kürzlich entschieden hat. Der Arbeitgeber in diesem Fall stellt Brötchen, Belag und andere Zutaten zur Verfügung. Die Arbeitnehmer bereiten sich damit in der Mittagspause selbst ihr Mittagessen zu. Und sie nehmen es in einem Besprechungsraum im Büro ein.
Die Kosten für diese Mittagessen liegen unter dem Pauschalbetrag von 3,35 €. Der Arbeitgeber ist daher der Ansicht, dass die Lohnsteuer auf den niedrigeren Betrag einbehalten werden muss. Das Gericht entscheidet jedoch, dass der Besprechungsraum als Betriebskantine dient, weshalb die Pauschale dennoch anzuwenden ist.
Kaffee, Suppe und …
Kaffee, Tee, Suppe und Ähnliches werden, wenn sie zu einer Mahlzeit gereicht werden, in die pauschale Bewertung einbezogen.
Wenn Kaffee, Tee, Suppe und Ähnliches außerhalb einer Mahlzeit, jedoch während der Arbeitszeit bereitgestellt werden, ist diese Bereitstellung gezielt von der Steuer befreit. Das gilt auch für ein Gebäckstück oder ein Stück Obst. Auch die Zeit unmittelbar vor und nach der Arbeitszeit zählt als Arbeitszeit. Daher ist auch das (Freitagnachmittags-)Bier oder der Umtrunk gezielt von der Steuer befreit.