Selecteer een pagina

Bewaarplicht: wat bewaren en hoe lang?

De volledige tekst van deze factsheet in pdf-format vindt u hier.

 

Iedereen weet wel dat de Belastingdienst eist dat stukken worden bewaard (bewaarplicht). Maar voor wie geldt precies de bewaarplicht? Hoe lang dien je alles te bewaren en wat precies? Hoe moet je die stukken dan bewaren?

De antwoorden op deze vragen vindt je in deze notitie. We beschrijven alleen de fiscale regels. We maken onderscheid tussen:

  • particulieren en;
  • administratieplichtigen.

Particulieren

Niet-administratieplichtigen (particulieren) vallen niet onder de wettelijke bewaarplicht. Zij mogen in beginsel zelf bepalen wanneer ze documenten weggooien.

Maar het is wel verstandig om financiële gegevens minstens vijf jaar te bewaren. De belastingdienst mag namelijk inkomstenbelasting en premies navorderen tot vijf jaar na afloop van een belastingjaar. Als je succesvol tegen een dergelijke aanslag in verweer wilt komen, moet je alle bewijsstukken bij de hand hebben.

Voor inkomsten die buiten het zicht van de Nederlandse fiscus zijn genoten (buitenlandse inkomsten) geldt een langere termijn. De belastingdienst kan dan tot twaalf jaar terug navorderen.

Er zijn nog meer situaties waarin particulieren er zeer verstandig aan doen om documenten langer dan 5 jaar te bewaren.

  • Een lijfrentepolis en de betalingsbewijzen van de premies (totdat de polis uitkeert).
  • Gegevens betreffende een erfenis (vooral wanneer die niet (volledig) opeisbaar is).
  • Bij een schenking op papier (schuldigerkenning) moet de begiftigde in het kader van de aangifte erfbelasting van de schenker kunnen bewijzen dat de overeengekomen rente daadwerkelijk is betaald (aan de hand van bankafschriftjes).

Rente eigen woning

De onderbouwing van de aftrek van rente en kosten betreffende de (hypotheek)schuld op de fiscale eigen woning moet worden bewaard tot 5 jaar nadat de (hypothecaire) lening volledig is afgelost.

Tot deze onderbouwing horen ook alle facturen en betalingen die met het geleende bedrag zijn betaald. De Hoge Raad heeft onlangs bevestigd dat de Belastingdienst deze onderbouwing elk jaar opnieuw bij je mag opvragen.

Administratieplichtigen

De bewaarplicht geldt voor iedereen die verplicht een administratie moet voeren (de administratieplichtige). Dat zijn:

  • lichamen (BV, NV, coöperatie, vereniging, stichting) en
  • natuurlijke personen, voor zover zij:
  • een bedrijf of beroep uitoefenen en/of;
  • personeel in dienst hebben en/of;
  • zaken beschikbaar stellen aan ondernemingen van echtgenoten, minderjarige kinderen of de eigen B.V.

Voor privéaangelegenheden is de administratieplichtige uiteraard een particulier.

Sanctie

Op het niet voldoen aan de administratie- en bewaarplicht staat de sanctie van omkering van de bewijslast. Die houdt in dat niet de Belastingdienst moet bewijzen dat jij inkomsten hebt genoten, maar dat jij moet bewijzen dat je ze niet hebt genoten.

Hoe lang?

Administratieplichtigen moeten de stukken bewaren gedurende tenminste zeven jaar. De bewaartermijn start aan het einde van het kalenderjaar of aan het einde van de gehele looptijd van een project en geldt ten aanzien van de basisgegevens.

De basisgegevens zijn:

  1. het grootboek,
  2. de voorraadadministratie;
  3. de debiteurenadministratie;
  4. de crediteurenadministratie;
  5. de inkoopadministratie;
  6. de verkoopadministratie;
  7. de loonadministratie;
  8. gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden.

De overige gegevens moet je ook 7 jaren bewaren, maar je kunt met de Belastingdienst afspraken maken voor een kortere bewaartermijn. LET OP: bij andere overheidsinstellingen kun je voor deze gegevens dan toch te maken krijgen met de wettelijke termijn van zeven jaar.

Onroerend goed

Er is een uitzondering voor stukken betreffende onroerende zaken. Hiervoor geldt een bewaartermijn van tenminste tien jaar. Deze termijn start in het jaar waarin de onroerende zaak door jou in gebruik is genomen. Het is overigens, met het oog op de termijn voor het opleggen van naheffingsaanslagen, verstandig om deze stukken nog 5 jaar langer te bewaren.

Hoe?

Documenten moeten in de originele staat bewaard worden:

  • wat op papier bij je binnen komt, moet (ook) ongewijzigd op papier worden bewaard;
  • wat elektronisch bij je binnenkomt moet (ook) ongewijzigd elektronisch worden bewaard.

Alleen onder strikte voorwaarden mag je gegevens overbrengen naar een andere gegevensdrager (conversie). Voorbeeld fysieke documenten, die worden gescand of ingevoerd in de computer of als je van computersysteem wisselt.

Conversie mag alleen wanneer is voldaan aan de onderstaande voorwaarden:

  • alle gegevens worden overgezet;
  • de inhoud wordt letterlijk overgenomen en juist overgezet;
  • gedurende de hele bewaartermijn is de nieuwe gegevensdrager beschikbaar;
  • de gegevens moeten binnen een redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden.

Als je niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet en gegevens toch omzet, overtreedt je de wettelijke bewaarplicht.

Ten aanzien van facturen die elektronische binnen komen, is het niet toegestaan om de bestanden te printen en daarna te verwijderen van de computer. Tenzij je administratie van geringe omvang is zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan. Alleen dan mag je jouw gegevensbestanden verwijderen. Overleg dit, om problemen te voorkomen, wel eerst met de belastingdienst

Authenticiteit en integriteit

De Belastingdienst hecht zeer groot belang aan de authenticiteit (de oorspronkelijkheid van de herkomst) en de integriteit van de inhoud van de gegevens.

De belastingdienst moet bij een controle bijvoorbeeld kunnen vaststellen dat :

– een factuur in de administratie daadwerkelijk afkomstig is van de betreffende leverancier;

– deze factuur in de administratie beschikbaar is in dezelfde staat als waarin de leverancier het stuk heeft verzonden.

 

 

Deze notitie is bedoeld om een regeling in grote lijnen uiteen te zetten. Met het oog op de leesbaarheid zijn zaken daarom vereenvoudigd weergegeven. VWG is daarom niet aansprakelijk voor de gevolgen van handelingen die naar aanleiding van deze notitie wel of niet zijn uitgevoerd.

Andere artikelen