Arbeitgeber, die die Arbeitskostenregelung (WKR) anwenden, können ihren Arbeitnehmern steuerfreie Zulagen und Sachleistungen gewähren, ohne dass andere Bedingungen als die Kriterium der gewöhnlichen Verwendung (siehe unten), solange der Gesamtbetrag dieser Zulagen und Sachleistungen den sogenannten Freiraum.
Die freie Marge beträgt 1,5% der Lohnsumme. Wenn der Steuerplan 2015 unverändert angenommen wird, ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die WKR ab dem 1. Januar 2015 anzuwenden, und die freie Marge wird reduziert auf 1,2% der Lohnsumme. Andererseits können einige Arten von Zulagen und Sachleistungen außerhalb des Freiraums steuerfrei erstattet oder gewährt werden.
Arbeitgeber, die die WKR bereits anwenden, werden wissen, dass (Jahresend-)Prämien auch im Freibetrag steuerfrei gezahlt werden können (bzw. bei Überschreitung des Freibetrags mit dem Endsteuersatz von 80% besteuert werden). Es ist jedoch zu prüfen, ob der Lohnbestandteil nicht um mehr als 30% von dem abweicht, was unter vergleichbaren Umständen üblich ist (das Üblichkeitskriterium).
In der neuesten Fassung des Lohnsteuerhandbuches hat die Finanzverwaltung darauf hingewiesen, dass sie aus Effizienzgründen Zulagen oder Sachbezüge bis zu 2.400 € pro Arbeitnehmer und Jahr nicht als unüblich ansieht. Das bedeutet, dass eine Prämie oder eine pauschale Aufwandsentschädigung im Freiraum der WKR bis zu diesem Betrag durchaus möglich ist. Das heißt übrigens nicht, dass nicht auch höhere Zulagen in den Freiraum gestellt werden können, aber dann ist ein Widerspruch des Finanzamtes nicht auszuschließen. Im Übrigen hat das Finanzamt die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass eine Zulage oder Rückstellung über 30% hinaus ungewöhnlich ist. Ist dies der Fall, kann die Erstattung oder Bereitstellung bis zu 30% im Freiraum verbleiben, der darüber hinausgehende Betrag wird jedoch als Arbeitslohn besteuert.
Sie können das Handbuch zur Lohnsteuer (Ausgabe 1. Oktober 2014) von der Website der Steuer- und Zollverwaltung herunterladen. Den Abschnitt über den Usability-Test finden Sie auf Seite 39.
VWGNijhof hat eine Reihe von Instrumenten entwickelt, um den Übergang zum WKR, der voraussichtlich ab dem 1. Januar 2015 obligatorisch sein wird, so reibungslos wie möglich zu gestalten. Da der Jahreswechsel schnell näher rückt, ist Eile geboten.