Met ingang van 1 januari 2017 stelt de Rijksoverheid e-factureren verplicht voor haar (nieuwe) leveranciers. Rijksoverheid vervult op deze wijze een voortrekkersrol om zo e-factureren in Nederland definitief op de kaart te zetten en te zorgen dat bedrijven versneld op deze moderne manier van factureren overgaan.
Jaarlijks ontvangt de Rijksoverheid zo’n 1,5 miljoen facturen. Deze facturen worden handmatig verwerkt, wat niet alleen veel tijd (en dus ook geld) kost, maar daarnaast ook een verhoogde kans op fouten oplevert. Met behulp van elektronisch factureren (kortweg e-factureren) is deze handmatige verwerking verleden tijd.
Een e-factuur is meer dan alleen een PDF-bestand
Er is een groot verschil tussen een PDF-bestand en een e-factuur. Hoewel in beide gevallen (per e-mail) een PDF-bestand zal worden verzonden, is het bij e-factureren zo dat de PDF aangevuld is met allerlei informatie, welke door bijvoorbeeld een boekhoudpakket kan worden uitgelezen. Denk hierbij onder andere aan zaken als het factuurbedrag, de BTW en het adres van de leverancier.
Door deze informatie digitaal aan te bieden aan het boekhoudpakket is een groot deel (en in veel gevallen zelfs alles) van de handmatige invoer overbodig geworden.
Voordeel gaat twee kanten op
Het gemak van de automatische (en tevens snellere) verwerking en de verhoogde nauwkeurigheid levert de nodige winst op voor de ontvanger van de e-factuur. Maar ook voor de verzender is er voordeel te behalen. Veelal kan het facturatieproces geoptimaliseerd worden en ook is er geen sprake meer van print- en portokosten. Kortom: e-factureren biedt voordeel voor iedereen.
Beginnen met e-factureren is niet lastig
Hoewel het sturen van met informatie aangevulde PDF-bestanden misschien wat ingewikkeld of technisch klinkt, zal het in de praktijk vaak heel erg meevallen om hiermee te starten.
Mogelijk heeft uw boekhoudpakket de opties al beschikbaar of maakt u gebruik van de administratieve diensten van VWGNijhof. Zeker in dat laatste geval is e-factureren slechts een muisklik bij u vandaan.