Heeft een werknemer met toepassing van het noodzakelijkheidscriterium een mobiele telefoon, Ipad of ander gereedschap/apparatuur van de werkgever gekregen? Als deze werknemer uit dienst treedt, dan moet dat apparaat aan de werkgever worden teruggeven.
Tablets en mobiele telefoons
Met ingang van 2015 is de werkkostenregeling versoepeld en kunt u aan werknemers vrijgesteld van loonheffingen vergoeden of verstrekken:
- gereedschappen;
- computers;
- mobiele communicatiemiddelen (en dergelijke apparatuur).
Het gaat in de praktijk uiteraard meestal om de vergoeding of verstrekking van laptops, tablets en mobiele (smart)phones.
Onder gereedschap valt niet alleen de kwast van een schilder, maar bijvoorbeeld ook het instrument van een muzikant en het fototoestel van een professioneel fotograaf.
Noodzakelijkheidscriterium
Voorwaarde voor de toepassing van de vrijstelling is dat het gebruik van de spullen noodzakelijk is in het kader van de uitoefening van de dienstbetrekking van de werknemer (noodzakelijkheidscriterium). Noodzakelijk wordt daarbij gedefinieerd als “zonder meer nodig“. Dat betekent dat de spullen in elk geval daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking moeten worden gebruikt. Niet vereist is dat de dienstbetrekking zonder het gereedschap of apparaat niet kan worden uitgeoefend.
Een indicatie van de noodzakelijkheid van de verstrekte spullen is dat de werkgever bepaalt welke aard of soort van gereedschap of apparaat wordt gebruikt. En dat de kosten voor rekening van de werkgever komen.
Als vaststaat dat de vergoeding of verstrekking voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium, maakt het niet meer uit in hoeverre het gereedschap of apparaat door de werknemer ook voor privédoeleinden wordt gebruikt.
Het is ook geen probleem wanneer de werknemer voor het privégebruik een eigen bijdrage betaalt.
Als gebruik wordt gemaakt van een cafetariaregeling, wordt niet voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium.
Teruggeven of terugbetalen
Bij de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium moet de werkgever aan de vergoeding of verstrekking de voorwaarde stellen dat het gereedschap of apparaat wordt teruggegeven zodra het niet langer noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking. Of dat de werknemer de (rest)waarde van het apparaat op dat moment aan de werkgever vergoedt. Dat speelt bijvoorbeeld wanneer de werknemer van functie wisselt en wanneer de dienstbetrekking eindigt.
Als de werknemer het apparaat niet teruggeeft of vergoedt, moet op het moment waarop niet meer aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan de (rest)waarde van het apparaat tot het loon van de werknemer worden gerekend. Dit loonbestanddeel mag de werkgever onderbrengen in het werkkostenforfait (tot 1,2% van de loonsom zijn verstrekkingen in het werkkostenforfait vrijgesteld; daarboven betaald de werkgever de loonheffingen tegen een tarief van 80%).
Als blijkt dat de werkgever de onder het noodzakelijkheidscriterium vergoede of verstrekte spullen structureel niet terug eist, zou de Belastingdienst wellicht de stelling kunnen innemen dat al bij aanvang niet aan de voorwaarden voor de toepassing van dit criterium wordt voldaan. In dat geval worden de loonheffingen al geheven op het moment van de vergoeding of verstrekking.