Im internationalen Transportwesen können manchmal hohe Bußgelder anfallen. Oft müssen Sie als Arbeitgeber diese Bußgelder tragen. Ist das ein herber Verlust für Sie, oder gibt es Möglichkeiten?
Mit der endgültigen Einführung der Arbeitskostenregelung (WKR) zum 1. Januar 2015 sind steuerfreie Erstattungen von Geldbußen nicht mehr möglich. Dabei spielt es auch keine Rolle mehr, ob es sich um eine inländische oder eine ausländische Geldbuße handelt. Gesetzlich ist nämlich festgelegt, dass Bußgelder nicht zu Lasten des „freien Spielraums“ gehen dürfen. Sie müssen die Bußgelder vom Arbeitnehmer einfordern oder sie individuell beim Arbeitnehmer mit Lohnsteuer belasten.
WKR
Im Rahmen der WKR können Sie Vergütungen und Sachleistungen als Bestandteil der Endbesteuerung im „freien Spielraum“ ausweisen. Als solche ausgewiesene Vergütungen und Sachleistungen sind bis zu 1,2% der gesamten steuerpflichtigen Lohnsumme steuerfrei. Darüber hinaus erfolgt die Besteuerung zu einem Endbesteuerungssatz von 80%.
Beispiel:
Die steuerpflichtige Lohnsumme Ihres Unternehmens beträgt 900.000 €. Sie dürfen für Ihre Mitarbeiter insgesamt maximal 10.800 € als steuerfreie Vergütungen und Sachleistungen ausweisen. Auf alles, was Sie darüber hinaus gewähren, zahlen Sie die 80%-Endsteuer.
Wenn Sie 20.000 € im Rahmen des Freibetrags auszahlen, zahlen Sie auf 9.200 € die Endbesteuerung 80%. Das ergibt: 7.360 €. Insgesamt belaufen sich Ihre Kosten auf 27.360 € (= 20.000 € + 7.360 €).
Nicht im freien Raum
Bestimmte Zulagen und Sachleistungen sind gesetzlich vom „freien Spielraum“ ausgeschlossen. Sie müssen diese Zulagen und Sachleistungen daher bei Ihren Mitarbeitern einzeln versteuern. Dies betrifft beispielsweise den für private Zwecke zur Verfügung gestellten Dienstwagen, Wohnzuschüsse, Straftaten und Geldbußen.
Manche Bußgelder gehen jedoch zu Lasten des Freibetrags
Für bestimmte Bußgelder hat die Steuerbehörde diesbezüglich im Handbuch zur Lohnsteuer Es wurde jedoch eine Ausnahme vorgesehen. Wenn das Kriterium der Üblichkeit erfüllt ist, darf die Geldbuße dennoch als Bestandteil der Endbesteuerung im „freien Spielraum“ ausgewiesen werden. Dies betrifft Geldbußen, die Sie – und somit nicht Ihr Arbeitnehmer selbst – wegen eines Verstoßes Ihres Arbeitnehmers erhalten haben und die Sie nicht von Ihrem Arbeitnehmer zurückfordern.
Die Vergütung muss dem Üblichkeitskriterium entsprechen. Das bedeutet, dass sie nicht mehr als 30% von dem abweichen darf, was unter vergleichbaren Umständen üblich ist.
Bitte beachten Sie: Die Ausnahmeregelung gilt so lange, wie sie im Handbuch zur Lohnsteuer aufgeführt ist. Erkundigen Sie sich daher jährlich bei Ihrem Berater, ob diese Ausnahmeregelung weiterhin möglich ist.
Geldbußen im Verantwortungsbereich des Arbeitgebers
Bestimmte Bußgelder fallen in den Risikobereich des Arbeitgebers. Ein solches Bußgeld stellt keinen Lohn dar, sondern Zwischenkosten. Das bedeutet, dass diese Geldbuße nicht der Lohnsteuer unterliegt. Sie müssen eine solche Geldbuße weder auf Ihren Freiraum anrechnen noch Ihrem Arbeitnehmer individuell in Rechnung stellen.
Unserer Meinung nach fallen Bußgelder für einen überladenen Lkw oder für das Fehlen von Papieren unter diese Regelung.