Aufenthaltskosten steuerfrei erstatten

Kosten, die Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einem vorübergehenden Aufenthalt im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses verursachen, dürfen steuerfrei erstattet oder gewährt werden. Die Arbeitskostenregelung sieht hierfür eine sogenannte gezielte Steuerbefreiung vor.

Begründung

Selbstverständlich muss der Arbeitgeber die steuerfreie Vergütung oder Sachleistung begründen. Wenn der Arbeitgeber die Unterbringungskosten direkt übernimmt, handelt es sich um eine Sachleistung. In diesem Fall muss natürlich noch nachgewiesen werden können, dass die Kosten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses entstanden sind.

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten erstattet, muss er neben dem Nachweis der geschäftlichen Notwendigkeit des Aufenthalts auch Belege für die entstandenen Kosten vorlegen. Dieser Nachweis wird in der Regel durch vom Arbeitnehmer vorzulegende Quittungen erbracht.

Anschluss an den Tarifvertrag des Staates

Es ist auch möglich, sich an den Vergütungen zu orientieren, die Beamte auf Dienstreisen erhalten dürfen. Diese Vergütungen sind in der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Dafür gelten folgende Bedingungen:

• Der Arbeitgeber macht glaubhaft, dass sich die Arbeitnehmer unter Kostenaspekten in einer ähnlichen Situation befinden wie Beamte auf Dienstreise;
• Der Arbeitgeber wendet dieselben Bedingungen an wie im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Staates;
• Der Arbeitgeber zahlt die gleichen Zulagen wie im nächsten Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst vorgesehen.

Für inländisch Dienstreisen Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (CAO Rijk) legt folgende Voraussetzungen für den Anspruch auf eine Erstattung der Aufenthaltskosten fest:

• Die Dienstreise dauert mindestens 4 Stunden;
• Das Ziel der Dienstreise liegt in einer anderen Gemeinde oder mindestens einen Kilometer vom Arbeitsort des Arbeitnehmers entfernt;
• Der Arbeitnehmer hat Kosten in einer dafür vorgesehenen Einrichtung – einem Hotel, Café, Restaurant oder Ähnlichem – getätigt (dies gilt nicht für die Erstattung kleinerer Ausgaben);
• Ein Arbeitnehmer, der sich zwischen 12 und 14 Uhr auf einer Dienstreise befindet, hat Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.

Die Vergütungen gemäß dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (CAO Rijk) sind nicht vollständig von der Steuer befreit. Der Betrag, der nicht unter die gezielte Steuerbefreiung fällt, kann für den „freien Spielraum“ des WKR ausgewiesen werden. Ab dem 1. Januar 2024 gelten im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (CAO Rijk) die folgenden Beträge für die Vergütung von Dienstreisen im Inland:

Für Auslandsdienstreisen hängen die Beträge der tariflichen Zulagen vom Aufenthaltsort ab. In Anhang 6 Im Tarifvertrag ist hierfür eine Tabelle enthalten. Die Beträge in dieser Tabelle fallen vollständig unter die gezielte Steuerbefreiung.