Zu Beginn eines neuen Jahres muss in vielen Schränken Platz für die Unterlagen des neuen Jahres geschaffen werden. Das ist möglich, aber achte darauf, dass du nicht zu viel wegwirfst. Und schau dir auch die Unterlagen an, die vielleicht schon früher vernichtet werden sollten.
Steuerliche Aufbewahrungsfrist
Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre. Du kannst die Unterlagen für das Jahr 2010 (und frühere Jahre) daher inzwischen entsorgen. Die Aufbewahrungsfrist gilt für Daten, die ein Unternehmen betreffen. Privatpersonen können ihre Finanzdaten in der Regel bereits nach 5 Jahren entsorgen.
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist gilt nicht für Informationen, die sich auf die Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit Immobilien beziehen. Diese müssen nämlich während der neun Jahre nach dem Jahr, in dem Sie die Immobilie in Betrieb genommen haben, aufbewahrt werden. Diese Unterlagen müssen Sie also mindestens etwa 17 Jahre lang aufbewahren, gerechnet ab dem Jahr der Inbetriebnahme der Immobilie.
Das könnte bald auch für die Mehrwertsteuer auf sogenannte hochwertige Dienstleistungen gelten. Der Vorschlag, solche Dienstleistungen für Mehrwertsteuerzwecke ebenfalls vier oder neun Jahre lang zu erfassen, wurde vorerst zurückgestellt. Es erscheint jedoch sinnvoll, die Informationen zu solchen Dienstleistungen etwas länger als sieben Jahre aufzubewahren. Siehe auch unseren Artikel Mehrwertsteuer auf hochwertige Dienstleistungen. Wenn die Anpassung bei kostenpflichtigen Dienstleistungen in Kraft tritt, hat dies unmittelbare Wirkung. Das bedeutet, dass auch die Mehrwertsteuer auf kostenpflichtige Dienstleistungen, die vor Inkrafttreten der Änderung erbracht wurden, angepasst wird.
Eigenheim
Die Angaben zur Finanzierung Ihrer eigenen Immobilie sind noch viel länger von Bedeutung. Solche Darlehen haben oft eine Laufzeit von 30 Jahren, und während dieser gesamten Laufzeit kann das Finanzamt die Begründung für das Darlehen prüfen.
Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen
Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren ist eine Mindestfrist. Sie dürfen die Unterlagen gerne länger aufbewahren. Es gibt auch maximale Aufbewahrungsfristen. Diese beziehen sich auf die Speicherung personenbezogener Daten.
Selbstverständlich gilt für die Lohnbuchhaltung ebenfalls die gesetzliche steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren. ACHTUNG: Einen Teil der Daten musst du noch 7 Jahre lang aufbewahren, nachdem der Arbeitnehmer aus deinem Unternehmen ausgeschieden ist. Die jährlichen Änderungen aus dem Jahr 2010 und früher dürfen Sie im Jahr 2018 vernichten. Unterlagen wie Lohnsteuerbescheinigungen und Kopien von Ausweisdokumenten müssen Sie jedoch länger aufbewahren.
Nicht steuerliche Informationen müssen Sie innerhalb von zwei Jahren nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus Ihrem Unternehmen vernichten. Dies betrifft beispielsweise Beurteilungsberichte.
Die Daten von Bewerbern müssen innerhalb von 4 Wochen nach Ablehnung der Bewerbung vernichtet werden. Wenn der Bewerber seine Einwilligung erteilt, dürfen die Daten für maximal 1 Jahr aufbewahrt werden.