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Jeder weiß ja, dass das Finanzamt die Aufbewahrung von Unterlagen vorschreibt (Aufbewahrungspflicht). Aber für wen gilt diese Aufbewahrungspflicht genau? Wie lange muss man alles aufbewahren und was genau? Und wie muss man diese Unterlagen dann aufbewahren?
Die Antworten auf diese Fragen findest du in diesem Merkblatt. Wir beschreiben ausschließlich die steuerrechtlichen Vorschriften. Dabei unterscheiden wir zwischen:
- Privatpersonen und;
- Aufzeichnungspflichtige.
Privatpersonen
Personen, die nicht zur Aufbewahrung verpflichtet sind (Privatpersonen), unterliegen nicht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Sie können grundsätzlich selbst entscheiden, wann sie Unterlagen entsorgen.
Es ist jedoch ratsam, Finanzunterlagen mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren. Denn das Finanzamt darf Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge bis zu fünf Jahre nach Ablauf eines Steuerjahres nachfordern. Wenn Sie sich erfolgreich gegen einen solchen Bescheid wehren wollen, müssen Sie alle Belege zur Hand haben.
Für Einkünfte, die außerhalb des Blickfelds der niederländischen Steuerbehörden erzielt wurden (Auslandseinkünfte), gilt eine längere Frist. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall Nachforderungen bis zu zwölf Jahre zurückerheben.
Es gibt noch weitere Situationen, in denen Privatpersonen gut daran tun, Dokumente länger als 5 Jahre aufzubewahren.
- Eine Leibrentenpolice und die Zahlungsbelege für die Prämien (bis zur Auszahlung der Police).
- Angaben zu einer Erbschaft (insbesondere wenn diese nicht (vollständig) fällig ist).
- Bei einer Schenkung auf Papier (Schuldanerkenntnis) muss der Beschenkte im Rahmen der Erbschaftssteuererklärung des Schenkers nachweisen können, dass die vereinbarte Rente tatsächlich gezahlt wurde (anhand von Kontoauszügen).
Zinsen für Eigenheim
Die Belege für den Abzug von Zinsen und Kosten im Zusammenhang mit der (Hypotheken-)Schuld auf die steuerlich als Eigenheim geltende Wohnung müssen bis fünf Jahre nach vollständiger Tilgung des (Hypotheken-)Darlehens aufbewahrt werden.
Zu diesen Nachweisen gehören auch alle Rechnungen und Zahlungen, die mit dem geliehenen Betrag beglichen wurden. Der Oberste Gerichtshof hat kürzlich bestätigt, dass die Steuerbehörde diese Nachweise jedes Jahr erneut von Ihnen anfordern darf.
Aufzeichnungspflichtige
Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle, die zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind (die (aufzeichnungspflichtig). Das sind:
- Rechtsträger (BV, NV, Genossenschaft, Verein, Stiftung) und
- natürliche Personen, sofern sie:
- ein Unternehmen führen oder einen Beruf ausüben und/oder;
- Personal beschäftigen und/oder;
- Unternehmen von Ehepartnern, minderjährigen Kindern oder der eigenen GmbH zur Verfügung stellen.
Bei privaten Angelegenheiten ist der Aufzeichnungspflichtige natürlich eine Privatperson.
Sanktion
Bei Nichteinhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht droht die Sanktion der Umkehr der Beweislast. Das bedeutet, dass nicht die Steuerbehörde nachweisen muss, dass Sie Einkünfte erzielt haben, sondern dass Sie nachweisen müssen, dass Sie diese nicht erzielt haben.
Wie lange?
Aufbewahrungspflichtige müssen die Unterlagen für einen Zeitraum von mindestens sieben Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres oder am Ende der gesamten Laufzeit eines Projekts und gilt für die Stammdaten.
Die Stammdaten sind:
- das Hauptbuch,
- die Lagerverwaltung;
- die Debitorenbuchhaltung;
- die Kreditorenbuchhaltung;
- die Einkaufsabwicklung;
- die Verkaufsbuchhaltung;
- die Lohnbuchhaltung;
- Daten, die für die Besteuerung Dritter von Bedeutung sind.
Die Sonstige Angaben müssen Sie ebenfalls 7 Jahre lang aufbewahren, können jedoch mit dem Finanzamt eine kürzere Aufbewahrungsfrist vereinbaren. VORSICHT! Bei anderen Behörden kann für diese Daten jedoch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gelten.
Immobilien
Für Unterlagen, die Immobilien betreffen, gilt eine Ausnahme. Hierfür gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahre. Diese Frist beginnt in dem Jahr, in dem Sie die Immobilie in Nutzung genommen haben. Im Hinblick auf die Frist für die Erhebung von Nachforderungsbescheiden ist es übrigens ratsam, diese Unterlagen noch 5 Jahre länger aufzubewahren.
Wie?
Dokumente müssen im Originalzustand aufbewahrt werden:
- Was in schriftlicher Form bei Ihnen eingeht, muss (ebenfalls) unverändert in schriftlicher Form aufbewahrt werden;
- Was elektronisch bei Ihnen eingeht, muss (ebenfalls) unverändert elektronisch aufbewahrt werden.
Nur unter strengen Auflagen dürfen Sie Daten auf einen anderen Datenträger übertragen (Konvertierung). Beispiele hierfür sind physische Dokumente, die gescannt oder in den Computer eingegeben werden, oder der Wechsel des Computersystems.
Eine Umwandlung ist nur zulässig, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Alle Daten werden übertragen;
- Der Inhalt wird wörtlich übernommen und korrekt wiedergegeben;
- Der neue Datenträger steht während der gesamten Aufbewahrungsfrist zur Verfügung;
- Die Daten müssen innerhalb einer angemessenen Frist reproduziert und lesbar gemacht werden können.
Wenn Sie die oben genannten Bedingungen nicht erfüllen und dennoch Daten weiterverarbeiten, verstoßen Sie gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Bei elektronisch eingehenden Rechnungen ist es nicht gestattet, die Dateien auszudrucken und anschließend vom Computer zu löschen. Es sei denn, Ihr Buchhaltungsaufkommen ist so gering, dass eine Überprüfung der ausgedruckten Dateien innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen kann. Nur dann dürfen Sie Ihre Datendateien löschen. Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie dies jedoch zunächst mit dem Finanzamt abklären.
Authentizität und Integrität
Die Steuerbehörde misst der Authentizität (der Echtheit der Herkunft) und der Integrität des Dateninhalts sehr große Bedeutung bei.
Die Steuerbehörde muss bei einer Prüfung beispielsweise feststellen können, dass:
– eine Rechnung in der Buchhaltung tatsächlich von dem betreffenden Lieferanten stammt;
– diese Rechnung in der Buchhaltung in demselben Zustand vorliegt, in dem der Lieferant sie versandt hat.
Der Zweck dieses Vermerks besteht darin, ein Schema zu skizzieren. Aus Gründen der Lesbarkeit wurde daher eine Vereinfachung vorgenommen. Die VWG haftet daher nicht für die Folgen von Maßnahmen, die aufgrund dieses Vermerks ergriffen oder nicht ergriffen werden.