29-06-2020

Thuiswerken en (kosten)vergoedingen (update 29 juni 2020)

Momenteel wordt van overheidswege geëist om zoveel als mogelijk thuis te werken. Hoe zit het dan eigenlijk met de reiskostenvergoeding? Moet je die aan je werknemers doorbetalen?

Vaste reiskostenvergoeding woon-werk

Het is uiteraard logisch dat je de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer kunt stopzetten zodra deze kilometers niet meer gereden worden. De werknemer werkt immers thuis.

Als werkgever heb je ook geen wettelijke verplichting om de reiskosten door te betalen. Ook indien een werknemer thuis zit bijvoorbeeld vanwege ziekte is het niet verplicht om de reiskosten woon-werk door te betalen.

Hetzelfde geldt ten aanzien van vergoedingen voor andere kosten, die de werknemer als gevolg van ziekte of een andere situatie niet (meer) maakt. Bijvoorbeeld de niet-vaste elementen in een vaste kostenvergoeding. Welke kosten dat precies zijn, hangt af van de (soorten) kosten waarop de vaste kostenvergoeding concreet is gebaseerd (vaak zijn bijvoorbeeld etentjes met relaties een element van een vaste kostenvergoeding).

Afwijkende regeling

Ondanks dat je niet verplicht bent de reiskosten woon-werk te vergoeden kan er in de arbeidsovereenkomst, een arbeidsvoorwaardereglement of CAO, wel een afwijkende bepaling hierover zijn opgenomen.

Indien bijvoorbeeld in de CAO staat dat tijdens afwezigheid van de werknemer deze wel gewoon recht houdt op de reiskostenvergoeding, dan ben je als werkgever daartoe wel verplicht. Dit kan ook zijn opgenomen voor de situatie dat de werknemer ziek thuis zit. Controleer daarom altijd op afwijkende regelingen in de arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaardenreglement of CAO.

Onbelaste vergoeding

Een reiskostenvergoeding mag je voor de loon- en inkomstenbelasting onbelast uitbetalen voor zover de vergoeding niet meer bedraagt dan € 0,19 per kilometer (bij reizen per openbaar vervoer zijn er nog diverse andere mogelijkheden).

Een vaste vergoeding voor het woon-werkverkeer mag je baseren op het werkelijke aantal kilometers. Zodra de omstandigheden wijzigen, moet je de vaste vergoeding daar aan aanpassen.

Er is ook een forfaitaire regeling, op grond waarvan de vaste vergoeding voor reiskosten woning-werk mag worden vastgesteld op: 214 dagen * reisafstand (retour) * € 0,19.

Deze forfaitaire rekenregel is gebaseerd op een fulltime dienstverband. Voor mensen die niet op alle dagen van de week naar hun werk reizen (parttimers, thuiswerkers en dergelijke) moet de vergoeding evenredig aan het aantal (doorgaans) gereisde dagen lager zijn (voor iemand die 4 dagen werkt: 4/5 * 214 * afstand * € 0,19).

Tijdelijk niet reizen

Wanneer de werknemer tijdelijk niet van woning naar werk reist, bijvoorbeeld door ziekte (of, zoals op dit moment, door incidenteel thuiswerken), mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding maximaal 6 weken onbelast doorbetalen. Je vindt dit (onder andere) in het handboek loonheffingen.

Wanneer langdurige afwezigheid wordt verwacht, mag de vaste reiskostenvergoeding in de lopende en de eerstvolgende maand nog onbelast worden doorbetaald. Daarna heeft de werkgever de keuze:

  • de uitbetaling van de vaste reiskostenvergoeding stoppen (voor zover dat op grond van de arbeidsvoorwaarden is toegestaan);
  • loonbelasting over de reiskostenvergoeding afdragen (de werknemer ontvangt dan een lagere netto reiskostenvergoeding, tenzij de loonbelasting – die dan wordt gebruteerd – voor rekening van de werknemer komt).

Als de werknemer na langdurige afwezigheid weer gaat reizen, mag de uitbetaling van de onbelaste vaste reiskostenvergoeding niet direct worden hervat. Dat mag dan pas in de maand volgend op de maand waarin het reispatroon is hervat.

Goedkeuringen tijdens de coronacrisis

In een beleidsbesluit is vastgelegd, dat gedurende de werking van dit besluit voor de loonheffingen geen gevolgen verbonden hoeven te worden aan afwijkingen van het reispatroon (dit geldt zowel voor vaste reiskostenvergoedingen als voor reiskostenvergoedingen op basis van nacalculatie). Het besluit werkt ten aanzien van deze goedkeuring terug tot 12 maart 2020. Wanneer de goedkeuring eindigt, is nog niet duidelijk.

Het besluit keurt ook goed dat de werkgever ook andere vaste vergoedingen voortzet. De werkgever mag daarbij uit blijven gaan van de aangenomen feiten waarop de vergoeding is gebaseerd. LET OP: deze goedkeuring geldt niet voor de 30%-regeling.

Wanneer de werknemer kan kiezen voor een vaste reiskostenvergoeding (cafetariaregeling) geldt de goedkeuring alleen wanneer de keuze uiterlijk op 12 maart 2020 is gemaakt.

Wijzigingen doorgeven

De verwerker van de salarisadministratie kan lang niet altijd vatstellen dat een werknemer de met een vaste (reis)kostenvergoeding vergoede kosten niet maakt. Zorg er daarom voor dat hij of zij op tijd wordt geïnformeerd, zodat de uitbetaling van (vaste) (reis)kostenvergoedingen op tijd kan worden gestopt of over deze vergoedingen op tijd de loonbelasting kan worden afgedragen.

Auto van de zaak

De bijtelling voor de auto van de zaak loopt gedurende een periode van thuiswerken vanzelfsprekend gewoon door. De auto staat immers nog steeds aan de werknemer ter beschikking, mede voor privégebruik. Dat het gebruik van de auto tijdens  de coronacrisis een stuk minder is, doet daar niet aan af. We gaan er van uit dat de Belastingdienst tijdens de coronacrisis niet gaat stellen dat de bijtelling hoger dan het forfait moet zijn, als gevolg van het (nagenoeg) ontbreken van zakelijke gebruik van de auto.

Een werknemer die de bijtelling wil voorkomen, moet de (bestel)auto bij zijn werkgever inleveren. Let er dan wel op dat er sluitend bewijs is dat de werknemer in het geheel niet over de auto heeft kunnen beschikken. En het heeft de sterke voorkeur dat in de periode waarin de auto is ingeleverd niet met de auto wordt gereden.

De eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto van de zaak zal de werknemer in het algemeen volledig moeten betalen, ook als het privégebruik door de coronacrisis veel minder is. Uiteraard hangt dit af van de concreet over de eigen bijdrage gemaakte afspraken.

Ten aanzien van doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto’s kan het probleem ontstaan dat ze niet meer doorlopend afwisselend worden gebruikt. Dan zou, in plaats van de eindheffing van € 300, een bijtelling moeten plaatsvinden bij de werknemer bij wie de bestelauto ongebruikt voor de deur staat. Hopelijk stelt de Belastingdienst zich ook hier coulant in op.

Kosten van thuiswerken

Wanneer de werknemer thuis werkt, levert dat meestal andere extra kosten op. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van energie (de werkkamer moet worden verwarmd, het licht moet branden, enzovoorts) en van het gebruik van de (mobiele) telefoon en internetverbindingen.

Deze kosten kunnen alleen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de totale loonsom van de werkgever (over de loonsom tot € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,7%). Voor 2020 is de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 aan loonsom zelfs verhoogd naar 3%.

Aangezien deze ruimte door veel werkgevers ook wordt gebruikt voor andere vergoedingen en verstrekkingen is er vaak weinig ruimte om aanvullend belastingvrij de extra kosten van het thuiswerken te vergoeden.

Nu als gevolg van de coronacrisis veel werknemers thuis werken, wordt voorgesteld om in de loonbelasting tijdelijk een extra gerichte vrijstelling in te voeren op grond waarvan het toch mogelijk is deze kosten belastingvrij te vergoeden, zonder dat daarvoor de vrije ruimte hoeft te worden aangesproken. Tot nu toe heeft de overheid aan dit voorstel nog geen gehoor gegeven.

Thuis in het buitenland

Voor werknemers die niet in Nederland wonen leidt het thuiswerken in verband met de coronacrisis er niet toe dat ze in hun woonland sociaal verzekerd raken. Dit meldt de Sociale VerzekeringsBank op haar website. LET OP: als het thuiswerken goed bevalt en je er na de coronacrisis mee doorgaat, kun je wel in je woonland sociaal verzekerd zijn. Zie ons artikel Thuiswerker in woonland verzekerd