Bij de bepaling van de winst uit onderneming mag een ondernemer de kosten aftrekken. Dat mag uiteraard alleen als die kosten (voldoende) zakelijk zijn. Wanneer is dat het geval?
Daarvoor moet worden beoordeeld of de kosten primair betrekking hebben op de verwerving van de winst (wel aftrekbare – zakelijke – kosten), dan wel op de besteding van het inkomen (niet-aftrekbare privé-onttrekkingen).
De 100% heldere hoofdregel is dat hierbij de bedoeling van de ondernemer richtinggevend is. Maar de Belastingdienst mag de omvang van de kosten wel marginaal toetsen. Simpel gezegd: als de ondernemer in het kader van het voor het behalen van de winst benodigde vervoer een auto koopt, mag de fiscus zich er in beginsel niet mee bemoeien of hij een Opel of een Mercedes koopt. Maar wat als een kruidenier kiest voor een Bentley of Ferrari? Of wanneer in plaats van één auto meerdere (antieke) auto’s op de zaak staan?
Deze toets wordt ook aangelegd wanneer de ondernemer de kosten van zijn hobby (bijvoorbeeld racen) of een hobby van zijn kinderen (bijvoorbeeld paardrijden) als kosten van reclame (sponsoring) ten laste van de winst wil brengen. En ook bijvoorbeeld het voor het netwerken bedoelde lidmaatschap van de golfclub of de business seat bij de sport(vereniging) wordt door de fiscus, met goedkeuring van de belastingrechter, langs deze lat gelegd. Of de kosten (volledig) afgetrokken kunnen worden, ligt er dan aan hoe goed de ondernemer de zakelijkheid ervan weet te onderbouwen.
Het uit de rechtspraak bekendste voorbeeld van deze marginale toets betreft het zogenoemde Cessna-arrest. Dat betreft de situatie waarin een tandarts er voor koos om de reizen naar de buitenlandse vestigingen van zijn onderneming af te leggen in een privévliegtuig (een Cessna). De keuze om voor het zakelijke vervoer gebruik te maken van de Cessna was voorbehouden aan de ondernemer. Maar de fiscus mag van de belastingrechter wel beoordelen of ook een redelijk denkend ondernemer de kosten voor de Cessna tot die omvang zou maken met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming. Voor zover dat niet het geval is, mogen de kosten toch niet van de winst worden afgetrokken.
Ten aanzien van een aantal aangewezen soorten kosten, die als zakelijk zijn aangemerkt, bevat de Wet IB 2001 een aftrekbeperking. Dit betreft (onder andere) de volgende ten laste van de winst gebrachte kosten, ongeacht of ze ten goede komen aan de ondernemer zelf, dan wel aan anderen:
- voedsel, drank en genotmiddelen;
- representatie (waaronder recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak);
- congressen, seminar, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke.
Daarnaast zijn (onder andere) de volgende ten behoeve van de ondernemer zelf gemaakte zakelijke kosten op grond van de wet niet aftrekbaar:
- telefoonabonnementen met betrekking tot aansluitingen in zijn woning;
- literatuur (uitgezonderd vakliteratuur);
- kleding (uitgezonderd werkkleding);
- persoonlijke verzorging;
- reizen en verblijf in verband met cursussen en opleidingen, congressen, seminars symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, voor zover meer dan € 1.500.