Die Arbeitskostenregelung für 2023 muss von den Arbeitgebern spätestens im zweiten Steuererklärungszeitraum des Jahres 2024 abgerechnet werden.
Freiraum
Es handelt sich um die Vergütungen und Sachleistungen, die dem sogenannten „freien Spielraum“ zugerechnet werden. Der freie Spielraum beträgt für 2023: 1,18% der steuerlichen Lohnsumme, wobei für die ersten 400.000 € der steuerlichen Lohnsumme der Freiraum 3% beträgt (im Jahr 2024 wird dieser auf 1,92% gesenkt). Soweit die Summe der Vergütungen und der Gesamtwert der Sachleistungen den Freiraum übersteigt, ist Lohnsteuer zu entrichten, die in Form einer Endabgabe zu einem Satz von 80% erhoben wird. Diese Steuer muss spätestens im zweiten Erklärungszeitraum nach dem Jahr, auf das sich die Steuer bezieht, erklärt und abgeführt werden.
Gruppenprogramm
In dem Steuererklärungszeitraum, in dem die Arbeitskostenregelung abgerechnet wird, kann die Anwendung der Konzernregelung gewählt werden. Diese Wahl kann jährlich neu getroffen werden. Die Arbeitskostenregelung wird dann auf den Konzern als Ganzes angewendet. Zum Konzern gehören alle (kleinen) Tochtergesellschaften, an denen während des gesamten Kalenderjahres eine Beteiligung von 95% oder mehr gehalten wurde.
Der Vorteil der Konzernregelung besteht darin, dass der von einer Gesellschaft nicht ausgeschöpfte Freibetrag genutzt werden kann. Der Nachteil besteht jedoch darin, dass die Schwelle von 400.000 €, ab der der Freibetrag 3% gilt, nur einmal berücksichtigt wird.
Bewertung
Sachbezüge (Lohn in Form von Sachleistungen) müssen bewertet werden. Bei Geldzahlungen entspricht der Wert natürlich dem Betrag der Zahlung. Grundsätzlich gilt, dass eine Sachleistung mit dem Rechnungswert (einschließlich Mehrwertsteuer) bewertet wird. Dies ist der Betrag, den der Arbeitgeber an einen Dritten für die dem Arbeitnehmer gewährte Leistung gezahlt hat.
Wenn kein Rechnungswert vorliegt, muss die Leistung zum Marktwert (EINSCHLIEßLICH MEHRWERTSTEUER) bewertet werden.
Für bestimmte Arten von Sachleistungen wird eine pauschale Bewertung vorgenommen. Verschiedene Arten von Sachleistungen werden hingegen mit Null bewertet.
Nicht im Freiraum
Einige Lohnbestandteile dürfen laut Gesetz nicht in den “Freiraum” einbezogen werden und müssen daher als „normales“ Entgelt ausgezahlt werden. Dazu gehören unter anderem:
- der private Vorteil des Dienstwagens;
- die Bereitstellung einer Wohnung (mit wenigen Ausnahmen);
- Geldstrafen (und Ähnliches);
- die Zinsen und Kosten für ein vom Arbeitgeber gewährtes Darlehen.
Gezielte Ausnahmen
Es gibt auch Vergütungen und Sachleistungen, die gezielt von der Steuer befreit sind. Diese Posten fallen nicht unter den Freibetrag, werden aber auch nicht mit Lohnsteuer belegt. Gleiches gilt für Vermittlungskosten.