Nach Ablauf des Kalenderjahres müssen Arbeitgeber die Arbeitskostenregelung abwickeln. Das gilt auch nach Ablauf des Jahres 2017. Dies geschieht nicht nicht in der letzten Steuererklärung des Kalenderjahres (der Steuererklärung vom Dezember 2017), sondern in der ersten Steuererklärung des neuen Jahres (der Steuererklärung vom Januar 2018).
Arbeitskostenregelung
Zunächst einmal zur Auffrischung des Gedächtnisses: Was ist eigentlich die Arbeitskostenregelung? Im weiteren Sinne bezeichnet dieser Begriff die steuerliche Behandlung des gesamten Spektrums an (steuerfreien) Vergütungen und Sachleistungen an Arbeitnehmer. Im engeren Sinne handelt es sich um den sogenannten Freiraum (auch als “Arbeitskostenpauschale” bezeichnet), in den (fast) alle nicht ausdrücklich genannten Vergütungen und Sachleistungen einbezogen werden dürfen. Einmal pro Kalenderjahr müssen Sie diesen Freiraum abrechnen und bei Überschreitung die fällige Lohnsteuer entrichten.
Drei Schritte
Die Abwicklung des freien Raums umfasst die folgenden Schritte.
- Legen Sie fest, welche Vergütungen und Sachleistungen Sie für den Freiraum vorgesehen haben.
- Den Wert dieser Geldleistungen und Sachleistungen ermitteln?
- Ermitteln Sie, wie groß Ihr freier Speicherplatz ist.
Welche Erstattungen und Sachleistungen sind angemessen?
Die Antwort auf diese Frage findest du nicht nur in deiner Lohnbuchhaltung. Dazu musst du auch deine Finanzbuchhaltung heranziehen. Es ist daher sinnvoll, deine Finanzbuchhaltung so zu gestalten (oder gestalten zu lassen), dass du die Informationen, die du für die Abwicklung der Werbungskostenregelung benötigst, problemlos daraus entnehmen kannst.
Du musst die Zulagen und Sachleistungen übrigens nicht ausdrücklich benennen. Aus den Umständen muss hervorgehen, dass dies geschehen ist. Dies kann sich beispielsweise aus deiner Arbeitsordnungsordnung oder deinem Arbeitshandbuch ergeben. Aber auch aus der Art und Weise, wie die Zulagen und Sachleistungen administrativ verbucht wurden. Wenn Sie jeglichen Zweifel vermeiden möchten, ist es ratsam, die Angaben so weit wie möglich schriftlich festzuhalten.
Es gibt Lohnbestandteile, die du nicht für den Freiraum ausweisen darfst:
- private Nutzung des Dienstwagens;
- die Dienstwohnung;
- Geldstrafen.
Dieses Entgelt muss stets beim (einzelnen) Arbeitnehmer als Lohnsteuer besteuert werden.
Welchen Wert haben die festgelegten Geldleistungen und Sachleistungen?
Den Wert von Erstattungen lässt sich natürlich ganz einfach ermitteln. Dieser Wert entspricht dem Betrag in Euro, den Sie dem Arbeitnehmer erstattet haben.
Wenn Sie Sachbezüge (Lohn in Form von Sachleistungen) bei einem Dritten eingekauft haben, entspricht der Wert des Sachbezugs dem Betrag, den Sie an diesen Dritten gezahlt haben (dem Rechnungswert). Für die Lohnsteuer gilt immer der Wert inklusive Mehrwertsteuer (auch wenn Sie die Mehrwertsteuer abgezogen haben). Wenn kein Rechnungswert vorliegt, müssen Sie den Marktwert der Sachleistung ermitteln.
Darüber hinaus gibt es bei der Lohnsteuer eine Vielzahl von Bewertungspauschalen. So wird eine rein nebenbei eingenommene Geschäftsmahlzeit, die am Arbeitsplatz des Arbeitnehmers verzehrt wird, mit 3,30 € (im Jahr 2018 mit 3,35 €) bewertet. Die gleiche Mahlzeit, die jedoch außerhalb des Arbeitsplatzes eingenommen wird, wird mit dem Rechnungswert bewertet.
Wie groß ist der freie Platz?
Der Freibetrag beträgt für 2017: 1,2% der gesamten steuerpflichtigen Lohnsumme Ihres Unternehmens. Es handelt sich dabei um das Entgelt aus der aktuellen Beschäftigung. Nicht mehr als das Nebeneinkommen aus früheren Beschäftigungsverhältnissen darfst du ebenfalls zu deiner gesamten steuerpflichtigen Lohnsumme hinzurechnen (das Entgelt aus früheren Beschäftigungsverhältnissen darf dabei nicht mehr als 10% der gesamten Lohnsumme betragen).
Die Gesamtlohnsumme lässt sich natürlich erst ermitteln, nachdem Sie die Lohnbuchhaltung für 2017 abgeschlossen haben. Daher muss die Abrechnung der Arbeitskostenregelung in der Lohnsteuererklärung für den Zeitraum nach Ablauf des Kalenderjahres berücksichtigt werden.
Abwicklung
Um die Arbeitskostenregelung anzuwenden, vergleichst du das Ergebnis aus Schritt 2 (den Gesamtwert der Vergütungen und Sachleistungen, die du für den Freiraum ausgewiesen hast) mit dem Ergebnis aus Schritt 3: deinem Freiraum.
Als Ergebnis von Schritt 2 unter In diesem Fall, d. h. in Schritt 3, müssen Sie nichts unternehmen. Ihre Zulagen und Sachleistungen bleiben im Rahmen Ihres Freibetrags. Es fällt keine Lohnsteuer darauf an.
Als Ergebnis von Schritt 2 höher Wenn dieser Betrag höher ist als der in Schritt 3 angegebene, hast du deinen Freibetrag überschritten. Du musst dann Lohnsteuer auf den Betrag der Überschreitung zahlen. Diese Lohnsteuer geht zu deinen Lasten. Du darfst sie nicht vom/von den Arbeitnehmer(n) einziehen. Der Steuersatz beträgt 80%. Dies gibst du in deiner Lohnsteuererklärung für Januar 2018 an (wenn du die Lohnsteuer alle vier Wochen meldest: in der Erklärung für die ersten vier Wochen des Jahres 2018).
Gruppenprogramm
Besteht Ihr Unternehmen aus mehreren GmbHs, können Sie die Konzernregelung anwenden. Die entsprechende Wahl treffen Sie in der Lohnsteuererklärung für Januar 2018.
Zum Konzern gehören dann alle BVs, an denen Ihre Holding während des gesamten Kalenderjahres eine Beteiligung von 95% oder mehr gehalten hat. Wenn Sie die Konzernregelung anwenden, müssen Sie die oben beschriebenen Schritte für den gesamten Konzern durchführen. Die GmbH mit der höchsten Lohnsumme muss die bei Überschreitung des Freibetrags fällige Lohnsteuer in ihrer Steuererklärung ausweisen (und abführen).
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