Deze factsheet is ook beschikbaar in pdf-format.
Met ingang van 1 januari 2022 wordt in het kader van de loonbelasting een nieuwe gerichte vrijstelling ingevoerd voor vergoeding van thuiswerkkosten.
Nieuw beleid maken
Na 31 december 2021 vervalt de in het kader van de coronacrisis gegeven goedkeuring dat de vóór 13 maart 2020 bestaande vaste reiskostenvergoeding belastingvrij aan werknemers kan worden doorbetaald, zonder rekening te houden met een gewijzigd reispatroon.
Werkgevers moeten daardoor per 1 januari 2022 nieuw beleid maken ten aanzien het vergoeden van reis- en thuiswerkkosten.
Maximaal € 2 per dag
De maximaal gericht vrijgestelde vergoeding bedraagt € 2 per dag. Dit bedrag wordt de komende jaren geïndexeerd.
Voorwaarde is dat de werknemer thuis werkt, in het kader van de dienstbetrekking.
Ook wanneer slechts een deel van een dag thuis wordt gewerkt, mag de hele € 2 belastingvrij worden vergoed.
Kiezen
Het is niet toegestaan om de werknemer voor dezelfde dag zowel de belastingvrije thuiswerkvergoeding als een belastingvrije vergoeding voor reiskosten in verband met woon-werkverkeer te betalen.
De werkgever mag dan kiezen welke vergoeding gericht vrijgesteld en welke vergoeding belast wordt uitbetaald. Tot een reisafstand van 5 km is de vergoeding van thuiswerkkosten hoger dan de reiskostenvergoeding (2 * 5 * € 0,19 = € 1,90).
De belaste vergoeding mag de werkgever aanwijzen voor de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zo lang de vrije ruimte niet wordt overschreden, is de vergoeding dan belastingvrij. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever 80% loonbelasting in de vorm van eindheffing.
Zakelijke reiskosten
Het is wel toegestaan om de werknemer voor dezelfde dag, naast de belastingvrije thuiswerkvergoeding, een belastingvrije vergoeding te geven voor andere reiskosten dan in verband met woon-werkverkeer.
OV
Dit geldt ook wanneer de werkgever de daadwerkelijke kosten van het openbaar vervoer (OV) vergoed krijgt.
Indien aan de werknemer een OV-chipkaart of OV-abonnement beschikbaar is gesteld, kan de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten alleen worden toegepast indien op de thuiswerkdag geen gebruik is gemaakt van de OV-chipkaart of het OV-abonnement om naar de werkplaats te reizen.
Auto/fiets van de zaak
Werknemers met een auto of fiets van de zaak of ander vervoer vanwege de inhoudingsplichtige, mogen de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten alleen toepassen indien op de thuiswerkdag geen gebruik is gemaakt van de auto, fiets of ander vervoer vanwege de werknemer om naar de werkplaats te reizen.
Vaste vergoeding
Uitgangspunt is dat de belastingvrije vergoeding wordt betaald voor die dagen waarop daadwerkelijk thuis wordt gewerkt.
Maar het is ook toegestaan om te werken met een vaste thuiswerkkostenvergoeding. Deze mag worden gebaseerd op het door werkgever en werknemer afgesproken werkpatroon. Pas wanneer het daadwerkelijke thuiswerkpatroon in sterke mate afwijkt van deze afspraken, moet de vaste thuiswerkkostenvergoeding worden heroverwogen.
Als de werknemer op tenminste 128 dagen thuis werkt, mag de vaste thuiswerkkostenvergoeding worden gebaseerd op 214 werkdagen per kalenderjaar. Voor een werknemer die een aantal dagen thuis en een aantal dagen op kantoor werkt, moet dit pro rata worden toegepast.
Voorbeeld
Een werknemer werkt 4 dagen per week, waarvan 2 op kantoor en 2 thuis. De enkele reisafstand woning-werk bedraagt 20 kilometer.
Zowel de vaste reis- als de vaste thuiswerkkostenvergoeding mag op 214 werkdagen worden gebaseerd. Maar beiden moeten pro rata worden toegepast:
- reiskosten: (2/5) * (214 * 2 * 20 * € 0,19) = € 651 (per maand € 54,25);
- thuiswerkkosten: (2/5) * (214 * € 2) = € 172 (per maand € 14,33).
Welke kosten?
De volgende kosten zijn in de belastingvrije vergoeding begrepen:
| € | |
| Elektriciteitsverbruik | 0,50 |
| Waterverbruik | 0,05 |
| Verwarming | 0,45 |
| Koffie/thee | 0,95 |
| Toiletpapier | 0,05 |
| 2,00 | |
Vergoedingen of verstrekkingen onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen en in het kader van het noodzakelijkheidscriterium (gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen) kunnen derhalve naast de thuiswerkvergoeding belastingvrij worden gedaan.
Aftrekbeperking kosten
Het aandeel in de vergoeding voor koffie/thee (€ 0,95) behoort tot de kosten waarvan de aftrek in het kader van de inkomsten- en vennootschapsbelasting wordt beperkt. Tijdens de parlementaire behandeling is expliciet bevestigd dat de aftrekbeperking niet geldt voor (een deel van) het waterverbruik.
Deze kosten zijn aftrekbaar:
- in de IB: voor 80%;
- in de Vpb voor 73,5%;
tenzij de aftrekbeperking wordt afgewikkeld op basis van de voor deze regelingen geldende forfaitaire bedragen.
Deze notitie is bedoeld om een regeling in grote lijnen uiteen te zetten. Met het oog op de leesbaarheid zijn zaken daarom vereenvoudigd weergegeven. VWG is daarom niet aansprakelijk voor de gevolgen van handelingen die naar aanleiding van deze notitie wel of niet zijn uitgevoerd.