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Die Meldung über an Dritte ausgezahlte Beträge (UBD) muss bei der Steuerbehörde eingereicht werden vor dem 1. Februar des Jahres, das auf das Jahr folgt, auf das sich die Zahlungen beziehen. Die Erklärung kann auch bereits im Laufe des Jahres eingereicht werden.
Kassensystem
Hierbei kommt das Kassenprinzip zur Anwendung: Für Beträge, die tatsächlich im Jahr 2025 gezahlt wurden, muss die UBD-Meldung vor dem 1. Februar 2026 erfolgen.
Für einen im Jahr 2026 ausgezahlten Betrag, der sich auf im Jahr 2025 erbrachte Leistungen bezieht, muss die UBD-Meldung im Jahr 2027 erfolgen.
Vorausgefüllte Erklärung
Das Finanzamt übernimmt die über die „Opgaaf UBD“ übermittelten Daten in die vorausgefüllte Steuererklärung (VIA) der Person, die die Zahlung erhalten hat.
Der Zahlungsempfänger ist und bleibt selbst dafür verantwortlich, die erhaltene(n) Zahlung(en) in seiner Einkommensteuererklärung korrekt zu erfassen.
Anmeldepflichtig
Die Meldepflicht obliegt den meldepflichtigen Personen. Als meldepflichtige Personen gelten:
- Steuerpflichtige;
- Verwertungsgesellschaften.
Meldepflichtige erhalten keine Aufforderung zur Abgabe der UBD-Meldung. Sie müssen dies von sich aus tun.
Personen, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, sind erst dann zur Abgabe der UBD-Meldung verpflichtet, wenn sie zuvor vom Finanzamt dazu aufgefordert wurden.
Steuerpflichtige sind alle natürlichen oder juristischen Personen, denen eine Lohnsteuer-Identifikationsnummer zugewiesen wurde und die Lohnsteuererklärungen einreichen müssen (auch wenn lediglich Nullmeldungen eingereicht werden, weil – vorübergehend oder dauerhaft – kein Personal beschäftigt ist).
Steuerpflichtige reichen die UBD-Meldung ein:
- für eine oder mehrere Zahlungen (in Geld oder in Sachleistungen);
- an eine natürliche Person;
- für Arbeiten und Dienstleistungen, die für den Abzugsverpflichteten oder ein mit dem Abzugsverpflichteten verbundenes Unternehmen erbracht wurden.
Verwertungsgesellschaften sind in Artikel 1 Buchstabe d des Gesetzes über die Aufsicht und Streitbeilegung bei Verwertungsgesellschaften für Urheberrechte und verwandte Schutzrechte definiert. Wir gehen in diesem Factsheet nicht näher auf diese Kategorie ein.
Keine Angabe UBD
Die Erklärung muss nicht Für Zahlungen ist Folgendes zu beachten:
- Lohnzahlungen an Arbeitnehmer;
- an Künstler und Profisportler, für die in den Niederlanden keine Steuern anfallen;
- an ehrenamtliche Mitarbeiter, sofern die Zahlung unter Anwendung der für ehrenamtliche Mitarbeiter geltenden Regelung erfolgt, wie sie im Lohnsteuerrecht vorgesehen ist;
Wird der monatliche Höchstbetrag (210 €) in einem Monat überschritten, muss für alle Auszahlungen an diesen ehrenamtlichen Mitarbeiter in diesem Jahr eine UBD-Meldung erfolgen.
- für die eine Rechnung mit Mehrwertsteuer ausgestellt wurde (siehe unten);
- von Vergütungen für Urheberrechte oder verwandte Schutzrechte an die Erben.
Für die UBD-Meldung gilt kein Schwellenwert. Für qualifizierte Zahlungen ab 1 € muss eine UBD-Meldung erfolgen.
Rechnung mit Mehrwertsteuer
Nur wenn auf einer Rechnung tatsächlich Mehrwertsteuer ausgewiesen ist, muss die UBD-Meldung nicht erfolgen. In den folgenden Fällen enthält eine Rechnung gemäß den geltenden Vorschriften keine Mehrwertsteuer und muss daher WEL Die UBD-Meldung muss erfolgen:
- wenn von der Mehrwertsteuer befreite Leistungen erbracht werden (auch wenn die Regelung für Kleinunternehmer gilt);
Wenn auf einer Rechnung sowohl von der Mehrwertsteuer befreite Dienstleistungen als auch mehrwertsteuerpflichtige Lieferungen aufgeführt sind, muss für die befreiten Dienstleistungen eine UBD-Meldung erfolgen.
- wenn die Mehrwertsteuerpflicht auf den Abnehmer verlagert wird.
Natürliche Person
Die Verpflichtung zur Abgabe der UBD-Meldung gilt nur für Zahlungen an einen natürliche Person. Das bedeutet, dass für folgende Zahlungen KEINE UBD-Meldung abgegeben werden muss:
- an eine juristische Person (BV, NV, (genossenschaftlicher) Verein oder Stiftung);
- an einer (Kosten-)Gesellschaft, einer VOF oder einer Kommanditgesellschaft (auch dann nicht, wenn diese ausschließlich aus natürlichen Personen besteht);
- eine Vermittlungsagentur.
Auch wenn die natürliche Person, an die die Zahlung geleistet wurde, im Ausland wohnt, muss die UBD-Meldung erfolgen. Verfügt diese Person nicht über eine BSN, kann eine “Test-BSN” verwendet werden (www.rvig.nl). Die Verwendung einer Test-BSN-Nummer dürfte jedoch zu administrativen Problemen führen.
Wenn Zahlungen an ein Einzelunternehmen mit Mitarbeitern geleistet werden, muss die UBD-Meldung für den gesamten Betrag erfolgen. Das gilt also auch für die von den Mitarbeitern des Einzelunternehmens erbrachten Leistungen.
Datenportal
Die an Dritte ausgezahlten Beträge können ausschließlich elektronisch werden über ein spezielles Portal an das Finanzamt übermittelt:
https://gegevensportaal.belastingdienst.nl/accounts/login/?section=ubd
Zuvor müssen die Zugangsdaten beim Finanzamt beantragt werden: https://gegevensportaal.belastingdienst.nl/ubd/aanmelden/.
Welche Daten?
Die folgenden Angaben sind zu machen:
- BSN, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Zahlungsempfängers;
- die im Kalenderjahr ausgezahlten Beträge (einschließlich Spesenerstattungen)
- das Auszahlungsdatum.
BSN
Die BSN wird in Artikel 22a Absatz 3 der Durchführungsverordnung zur Einkommensteuer 2001 nicht erwähnt. Die Erteilung der BSN stützt sich auf Artikel 53 Absatz 3 des Allgemeinen Gesetzes über die staatlichen Steuern.
Behörden, die freiwillig (d. h. nicht aufgrund der neuen gesetzlichen Grundlage) Zahlungen an Dritte an die Steuerbehörde weiterleiten, dürfen in diesem Zusammenhang von den Personen, an die sie die Zahlungen leisten, nicht die BSN erfragen (denn damit würden sie gegen die Datenschutzgesetze verstoßen). Auch die Steuerbehörde verlangt in diesen Fällen nicht die Angabe der BSN.
Ausnahmegenehmigung
Die Meldung ist nicht erforderlich, wenn nach Auffassung der Steuerbehörde:
- der Nutzen des Erhalts der Daten steht in keinem Verhältnis zum Aufwand für deren Bereitstellung;
- die zur Führung der Unterlagen verpflichtete Person vorübergehend nicht in der Lage ist, die Daten zur Verfügung zu stellen;
- Die Daten wurden als von der Offenlegungspflicht ausgenommene Daten eingestuft.
Es ist nicht klar, wann genau die Steuerbehörde diese Befreiung gewährt.
Kein sicherer Hafen
Die Einreichung der UBD-Meldung verhindert nicht, dass im Falle einer nachträglichen Feststellung eines Arbeitsverhältnisses eine Nachforderung von Lohnsteuern und die Verhängung von Geldbußen erfolgen.
Dieses Informationsblatt soll einen Überblick über die Regelung geben. Aus Gründen der Lesbarkeit wurden die Sachverhalte daher vereinfacht dargestellt. VWG haftet nicht für die Folgen von Handlungen, die aufgrund dieses Informationsblatts vorgenommen oder unterlassen wurden.