Selecteer een pagina

Vrijgestelde vergoeding voor thuiswerken

Met ingang van 1 januari 2022 wordt een gerichte vrijstelling ingevoerd voor de vergoeding van de kosten van thuis werkende werknemers. Per thuiswerkdag kan maximaal € 2 belastingvrij worden vergoed.

Thuiswerkosten

Het Nibud heeft onderzocht welke extra kosten een werknemer maakt vanwege het thuiswerken. Uit dat onderzoek concludeert het Nibud dat deze kosten gemiddeld € 2 per thuis gewerkte dag bedragen.

In dit onderzoek zijn meegenomen de kosten die zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.

De kosten in verband met de inrichting van de werkplek thuis kunnen op dit moment al belastingvrij worden vergoed. Daarvoor moet worden voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium of aan de voorwaarden voor vergoeding of verstrekking van Arbovoorzieningen.

Gerichte vrijstelling

De vergoeding van € 2 per thuis gewerkte dag mag belastingvrij worden betaald als de werknemer thuis werkt in het kader van de dienstbetrekking. Dit betreft een zogeheten gerichte vrijstelling. Dat betekent dat vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling komt.

Ook als niet de hele dag thuis wordt gewerkt, mag de vergoeding van € 2 belastingvrij worden uitbetaald. Het is echter niet toegestaan om voor dezelfde dag zowel de niet belaste vergoeding voor thuis werken als een niet belaste vergoeding voor de reiskosten in het kader van het woon-werkverkeer aan een werknemer te betalen.

Een werknemer die van de zaak een OV-chipkaart, een OV-abonnement een auto of een fiets ter beschikking heeft, kan de thuiswerkvergoeding van € 2 per dag alleen belastingvrij ontvangen indien op de betreffende thuiswerkdag geen gebruik wordt gemaakt van de OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets, om naar de werkplaats te reizen.

Vaste vergoeding

De thuiswerkvergoeding kan ook als vaste kostenvergoeding worden uitbetaald. Als de werknemer op tenminste 128 dagen in het kalenderjaar thuis werkt, mag de vaste thuiswerkvergoeding belastingvrij worden uitbetaald alsof de werknemer in het jaar 214 dagen thuis heeft gewerkt.
Exact dezelfde regeling geldt ten aanzien van een vaste reiskostenvergoeding.

De vergoeding hoeft dan niet te worden aangepast wanneer de werknemer incidenteel toch niet thuis werkt (bijvoorbeeld door vakantie, ziekte, cursus, bezoek van een klant).

Werknemers die structureel deels thuis werken en/of deels reiskosten voor hun woon-werkverkeer maken, moeten het aantal dagen naar evenredigheid herrekenen.

Voorbeeld (ontleend aan de parlementaire toelichting)
Een werknemer met een werkweek van 4 dagen komt met zijn werkgever overeen dat hij 2 dagen thuis en 2 dagen op kantoor werkt. De woon-werkafstand bedraagt 20 kilometer (enkele reis).

Uitwerking
De vaste vergoeding voor thuiswerken wordt bepaald op basis van: (2/5) * 214 = 86 dagen. Belastingvrij mag op jaarbasis worden vergoed: 86 * € 2 = € 172 (per maand: € 14,33).

Ook voor de vaste reiskostenvergoeding geldt een aantal van 86 dagen. Belastingvrij mag op jaarbasis worden vergoed: 86 * 2 * 20 * € 0,19 = € 653,60 (per maand: € 54,47).

Geen verplichting

We beschrijven hierboven de regels die gelden voor een fiscaal gericht vrijgestelde vergoeding. Op de werkgever rust, afgezien van wat bijvoorbeeld in een CAO is geregeld, geen verplichting om deze vergoeding te betalen.

Wanneer de werkgever een hogere vergoeding aan de werknemer betaalt, wordt het meerdere boven € 2 per dag belast met loonbelasting. De werkgever kan dit deel wel aanwijzen voor de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Andere artikelen